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每个人都会好奇,作为月薪5W的项目经理都是怎样调节自己的压力以及快速提升工作效率,让自己从低谷中走出,重燃对职业的热情。为了去探讨背后的原因,我们决定直接回到真实项目经理生活中去记录该行业日常,一起了解项目经理职责有哪些!

1. 项目经理的四大压力源

格雷格·西马鲁斯蒂曾经说过,项目经理就像是艺术家,将不同颜色的流程组合成一件完美艺术品。这看似是一个浪漫的解答,却也暗示了项目经理日常工作当中的复杂性所在。作为一名项目经理,需要同时负责一个或多个项目常常会带来很大的压力并破坏工作与生活之间的平衡。

科学证实,项目管理是目前压力最大的工作,而项目的成功常常取决于经理对整个项目把控的水平。因此在工作中,项目经理常常有着这四压力:

  • 时间压力——需要按时交付工作。

  • 情境压力——紧急情况、疾病所带来的任何形式损失的压力。

  • 遭遇压力——担心再次遇到令人不愉快的人或事务

  • 预期压力——对未来事件的过高预期。

如此项目经理的日常压力可见一斑,那么在这个行业工作的人通常是如何缓解压力的?

2. 项目经理一天的10%——安排每日计划

清晨上班时的各项工作总能成为击垮热情的元凶喝咖啡、阅读新闻和电子邮件……这些都只能成为奢望。如果大家还在为着工作琐事难以处理而感到苦恼时,不妨学习一下工作多年的项目经理的经验

在来到办公室之后,通过利用一天工作时间的10%来起草当天的计划。这个步骤可以根据工作的优先级进行安排,简单来说就是大家应该先解决最难的问题,或者先做任何大家认为可能会导致问题的事情,后续再处理紧急程度不高的工作。

其次,大家不妨为自己量身定制一张8h的工作计划表,将一天的工作安排记录下来。可以尝试使用BoardMix博思在线协作白板进行设计与制作,总体的操作非常简单,只需要根据重要与紧急两大维度划分出四大区域,然后将对应要完成的事件放入即可。BoardMix博思在线协作白板内部能提供非常多组件化的能力,简单易上手且能做到实时自动保存,方便大家随时记录任务完成情况。

项目经理的8H安排表模板

项目经理的8H安排表模板

3. 项目经理一天的20%——小组会议

项目经理天除了要确定自己当天的工作待办事项清单,还需要通过会议确认团队成员的任务,督促他们做好准备及时进入工作状态。

这里介绍一款项目经理常常会使用的小组会议工具——Scrum 每日会议。它是一场15分钟的快速会议,项目涉及到的各个成员都会到场,一同讨论项目当前进展及接下来的工作安排。这个会议能帮助大家迅速追踪每个项目涉及成员工作进度、当日工作计划工作中遇见的问题,方便项目经理清晰了解团队各个成员的工作进度。

同时在日常工作会议推荐大家使用BoardMix博思在线协作白板,里面有对应的【Scrum 每日会议】模板可供项目经理直接进行使用,同时平台内能实时保存会议记录的内容,方便保存管理及可以后续项目管理进一步展开

Scrum 每日会议模板

Scrum 每日会议模板

4. 项目经理一天的40%——管理项目或人员

项目经理一天当中需要对项目的周期进行把握确保项目能够稳定进行推进。而项目进度的按时完成关键在于团队如何处理这些多线任务,关于这点大家可以借鉴有经验的项目经理,看看他们都是如何做的。我们可以在BoardMix博思在线协作白板中将具体的事项列在白板的便签上,进行可视化展示。

项目经理的一天

总体来说就是需要与同事和客户保持积极的关系,时刻去沟通项目的进展并贯穿项目的从开始直到结束。

其次,项目经理也不能忽视项目各阶段的时间安排,必须做到内心对项目的总体流程和推进进度有清晰的认识。这里可以借助一些时间管理工具来提高工作效率,例如BoardMix博思在线协作白板内就有许多能直接使用的【项目时间表】模板,项目经理可以根据自身的需求制定周计划或者总项目计划,让项目能更加有序进行推进。

项目周计划表模板

项目周计划表模板

5. 项目经理一天的10%——放松

在完成日常会议之后,也需要适当的放松。这可能是每个项目经理工作日中最非常重要的部分,这段时间大家可以对当日重要的工作进行一个简单的复盘,完成上一个阶段的收尾,才能更好进入下一阶段的工作当中。

6. 项目经理一天的10%——项目进度监控

项目经理时刻确保每一个项目及其当前状态是否正常,在工作当中可能会遇见多个问题,比如预算审查未正确完成,遇到这一情况,必须及时与财务团队进行预算核查。作为一名优秀的项目经理,一定要逐步学会如何处理突发的情况,更重要的是,如何在日常工作中防止这种情况发生。

为了保持项目的成功率,项目经理可以每天通过以下的方式去进行项目进度监测:

  • 与项目各负责人随时保持电子邮件通信。

  • 查看所有会议记录,排除项目内部所有故障。

  • 学习与计划未来的行动。

  • 统筹项目内各方面资源。

  • 和更有经验的项目经理沟通

BoardMix博思在线协作白板协同办公

为了更好提高项目经理的工作效率,推荐项目经理使用BoardMix博思在线协作白板在BoardMix博思在线协作白板中可以轻松召开各类团队会议,包括Scrum每日站会、项目迭代回顾会、项目周计划会议、项目复盘会等在线会议,其模板中心包括所有项目管理常用的图表模板,可以随时随地调用,方便项目经理进行高效项目管理!

同时,BoardMix博思在线协作白板多人在线协作功能,可以支持整个项目团队实时编辑和协作,及时同步项目各阶段的进度,交流团队成员各自的想法,让跨部门团队沟通畅通无阻。在BoardMix博思在线白板上创建的内容,无论是汇报展示、导出下载、在线分享还是协同编辑都超级方便!它绝对能成为项目经理日常工作当中提升效率的好帮手!