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随着业务的不断增长,业务的复杂性也会随之增加,面对更多的步骤、更多的人、更多的事情,三头六臂都难以一一处理过来。面对多项目的团队,项目管理流程可以帮恢复秩序,提高团队的效率。但对于工作流包括什么?怎么写工作流?很多人还是一头雾水,接下来我们结合BoardMix博思在线协作白板一起进行分享

在线白板

1. 什么是项目管理工作流?

项目管理工作流也就是工作过程的流程文档我们可以将项目管理工作流的含义分为两个名词来分开理解。“工作流”是指完成一个任务所需采取的一系列步骤,以及如何在这些步骤之间游刃有余地处理。“项目”通常则是公司接到的一次性的、有时间限制的任务,它服务于一个非常特定的目的,并产生一个非常特定的结果。一个项目通常结束后就达成了一个结果,而完美的达成理想的结果则需要工作流的配合。二者结合起来,这就引出了“项目管理工作流”——将关键里程碑之间的任务和活动排序为一个高效且有意义序列的流程。例如公司要为一个项目立项,那么就会有有一个可视化的流程帮助所有人去了解具体情况,下面我们用BoardMix博思白板来呈现一个类型的项目管理工作流举例说明:

项目管理工作流

项目管理工作流

2. 什么是流程文档?

流程文档就是项目管理工作流的呈现方式,一般提供了如何执行业务流程的详细描述。它包括支持流程的所有类型的文档,如政策、清单、教程、形式、截图以及流程图。流程文档可以帮助各级员工包括决策者和利益相关者来快速了解公司流程,是一本流程指南。

记录流程文档可以帮助团队实现5个关键目标:

(1)帮助改进流程。通过记录确切的流程来识别工作瓶颈和低效率问题,很快能够看到需要改进或摆脱哪些流程。

(2)帮助培训员工。可以使用流程文档来帮助新员工了解他们的工作角色并熟悉他们将参与的工作流程。即使是经验丰富的员工也需要在正确执行流程时参考流程文档来确保执行的准确。

(3)帮助保存公司知识。即使是少数人从事的一些工作也要做好工作流程的纪录,这样即使这部分人离开了,新人也可以轻松地恢复他们的工作。

(4)有助于降低公司风险并保持工作运营的前后一致性。

(5)详细的流程文档也可能是公司的某项专利和商业秘密的重要组成部分

有时候流程文档不是公司的某个人负责,而是有团队协作,这时候要做好流程文档的协作必须要选择一款好用的线上协作工具,BoardMix支持多人在线实时协作,而且提供自由的信息存储形式,让团队在异地环境下可以充分地表达与沟通。其所有内容均支持自动保存、跨端同步,不需要经常点保存按钮,也不需要截图保存,随时都可以一键将白板内容导出为图片。

但作为公司的项目工作流在一定程度上需要确保隐私性和安全性,BoardMix支持设置访问密码,并提供多级使用权限(可编辑、可查看、仅可访问),云端保存的所有文件内容具备极高的安全性,各地登录帐号都能直接查看云端内容,能够真正实现团队云端高效协作。

团队协作

3. 如何写流程文档?

第一步:识别并命名流程。在写流程文档之前,要弄清楚先记录哪个过程,确定其目的并简要描述该过程,确保自己清楚过程为何以及如何能够使组织受益。

第二步:定义流程范围。简要描述流程中包含的内容以及流程范围之外的内容,也需要记录流程内未包含但是已经做过的内容。

第三步:解释流程边界。写明白这个过程从哪里开始和结束?是什么导致这个流程的启动?什么时候可以完成?明确这些流程的边界,做好每一步的规划。

第四步:识别过程输出。确定流程将产生什么样的结果,以及模拟一些可能性出现的结果做好心理准备。

第五步:识别过程输入。列出执行每个流程步骤所需要的资源,列出步骤列表,并将它们按顺序排列以创建流程。

第六步:做好可视化过程记录。为了提高文档的清晰度和可读性,最好使用流程度,巧妙的可视化确定的流程步骤,描述好参与人员,定义好他们的角色和职位。

第七步:利用好BoardMix进行团队头脑风暴,收集有关从开始到结束的流程步骤中成员的想法,头脑风暴会议可以让直接负责流程任务的人和具有广泛知识的人来组织,发挥团队的力量,让工作流的纪录更饱满和精细。

团队脑暴

团队脑暴

第八步:审视和测试流程。召集所有的相关人员查看绘制好的流程图,审视有没有遗漏的步骤,有没有流程种可能发生风险的位置并添加控制点来作为监控流程。最后还要进行测试,看看是否遗漏哪些步骤。

项目管理工作流有助于公司降低成本和不必要的资源支出,有助于提高项目过程的整体质量和结果的质量,有助于提高员工的生产力和满意度。此外,由于项目管理工作流清楚的纪录了应该如何执行流程,因此更容易外包工作,实现流程自动化。

了解了以上关于项目管理工作流的要点,我们还要掌握一些小技巧。工作流文档要保持简洁明了,他应该是即准确又容易理解的。制定好后的工作流文档还要时时更新易于修改,确保人员定时检查和核实,每个工作流需要有个确定的负责人进行定期审查并更改通知其他人。利用好BoardMix博思白板进行团队协作,实现高效率的工作流写作,一键链接式分享,支持多终端打开,实时更新内容,而且对于文档也有加密功能,不怕工作流文档泄密,非常适合写作哦!马上试试