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项目范围是整个项目存在的边界但项目范围的作用不仅仅是工作管理。要定义项目范围,首先需要了解项目目标、工作分解结构、需求等。定义了项目范围就可以创建项目范围说明书了。本文将结合博思白板boardmix来为大家介绍项目范围说明书包括哪些内容?一起来看看吧!

项目范围说明书是定义项目范围的所有要素、假设、项目要求和验收标准的文件包含项目范围管理的所有策略、规则和程序。我们可以使用类似于新闻学的五个W,Who(谁)What(是什么When(何时Where(何地Why(为什么,为了让项目范围得到正确概述,必须解决以下七个问题:

1. 项目目标

项目目标定义了项目目的,也就是实施项目所要达到的期望结果,即项目要交付的成果。从解释项目范围开始,这些项目目标也应记录在项目章程项目计划中。

博思白板boardmix社区内有项目计划模板可以免费使用,列出项目开发要做的主要工作和任务清单,明确每个阶段的目标和需要解决的问题,帮助减少繁复的工作细节。

项目范围说明书

项目计划模板

2. 项目要求

项目经理和利益相关者必须就项目范围和其他项目要求达成一致,如预期质量、风险、收益和成本等。

3. 项目范围说明

项目范围说明是最重要的一步它包括了完成项目所需的所有工作

以下是帮助定义项目范围的步骤

  • 使用工作分解结构来可视化所有项目任务、可交付成果和里程碑。

通常,项目范围会包括多个阶段,或更小的子项目,甚至这些子项目可以分解为任务、可交付成果和工作包WBS可以帮助管理这些项目,并明确完成项目范围各个方面所需的细节。我们可以使用博思白板boardmix的WBS工作分解结构表模板,从工作时长到任务安排等细节都能十分清晰地呈现出来。

项目范围说明书

WBS工作结构分解表

  • 列出项目范围内的内容和范围外的内容。

  • 确定项目限制,即时间或成本等所有限制。

  • 创建范围基线,将实际进度与计划项目范围进行比较。

  • 项目范围中未包含的所有内容都称为项目排除。

项目排除和约束非常重要,因为它们有助于建立项目存在的边界,还能管理高层的期望,并给团队成员一些创造性的限制。

4. 项目排除条款

虽然从一开始就必须围绕项目所包含的内容定义来确定界限,但列出项目所不包含的内容也是极其重要的。例如:计划用于以后项目的应用程序更新,限制或重新安排客户访问某些产品功能。

5. 项目限制

管理项目的三大约束通常是时间、资金和范围。这三个要素是相互关联的,意味着如果你拉动“范围”上的一个杠杆,“金钱”或“时间”上的另一个杠杆也会移动。在很多时候可能会出现额外的项目限制,包括风险、资源、组织、方法、客户等。列出在项目中可能会出现的风险,能在出现问题时快速提出解决方案。

为了预防风险,我们可以使用博思白板社区中的项目风险管理表模板,以【华为项目管理10大模板】为例,不仅包含了项目风险管理表,还包括项目沟通计划表、项目状态报告表、项目会议纪要等模板,所有模板资源都可以免费使用或下载Excel版本使用

项目范围说明书

华为项目管理10大模板

6. 项目假设

项目假设通常围绕着最终成为约束的事物,包括时间、金钱和范围。例如:“前端开发团队将在本项目期间可用”,或“客户支持团队将在x时间之前接受新产品培训”。列出这些内容很重要,因为这不仅会告诉关键利益相关者,主要资源需求是什么,也能快速了解最大的风险因素在哪里。

7. 项目可交付成果

列出团队成员为实现业务目标所需的可交付成果,包括产品本身、说明和安装手册、营销材料、新闻稿、广告活动等。

甘特图是范围管理的主要工具。然而,大多数甘特图软件在功能方面都受到了严重的限制。博思白板社区内有丰富的甘特图模板可以免费使用,用于定期组织、排序、链接依赖项以及添加里程碑。甘特图可以将项目的实际进度与计划进行比较,更好地监控项目范围。以技能中心甘特图模板为例,能帮组团队进行项目资源、预算和规划管理,是项目管理的好帮手!

项目范围说明书

技能中心甘特图

当然还可以使用项目管理看板,轻松掌握项目进度,综合呈现所有项目状态和任务分配情况。

项目范围说明书

项目管理看板

综上所述,项目范围说明书是让项目尽可能接近结果的第一步。从以上七个关键内容开始,能帮组团队在一个项目上取得领先。一款好的项目管理软件能让项目范围说明书的撰写更方便快捷,也能让项目管理更轻松省力。

博思白板就是一款非常适合用来做项目范围管理的白板工具,在社区内有丰富的项目管理模板,项目管理流程、产品项目看板、项目阶段分析等等,能够满足绝大多数的场景需求。它还是强大的在线实时协作工具,多人同时编辑一份文件,非常适合团队头脑风暴。无限画布,随意创作。现在免费注册,点击博思白板即可在线使用!