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古语曾云:“谋而后动”。在做任何一件事情之前都需要进行周密的计划,企业做项目也是如此,要提前制定项目计划、随后执行和监控项目。在企业大型项目中,制定项目计划书是一件重要而且艰巨的事情。

本文将结合BoardMix博思在线白板为大家分享项目计划书的作用,以及如何按步骤制作一份企业项目计划书。

1. 什么是项目计划

所谓项目计划指的是团队在正式开始工作之前,对企业项目内容、范围、时间、成本所做的规范管理范围。项目计划可以帮助团队成员回答有关项目的一些基本问题。

  • Why:该项目要解决的问题是什么?项目目标是什么?项目要达成的价值是什么?

  • What:该项目的具体工作内容是什么?工作范围是什么?

  • Who:参与此次项目的工作人员有哪些?工作人员的工作效率如何?

  • When:项目的工期是多久?项目分为几个阶段、每个阶段的工期限制如何?

什么是项目计划

2. 如何制定项目计划

在了解了项目计划所包含的基本内容之后,接下来本文将为大家分享如何制作项目计划书。

Step1:总结项目计划要点

在开始任何计划书之前,都需要一个前言,这一部分详细介绍了本篇项目计划书的重点内容。主要包括项目目标、项目范围、项目所使用的方法技术、人员安排、时间安排、项目预估风险与对策以及项目预算等内容。

尽量将项目摘要组织在一页纸之内,就如同在Word中编写文字一般,项目经理可以采用BoardMix博思在线白板进行项目摘要页面设计,增添内容。

项目计划

项目计划

Step2:定义项目范围

抓住项目范围是非常重要的一件事情,不至于让项目在进展过程中越走越偏,从而耗费过多的项目资源、时间与资金。

详细准确的项目范围有助于项目经理准确定义项目开始时间与结束时间,并且预测项目过程中可能会发生的风险问题,提前做出对策。

Step3:拆分整体项目

整体项目持续时间长,需要将项目进行拆分。项目经理可以提前将项目按照一定的规则划分为几个阶段,为每个阶段设定目标、完成时间和完成内容。每个任务阶段按照每个人的能力进行分配,项目成员之间进行信息共享,在规定的时间内,大家共同将项目完成。

例如,某电商公司全年营销策划中,可以按照季度进行任务时间划分。

第一季度重点关注315打假日,在这期间做好公关活动;第二季度为夏季商品,如空调、电风扇等产品提前预热,并且在618前后进行广泛宣传;第三季度可以大力度进行打折促销活动;第四季度则对广告进行平稳投入,在双十一前15天开始广泛预热,双十一当天进行各种满减活动。

这四个阶段的项目计划可以用BoardMix博思在线白板中的项目计划书模板进行绘制。

项目计划书模板

项目计划书模板

Step4:详细考虑可用资源

做项目计划时,项目经理需要考虑在项目过程中可用到的资源有哪些,从而对这些资源进行最大程度利用。

这些资源包括团队成员(团队成员的技能以及工作效率)、公司给予的项目预算、项目可用的物质资源以及现如今的技术、时间等。进行详细的资源考察后,项目经理可以按实际情况为人员分配工作、进行项目时间与成本估算。

Step5:分配项目,制作项目计划表

在上述步骤中,我们已经将任务按照季度进行了划分,并且详细了解了项目进程中的可用资源,接下来要做的便是将阶段任务再次拆解,并且将任务分配到每个责任人身上,设定任务完成日期。

这一部分中企业经常使用甘特图作为工具性图表,这一图表可以在BoardMix博思在线白板中进行绘制。以上述电商第二季度中618前后的宣传任务为例,在这里使用BoardMix博思在线白板为大家绘制任务甘特图。

甘特图

到这里,本文想分享给大家的制定项目计划书的步骤便结束了,在制作过程中项目经理需要时刻关注项目进程,根据实际情况做出及时调整。一份合格的项目计划书可以帮助项目经理顺利完成项目,与此同时正确的工具则可以优化项目计划。

BoardMix博思在线白板

在本篇文章中,正确的工具便是BoardMix博思在线白板,该白板中拥有的项目计划书模板、思维导图等模板可以辅助项目计划书的完成。此外,该白板中还拥有众多商业分析模板,如PEST分析、SWOT分析、4P分析等模板;并且支持第三方软件在线分享,适用于不同人群的不同需求,也适用于当下疫情环境下的在线办公环境。