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作为一个项目经理,你可能会发现自己要同时承担很多责任。而一份全面的项目管理清单涵盖了一些必要的东西,可以帮助项目经理有效掌握项目进程、分工明确,进而达到提高生产力的目标。本篇文章将结合BoardMix博思在线白板分享一份完整的项目管理工作清单都包含哪些项目管理事项,一起来看看吧!

1. 定义项目愿景和目标

项目管理的基础之一是为项目设定目标。如何编写有效的项目目标?超强攻略待查收!

根据设定的目标,项目经理需要回答以下两个问题:

  • 这个项目想要做什么?
  • 在解决什么问题?

这些问题将帮助定义项目可交付成果,并确定如何解决问题。在此基础上,项目经理还需要制定愿景宣言,并确定团队所需的工作,以便上层项目管理者和项目成员参与完成。

设定项目目标可以帮助每个人了解项目可以做什么,主要包括以下要点:

  • 商业案例是什么?
  • 该项目如何帮助实现商业目标?
  • 这个项目有什么好处?
  • 需要哪些资源?

我们可以使用BoardMix在线白板中的SMART目标制定模板来为项目设定目标。SMART原则是经常用到的一种目标管理或者说效率管理模型由5个单词的首字母组成,也是目标管理的五大原则,用这五个原则可以帮助衡量我们所制定的目标或者确定的考核标准是否是有效可实行的。创建SMART目标管理的8个技巧,超实用!

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2. 收集需求

项目经理需要了解上层管理者和客户想要什么?上层管理者的决定将会影响项目的进度和最终结果。

项目需求方可能包括:客户、供应商、内部管理者、其他部门领导、项目的个人贡献者。他们对项目规划的方法抱有很大的期望,作为项目经理的工作就是满足他们的期待和要求。

3. 收集或确定项目规范

项目管理清单重要的一步是收集项目的规范和要求,这取决于正在处理的项目类型。通常来说,规范和要求应包括一些以结果为导向的标准:项目成功因素、项目失败因素、测试规范、有关测试的报告。

4. 制定项目计划

完成研究并了解项目需求之后就可以制定项目计划了。

从编写代码到订购零件都会因具体项目不同而有所不同。在制定计划时需要在计划中定义项目范围,考虑依赖关系,也就是在其他任务开始之前必须完成哪些任务。BoardMix在线白板【甘特图模板】可以帮我们更快更清晰地列出项目开发做的主要工作和任务清单,明确每个阶段的目标和需要解决的问题,保证任务有条不紊地进行。5步学会制定项目计划,把控项目进展!

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5. 创建项目预算

完成了项目计划之后就该做实质性的工作了:做预算。如何估算项目时间和成本?项目预算管理指南!

预算要基于时间的项目成本来进行估算。项目经理要向上层管理者申请预算审批,但我们应该考虑的是如何在能力范围内尽最大努力完成项目然后再根据预算去规划需要什么资源?多少资源以及如何获取资源?决定去掉什么,留下什么。最后从大的估算开始,然后逐步深入到更具体的迭代。

6. 分配项目资源

这一步主要是给团队成员分配工作。这需要考虑每个人的技能,以前的经验以及他们在公司中的角色和职责。很多时候,某个成员将参与哪个项目是一个既定条件。5个必备的项目资源管理图表,大厂项目经理都在用!

7. 分配资源和设备

除了人员分配,可能还需要考虑设备。需要考虑以下问题:

  • 是否需要订购更多零件?
  • 目前的库存是多少?
  • 是否足以完成工作?
  • 还需要什么软件?

这些考虑是资源分配的一部分,意味着要额外雇用人员或与其他供应商签订合同,以按期完成项目。

8. 创建项目时间表

在确定需要完成的任务并具备了完成这些任务所需的资源后,便可以为项目创建时间表了估算完成每项任务所需的时间,然后合理安排这些时间给出预估完成日期。如何估算项目时间和成本?项目预算管理指南!

BoardMix在线白板模板中心的【项目计划模板】可以帮助项目经理设计目标并合理安排时间进度。主要包括以下几个部分的内容:

  • 定义任务并将其添加到任务管理软件中
  • 制定项目的最后期限
  • 给团队成员分配任务
  • 识别任务依赖关系
  • 在PM工具中设置优先级

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9. 制定沟通计划

制定沟通计划的一部分是记录项目的每个阶段。在此计划中,需要创建项目里程碑。BoardMix在线白板的【项目里程碑模板】可以帮助记录项目实施的关键节点,提醒成员按时完成任务。

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除此之外,项目经理还可以通过敏捷项目管理、每周会议或项目启动会议来推进项目的沟通我们可以用BoardMix在线白板的【Scrum每日站会模板】帮助我们高效开好每日站会,跟踪实现冲刺目标的进度并解决阻碍团队的工作的问题。敏捷团队每日站会这样开,有效推进项目进度!

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当然,还可以用BoardMix每周会议模板,快速打造一目了然的项目团队每周日程计划。

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此外,项目经理需要规划好如何更好地让项目相关方积极参与项目。通过日工作汇报/周工作汇报/月工作汇报等方式及时向上层管理者、项目发起人和其他项目相关者同步项目进度及情况。

10. 项目监控和风险管理

项目监控和风险管理是项目清单中最重要的步骤之一。项目管理:如何进行项目风险评估?

项目是动态的,所以可能会遇到问题和风险。如果项目经理已经在初始阶段创建了良好的变更和风险政策和流程,那么你将确切地知道该做什么。

在项目开始时需要考虑需要的可交付成果,并将其应用到项目进度中。还要吸取之前项目管理的经验教训,并确保团队可以获得所有相关的项目信息,因为在项目进展中提前提供的细节越多越好!

11. 检查项目可交付成果

当你完成项目时,结果和可交付成果应与项目计划中约定的一致。确保将结果与已建立的验收标准进行比较,看看它们是否符合规范。项目经理需要准备交接和项目完成文件,安排与干系人的最终完成会议。

项目管理综上所述,以上就是完成项目管理工作清单的所有内容了。结合项目管理软件——BoardMix博思在线白板可以让项目管理事半功倍!BoardMix支持多人实时在线编辑,能满足不同规模团队的多人办公需求;支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、Zoom 等第三方语音/视频会议软件,帮助团队更有效地开展合作并完成项目的交付。当然,BoardMix模板中心还有很多丰富且免费的模板供你使用,你可以在同一张画布中创建任务、待办事项列表、协作、创建甘特图、管理问题和管理项目预算。现在个人用户免费,点击BoardMix即可立即使用!