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现如今企业接到的项目往往是耗时长、成本高的大项目,因而想要完成整个项目周期便需要使用特定的技术、知识、工具以及方法,使得项目能够在规定的时间与预算内完美结束。这便需要项目经理熟练掌握项目管理流程,分别是启动、计划、执行、监控与收尾,完成了这五个阶段,便可以将一个项目理念转化为现实的工业产品。本文BoardMix博思在线白板为大家具体介绍项目管理的五个阶段。

项目管理5个阶段

项目管理5个阶段

1. 启动阶段

项目启动阶段指的是项目发起者向利益相关人阐述关于某个产品/品牌的抽象概念,解释通过哪些工作能够将该想法转化为现实,并且能够为利益相关人获得多大程度的利益。

为此,项目发起人需要为利益相关人提案,提案内容需要包括项目目标、项目价值、推荐项目经理以及项目时间和预算成本等基本信息。在提案过程中,项目发起人必须要用项目内容来吸引利益相关者,说明项目计划所具有的可行性,要让利益相关者看到有利可图,只有这样他们才会进行积极投资。

2. 计划阶段

在项目获得利益相关者的认同和投资之后,便要开始项目计划阶段。在这一阶段中要制定切实有效的项目路线图,具体包括项目标设定、任务安排时间表、成本管理以及风险预估等几个方面。

(1)目标设定

关于项目目标需要注意的是,项目目标不可以天马行空,而是要在小组成员工作能力范围之内。现如今企业常使用SMART目标来衡量项目目标的可行性。BoardMix博思在线白板中有现成的SMART目标模板可直接免费使用,该模板详细标注了SMART中每一项的具体含义,即便是初学者也可以根据提示快速上手。

SMART目标模板

SMART目标模板

(2)项目任务安排表

项目任务安排表也是项目管理中至关重要的一步,项目经理通过项目任务安排表将任务分解成子任务,并且详细安排每一项任务完成所需要的时间、人员以及预算。通过制定项目任务安排表,项目经理可以根据项目进程沟通联系相关任务负责人,从而促进项目完成。

BoardMix博思在线白板中有项目任务表模板,项目经理可以根据具体情况填写。

项目任务表模板

项目任务表模板

(3)风险预估

预估风险则是项目管理中的另一项重任,项目经理需要根据以往的经验以及如今的发展状况,预估接下来项目将会遇到的风险,提前做出应对策略。

3. 执行阶段

在对项目做出详细任务安排后,项目经理就可以按照安排的工作进程着手推进项目了。当然,在项目推进的过程中要根据实际情况进行安排,执行阶段可能出现种种问题,项目经理必须及时做出变通。

在项目执行阶段,团队成员可使用BoardMix博思在线白板中的多人协作功能,成员在白板中对某项任务的完成状态进行标注,方便大家彼此沟通交流,也方便项目经理根据成员完成进度更新项目任务表。

项目执行阶段

4. 监控阶段

监控阶段指的是项目经理要时刻注意项目的进程,预防项目过程中可能出现的各种问题。项目监控需要穿插在每一个项目管理流程之中,需要与项目执行同步进行,从而保证项目任务顺利完成。

需要重点监控以下几个方面:

  • 监控项目是否按照项目任务表进行、是否出现延期现象;

  • 监控项目客户以及市场需求是否发生变化;

  • 监控项目成本是否超出预算;

  • 监控项目进程中的各种可能出现的风险问题。

5. 项目收尾

项目收尾意味着整个项目已经形成了可视化的成果,如今已经是收获阶段。

当然在这个阶段中,项目经理也不能够掉以轻心,而是要对照任务进程表审查项目具体完成情况,审查完毕之后将相关成果整理成文档,选定时间为利益相关者做一次成果汇报。随后项目经理带领小组成员回顾复盘整场项目活动,为下次活动总结经验。

复盘会的进行可以在BoardMix博思白板中的觉察之环复盘会模板,觉察之环是一个经典的复盘模型,从事实、感受、意义和行动四个主要环节,思考、讨论复盘项目。

觉察之环复盘会模板

觉察之环复盘会模板

以上便是项目管理流程完整的5个阶段,也是项目经理必备的理论知识。

在这里,一定要向大家分享项目管理过程中所用到的辅助工具BoardMix博思在线白板,该白板在项目管理过程中可以为项目经理提供诸多帮助,例如制定SMART目标、项目任务表等,并且项目成员可以通过该白板进行协作,分享各自的任务进程。BoardMix博思在线白板还拥有诸多实用性功能,等待你的探索!

BoardMix博思在线白板

使用BoardMix博思在线白板进行项目管理的优势:

  • 基于云端的在线白板软件,使用前无需下载App,打开网页版即可在线创作;

  • 完全免费,导图不限制节点数量,导出的图片不会带有水印;

  • 支持嵌入外部应用(例如 Notion)中使用,弥补其他应用没有某项功能的不足;

  • 支持多人在线协作,和团队成员编辑同一份文件,弥补个人思维漏洞;

  • 支持接入外部音频、视频平台,异地办公团队可实时沟通。