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现代企业运营中,适当的规划是企业成功的必然,项目预算就是必要的企业规划。通过项目预算管理可以提前预测企业参与某项活动所需要的成本、时间以及资源,避免超时或者超出预算,保证项目能够让企业获益。本文将结合BoardMix博思在线白板分享什么是项目预算?怎样进行项目预算管理?

1. 项目预算管理的范围

在每个项目开始之前,项目经理都面临着这样的问题:该项目完成时长?需要用到哪些资源与技术?该项目的预算有多少?项目工作量有多少?以上问题也是项目预算管理的范围。

无论是工程、IT,还是建筑、农业等行业,在正式开始执行一个项目之前都需要考虑项目的时间、成本、范围和风险,只有这样才能够预测该项目究竟能否盈利。

项目预算管理范围

项目预算管理范围

2. 如何进行项目预算管理

Step1:了解团队成员工作效率

现如今技术已成为各大企业提高工作效率的“利器”,然而无论时代如何变化,人始终需要占据根本位置,项目是建立在人与人的关系之上的。进行项目成本估算、时间估算的前提是项目经理需要提前了解团队成员的工作能力、工作效率,这样才能够做出准确预测。

项目经理可以组织团队进行破冰游戏,打破团队成员之间的沉默与隔阂,了解每个成员的优势、技能所在,进行合理组合,从而使大家迅速磨合成一个整体。使用BoardMix博思白板的团队破冰游戏模板,方便快捷!

团队破冰游戏

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Step2:了解公司项目的运作流程

在详细了解团队成员的能力与效率之后,接下来需要了解公司日常项目的运作流程。

例如,敏捷企业习惯遵循单一工作方法工作,而有一些公司则习惯采用混合工作方法。公司项目运作流程的不同也会在很大程度上影响到对项目完成时间的估计,而项目完成时间则会影响到项目成本估算。

因此,项目经理可以尽可能与项目客户、利益相关者进行沟通,了解得越多,项目预算的准确性便越高。

Step3:掌握项目预算方法

市场时时刻刻都会发生变化,进行项目预算需要掌握行业动态变化,更重要的是掌握项目预算方法。现如今的项目预算方法主要有以下几种:

  • 类比估算

将目前的项目与以往相似的项目进行对比,以此为参考估算项目的时间与成本。这是一种粗略的估算方法,有时需根据项目的复杂程度进行调整,常用在项目的早期阶段。类比估算通常成本较低、耗时较少,但准确性也较低。

  • 参数估算

参数估算使用过去项目为新项目提供信息,通过将过去的数据应用于当前项目,以更准确地估算成本,从而使预测更进一步。参数估算的准确性取决于参数模型的成熟度和基础数据的可靠性。

  • 自上而下的估算

自上而下的估算从项目整体出发进行总体估算,然后将总估算分解,并分配到各个阶段。这种项目预算方法需要对整个项目进行广泛研究,其特点是先大后小,逐步求精,模块化估算。这里的"上"指的是组织的高层,"下"指的是组织的中层和基层。

  • 自下而上的估算

自下而上的估算比自上而下的估算更准确,因为它从详细的任务列表开始估算每个步骤,然后将各个任务的估算结合起来形成整体的项目预算。这一项目预算方法成本高、耗时长、准确性取决于较低层次上的工作规模和复杂程度。

  • 三点估算

三点估算是对项目三种可能性下所需预算的一个平均估计值,这三种可能性分别是:

最可能时间:基于最可能获得的资源、最可能取得的资源生产率、对资源可用时间的现实预计、资源对其他参与者的可能依赖以及可能发生的各种干扰等,所得到的活动持续时间。

最乐观时间:基于活动的最好情况,所得到的活动持续时间。

最悲观时间:基于活动的最差情况,所得到的活动持续时间。

项目预算方法

项目预算方法

Step4:了解项目所有细节

对项目的进程要采取跟踪的方式,重点跟踪项目计划中的项目时间、项目成本以及项目范围,因为这三方面直接关系到整个项目预算。此外,还要时刻与客户保持密切联系,了解客户需求才能够更好掌握项目进行,做出准确的项目成本估算。

大多数情况下,一张甘特图就可以将项目时间、成本与范围全面展示,下图便是在BoardMix博思在线白板中绘制的甘特图。

项目计划甘特图

项目计划-甘特图

通过这张甘特图,项目经理可以清楚地了解项目任务的进度条,从而为项目预算提供参考,提升准确率。

Step5:分配任务

在最开始,我们就通过团队破冰游戏详细了解了团队成员的能力与工作效率,并且使用BoardMix博思在线白板制作了项目甘特图,了解了每一项任务所设定的工期。

接下来根据这两项内容,项目经理可以给团队成员分配具体内容,并且规定具体完成时长。这样将具体责任落实到了个人身上,使得项目成本估算与时间估算变得简单可行。

BoardMix博思在线白板

以上便是本文分享给大家的关于项目预算的具体内容,相信大家一定从中掌握了许多内容,接下来项目经理要将所学到的技巧运用到实践当中,通过实践掌握真知!

此外,在这里向大家推荐BoardMix博思在线白板,将该白板作为项目预算管理的辅助工具,可以帮助项目经理拆解项目任务、绘制项目甘特图、了解项目进展情况,并且可以在该白板上进行团队破冰游戏,轻松掌握每一位项目成员的具体情况。BoardMix博思在线白板作用之大,值得你的探索!