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项目管理的核心目标是要在规定的时间和预算内,完成事先确定的工作范围内的工作,并且达到预期的质量性能要求。即使你不是专业的项目经理,每个人都需要了解项目管理概念,它有助于更​​轻松地实现目标。

项目在现实中可能很复杂,但它们遵循共同的项目管理流程。项目管理流程包括项目启动、项目定义、项目执行、监控项目绩效和评估收尾。本篇文章BoardMix博思白板分享9个项目管理的技巧,帮助打造高效运作的产研团队,轻松完成好每一个项目!

1. 定义项目范围

项目范围定义是以范围规划的成果为依据,把项目的主要可交付产品和服务划分为更小的、更容易管理的单元,即形成工作分解结构。

这是在项目启动阶段的第一步。在一个项目范围内,你想要实现什么?设定项目目标并突出未包含在范围内的要点。最佳做法是在BoardMix博思白板上记下所有重要的内容。从广义的角度思考,看看在不久的将来你将在哪里实施与项目相关的工作。在定义项目范围时,应该从大处着手并逐渐缩小项目重点。

定义项目范围

2. 制定项目管理时间表

制定项目管理时间表非常关键。你的项目什么时候完成?你将为每个项目分配多少时间?在此步骤中,你将需要回答这些问题。在创建项目计划时,可能会估计每个任务的时间,但项目截止日期是固定的,通常不会改变。

使用BoardMix博思白板的项目管理时间表模板,可以直接为你的项目分配时间,方便快捷!

项目管理时间表

项目管理时间表

3. 评估可用资源

确定可用资源可以帮助你为开始的项目做准备。评估可用的人力资源、投资、机械和设备对于确定项目执行中的任何风险都是必要的。

但是,通常情况下,你无法直接控制你的资源。有些人的表现得比其他人好,因此结果因项目而异。作为项目经理,你有责任管理项目中的所有缺点和风险。

4. 制定项目计划

在定义好项目范围、制定好项目管理时间表和评估好可用资源后,就可以开始制定项目计划。项目计划包括项目进度、任务工作流、资源、关键路径和网络图。

BoardMix博思在线白板的模板中心有现成的项目计划表模板,可以一键免费套用。除了项目计划表外,还有思维导图、流程图、头脑风暴等一系列基础模板,当你一时之间不知道如何创建一份合适的文档时,可以在BoardMix博思在线白板模板社区选择适合的模板直接创建。

项目计划表

项目计划表

5. 与团队沟通

在项目计划获得批准后,你必须召集你的团队参加项目会议,并向他们简要介绍项目细节。随着业务的扩展以及疫情的隔离,在线白板这用远程协作工具越来越成为一个Team能够对工作快速的关键助力。在线白板突破了物理白板在时间与空间上的限制,提供了无限的画布,根据自己需求进行涂鸦、书写、贴便签等操作,还可以对共享文件、编辑文档、评论反馈等操作,让每个人点滴的思路都在项目的大池子中交换流动,在持续的协同中不断推进。

与团队沟通

在BoardMix博思在线协作白板的帮助下记录你的会议、分配会议参与者并设置定期会议。以下是使用BoardMix博思在线协作白板开展会议的优势:

  • 基于云端的在线白板软件,使用前无需下载App,打开网页版即可在线创作;

  • 支持使用腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、zoom、瞩目、企业微信等第三方语音/视频会议软件;

  • 支持多人在线协作,和团队成员编辑同一份文件;

  • 多方兼容PPT、PDF、Word等主流格式;

  • 拥有实时聊天和评论功能。

6. 分配任务

如果你是团队负责人、项目经理或企业主,你并不需要自己完成所有工作。可以将工作委派给团队中的其他成员,以便你可以更专注于项目管理。尝试根据每个团队成员的技能和能力将任务委派给他们,了解团队的优势。

7. 监控项目进度

项目启动后,你需要监控项目任务、交付、团队以及影响项目的所有内容的进度。设置具有计划目标的 KPI,以便你可以将实际结果与计划结果相应地匹配。

在监控项目进度中,我们可以通过甘特图的可视化来规划和跟踪记录,甘特图能够清晰地理清各部分之间的联系。所有人的任务都是透明的,关键路径是视觉化的,责任是明晰的。

在BoardMix博思白板中可以直接套用甘特图模板,实时监控项目进度,帮助你做好项目管理。如果不会制作甘特图,可以参考甘特图做项目计划,你就是时间管理大师!

甘特图模板

甘特图模板

8. 使用项目管理软件

如果你想让你的项目更上一层楼,请使用项目管理软件——BoardMix博思白板。它是一个多合一的工具,包含满足你所有项目需求的丰富功能。

更重要的是,BoardMix博思白板可以从头到尾为项目管理提供帮助。你可以在同一张画布中创建任务、待办事项列表、协作、创建甘特图、管理问题和管理项目预算。BoardMix博思白板丰富的模板中心,有着各种项目管理需要用到的图表。

模板中心

模板中心

9. 跟进与分享

你应该通过与团队、供应商和其他利益相关者会面来了解你的项目状态。如果有人落后于项目管理时间表,你需要支持他们回到正确的轨道上,并倾听他人的意见。

如果不方便会面,你就需要将项目管理的相关资料分享给他们,BoardMix博思白板拥有团队协作功能,可以创建团队进行沟通,只有团队成员才能看到,保证安全性。除此之外,制作的项目管理图表支持导出为PNG / JPEG / PDF / SVG等格式,支持选定区域单独导出,支持调整导出分辨率,方便保存和管理大量数据。

跟进与分享

以上就是本文分享的做好项目管理的9个技巧!在项目启动之时,做好规划非常重要,当然更重要的是项目执行过程。不过,在这个过程中有可能偏离原先的计划,此时就需要项目经理做好风险管理,及时发现问题并调整计划。使用BoardMix博思白板,为你的项目管理之路添砖加瓦!