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通常我们在进行项目管理工作时总是想要找到最有效的方法来高效快速地完成任务。但问题是,在建立一个新的工作流程或对当前正在使用的工作流程进行更改之前,需要获得领导的批准。如果公司没有提供标准的表格或模板来填写的话,工作流程的确定变得很麻烦。本文将用Boardmix博思在线白板和大家一起学习什么是项目章程以及如何创建让领导满意的项目章程。

1. 什么是项目章程

项目章程是证明项目存在的正式书面说明和证明文件,它规定了项目的范围、目标以及参与项目的人员,有时也被称为项目定义报告或项目声明。项目经理会使用这份文件去授权项目,这份文件也会作为整个项目的基线,共享给组内成员,让所有参与者对其角色和责任负责。项目章程是项目相关细节的来源,它一般情况下是比较简短的,但是也可以链接到更详细的文档中去。

2. 如何编写项目章程

项目章程越透彻就越有说服力,才能在工作开展过程中提供更好的参考,每个项目章程都应该包括以下六个内容。下图是使用Boardmix博思白板的流程图绘制的项目章程编写步骤

项目章程编写步骤

(1)选择项目名称

项目章程的命名要尽可能明确项目内容。比如“人力资源计划”或“软件更新”这样的项目名称就太过宽泛,即不能描述为什么要实施该项目,也不容易与其他项目章程区分开来,需要把内容具体一些才更容易理解,比如“新公司健康计划”或“软件更新以改善移动支付用户体验”这样的命名会更加合适。

(2)确定目标和项目规范

目标的确定对项目章程来说很重要。这部分应展示商业案例,并解释为什么提出该项目、能够缓解哪些痛点、它将对组织产生什么影响、该项目将需要什么资源、计划达到什么目的、它如何适应更大的组织目标、以及需要如何去执行。我们可以用Boardmix白板的SMART模板来制定项目目标,这五个原则可以帮助我们衡量所制定的目标是否是有效的,越靠近SMART原则的目标就越容易实现。

SMART原则

SMART原则

(3)制定项目预算

项目的初期需要做出各项成本预算和资金来源,还需要列出执行计划所需的其他资源。

(4)定义可交付成果

明确完成项目后将交付什么产品、服务或结果。由于项目章程非常灵活,我们可以在可交付成果中说明可以证明该项目中取得成功的重要信息,以此来确定是否完成目标以及在接下来的工作中将考核哪些指标。

(5)评估范围和风险

从项目一开始就缩小范围并降低风险是非常必要的。项目章程应说明已知风险、约束条件,以及在整个项目中分析和管理风险的计划。

(6)时间表或里程碑

时间表和里程碑需表示何时完成项目,以及每个阶段需要完成多少任务。最重要的信息是开始日期和结束日期,还有其他更多的信息都可以在项目时间表明确。Boardmix的项目时间线(里程碑)模板可以帮助绘制时间线,突出工作的关键节点。

项目时间线

项目时间线

(7)列出项目相关人员名单

虽然项目章程是内部文件,但可能会与外部有合作,还需要向外部相关方进行报告,例如客户以及公司的其他项目经理或团队。完成项目相关人员分析并在项目章程中列出这些主要相关人,能更好地对受项目影响的人负责。

(8)明确团队角色和职责

列出参与此项目的人员及其角色。许多项目章程示例只是列出了个人的头衔或所在团队,但如果这些信息不能充分定义他们的职责,就需要参考一份更具体的文档,其中包含职责分解等更详细的内容。Boardmix的团队成员职责模板可以帮助明确分工,提高工作效率。

团队成员职责和分工

团队成员职责和分工

3.制定项目章程技巧

知道了项目章程的定义和组成部分,还要记住一些小技巧,以避免不必要的麻烦,并增强项目章程说服力。

(1)使项目章程可视化

项目的相关人员至少会阅读一次文档,即使它只包含一堵文本墙。使用图像或设计元素能让章程更加突出,用方框或突出的标题分隔章程的不同部分,可以提高可读性,然后查看文档的哪些部分更易于更改为可视化。在Boardmix中可以使用项目计划模板或甘特图列出项目开发要做的主要工作和任务清单,计划好每个阶段的任务量,高效有计划地完成工作。

项目计划表

项目计划表

(2)及时与相关人员共享

在完成项目章程并开始项目后,需要与所有相关人员共享项目章程,有时可能需要打印出章程,以便展示。

为了更快更好地和团队成员分享信息,可以使用Boardmix白板,无论是文档、表格、幻灯片,甚至是思维导图和流程图都可以放在上面,团队内的每个成员可以上传word、ppt、pdf、图片等各类文件,还可以通过链接将按钮白板分享给团队的成员,大家一起实时协作,共同制定方案和计划。

团队协作

以上就是编写项目章程的方法和注意事项,大家可以尝试用Boardmix来进行制作。BoardMix是一款基于浏览器的在线白板软件,以画布为单元,超越线性结构,画布上支持放置各种文字、图片、图形、便签等元素,而且这些元素可以根据用户的需求灵活拖动位置,可用来制作思维导图、汇集灵感、呈现创意等。不仅如此,BoardMix还支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、Zoom 等第三方语音/视频会议软件,可以选择符合自己常用的视频工具搭配BoardMix以获得更好的团队协作体验。快去尝试一下吧!