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项目成本是在投资项目寿命期内为实现项目的预期目标而付出的代价。项目成本管理是在整个项目生命周期内估算、预算和控制成本的过程,目的是将支出控制在预算内。项目成本管理是项目管理的关键内容之一,项目经理可以根据该基准确定其项目成本的当前状态,并在需要时重新调整方向。本文将借助boardmix博思在线白板来为大家介绍项目成本管理的相关知识和管理项目成本的技巧。

1. 项目成本的分类

项目成本分为直接成本和间接成本。

直接成本是指完成所述项目所需的直接成本。直接成本包括:

  • 从事项目工作的专业人员,即公司员工或外包承包商和自由职业者。

  • 设备:员工、承包商或自由职业者用于完成项目的工具和机器。

  • 材料:完成项目所需的物理材料(不是工具或机器)。

  • 项目管理任务:所有旨在促进项目在给定时间之前完成并符合特定要求的任务

  • 工程任务(如需要):完成项目所需的所有研究、设计工作和设备安装。

  • 运输(如有):即定制费率、将成品送到零售商等。

间接成本是指不直接导致项目完成,但对从事该项目的公司或个人来说仍然非常重要,它们是单个项目成本的一部分。间接成本包括:

  • 运营管理费用:办公室租金、公用设施、保险、一般办公设备和材料。

  • 目标年薪:公司或个人想要获得的净利润,以及支付管理费和其他费用所需的资金。

2. 项目成本管理的重要性

设定预算是项目成本管理的第一步。如果没有预算,很难评估项目是否正在朝着正确的方向前进。在大型组织中,由于多个项目的同时运行、初始假设的变化以及意外成本的增加,会加剧项目管理的难度。但是实施有效的成本管理实践,能够项目将会进行地更顺利,具体而言项目成本管理有以下几个好处:

  • 跟踪进度并快速采取纠正措施。

  • 保持预期利润,增加ROI,避免项目亏损。

  • 生成数据,以确定未来项目的基准,并跟踪长期成本趋势。

3. 项目成本管理的组成部分

(1)项目资源规划

项目资源规划是确定并计划执行项目所需资源的过程。资源包括人员(如员工和承包商)和设备(如基础设施、大型施工车辆和其他供应有限的专用设备)。项目资源规划是在实际工作开始之前完成的。

项目资源规划得越全面、准确,就越有可能保持在预算之内。在规划项目时,需要考虑所有可能的场景,并参考之前的历史数据和经验。我们可以用boardmix白板中的项目管理计划模板,列出项目计划的主要工作和规划清单,可以详细到一天,也可以是一周或一个月内资源如何规划。

项目管理计划模板

【项目管理计划模板】

(2)成本估算

成本估算是量化与执行项目所需的所有资源相关成本的过程。要进行成本计算,我们需要以下信息:

  • 所需资源(上一步的输出)

  • 每种资源的价格(例如,每小时的人员成本、供应商雇用成本、服务器采购成本、单位材料费率等)

  • 每个资源所需的持续时间

  • 假设列表

  • 潜在风险

  • 过去的项目成本和行业基准(如有)

  • 深入了解公司的财务状况和报告结构

(3)成本预算

成本预算可以视为估算的一部分,也可以视为其独立的过程。预算编制是在特定时间段内将成本分配给项目的某一部分的过程。

(4)成本控制

成本控制是衡量与基线的成本差异并采取适当行动的过程,如增加分配的预算或减少工作范围,以纠正这一差距。成本控制贯穿整个项目生命周期。

除了成本基准之外,成本管理计划也是成本控制的重要输入。该计划包含详细信息,如何衡量项目绩效、偏差阈值是什么、如果超过阈值将采取什么行动,以及拥有决策执行权的人员和角色列表。

4. 如何做好项目成本管理

(1)做好项目成本预算

项目成本估算是预测完成项目所需的所有资源的成本、数量和价格的过程。不同的专业人员以不同的方式进行项目估算。项目成本预算的主要类型有专家判断、质量成本、供应商投标分析、使用项目估算软件、储量分析、类似估算、参数估计、自底向上估算。

(2)防止项目成本超支

项目成本超支也称为项目成本增加或预算超支,是指最终超出项目预算的意外成本。成本超支可能发生在任何项目中,在建筑、制造和软件开发项目中尤其常见。防止成本超支是完成项目的关键。项目成本超支的主要原因错误的项目估算、项目范围发生变化、风险管理不善、团队之间缺乏沟通。下面分享几个方法防止项目成本超支:

  • 了解用户和供应商

许多项目的完成需要了解用户的需求,同时还需要了解供应商。用户的需求永远是第一位的,没有对用户的了解就无法了解市场需求和新的产品设计规划,因此要做好对用户的深度了解。使用boardmix内置的【用户画像模板可以帮助更好地了解用户,创造更多的机会,赢得更多客户的满意。

项目成本管理用户画像模板

【用户画像模板】

还可以通过【用户故事地图模板来使用可视化方法将产品的整体用户需求呈现出来。

项目成本管理用户故事地图模板

【用户故事地图模板】

无论是完成特定任务还是提供材料和设备都需要了解供应商的能力,以及他们是否能满足需求。供应商报价时,需要确保其准确无误。在签署合同之前,还要做背景调查,看看供应商是否达到了最后期限,看看其他人对与他们合作有何看法。

  • 使用项目规划工具

一个强大的工具能让项目经理的工作更容易,还能提高项目的生产力它还有助于将成本超支保持在最低限度。像甘特图这样的计划工具可以帮助项目保持正常运行,并防止成本超支。boardmix内置地【甘特图模板可以帮助我们做好项目规划,并跟踪项目的推进和实施情况。

项目成本管理甘特图模板

【甘特图模板】

以上就是项目成本管理的相关知识,非常推荐大家使用boardmix博思在线白板,它是一款非常适合用于项目管理的白板软件内置各种可视化项目管理看板、项目设计路线图、项目时间线、scrum迭代回顾会等项目管理模板,帮助项目经理进行全程项目跟踪及管理,及时了解项目进度,管理项目成本及项目资源的消耗,帮助项目经理及时做出调整,以达到预期项目目标。boardmix目前个人免费使用,马上体验吧!