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流程由我们在工作场合的活动所构成,包括团队午餐的预订、办公用品的更新,甚至是在产品上使用一门新技术,都是属于流程的一部分。由于工作场所的变化,再加上变化的办公需求,不时回顾并改进工作中所经历的这些流程就显得非常重要。

在日常工作中,做好项目管理对于提高工作效率有着很大的帮助,然而改变项目流程并不是那么容易。如果没有系统的方法论指导,甚至起步阶段都很难进行。本文将分享大厂产品经理都在用的项目流程改进方法,帮助刚入门的产品经理选择、实施正确的流程改进方法,并确保它能被坚持下去!

1. 什么是项目流程改进

项目流程改进涉及分析现有流程的有效性,并制定方法使其更有效率。流程改进的例子包括简化一个软件系统,建立新的最佳实践标准,或管理需求以提高客户满意度。一般来说,流程改进主要改进的是以下几个方面:

  • 效率

  • 质量

  • 完成时间

  • 资源消耗

  • 合规性

  • 活动精简

2. 项目流程改进的方法

从流程改进中获得最大收益的秘诀是选择一种适合你的目标的方法,而且,无论你选择哪种方法,你都可能会进一步调整它以适应你的具体情况。以下四个问题可以帮助你决定使用哪些流程改进方法:

  • 改进一个流程的成本效益比是多少?

权衡改变带来的成本和改变流程的好处。例如,可能有必要对一个部门或项目类别进行改变,但对组织整体的影响仍然有限。在这种情况下,使用一种需要较少时间和资源的改进方法要更为恰当。

  • 你的团队规模有多大?

有些方法论对于大型组织来说效果更好,而有些则是个人团队或小企业的理想选择,根据自己的团队规模做出选择才能得出最适合的改进方法。

  • 你是否需要一个高度可扩展的流程改进方法?

高度可扩展的流程改进模型意味着在大范围和小范围都能很好运作,它会随时间的推移而渐进式地改变以适应新的需求。

  • 你正在使用哪些现有方法?

例如,可能你现在已经在使用流程改进方法论中的一些元素,那么相关的一些元素也可能被你慢慢总结出来,得到完整的方法论。

当然,图解与流程改进相辅相成。许多方法论能用各种流程图来帮助你将复杂的数据可视化,组织你的思想,并与其他人沟通关键目标。以下就是最受欢迎的一些流程改进方法,也许能对你方法论的选择做出一些指引。

(1)持续改善(Kaizen)

持续改善(Kaizen)是一种通过日常工作或公司文化的小变化来促进持续改进的管理概念,音译自日本单词“改善”。它涉及所有员工--从最新的初级成员一直到CEO。持续改善(Kaizen)的重点是通过对企业运作和团队合作方式的小规模、有节制的转变来提高质量、生产力和效率。

持续改善

(2)PDCA循环

作为持续改善(Kaizen)方法论的一部分,PDCA代表四个阶段:计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和行动(Action)。它帮助组织在确定需要改进的流程时更加有效。具体实施可以分为以下几个步骤:首先,定义问题;然后,创建一个潜在的解决方案;测试,并评估数据的有效性;最后,记录下最终结果,如果计划成功,就实施该计划。

PDCA循环

PCAD循环图模版

(3)5S现代管理法

5S现代管理法由整理(Sort)、整顿(Set in order)、清扫(Shine)、清洁(Standardize)和素养(Sustain)组成。作为一种工作场所管理方案,5S现代管理法的最终目标是促进工作场所的组织和效率,它的实现离不开PDCA循环。

(4)全面质量管理 (TQM)

TQM是一套科学严密的质量体系,它以产品的质量为核心,要求每个员工努力改善产品或服务的供应。它的基本工作方法,则是上文提到的PDCA循环。TQM因公司而异,但不变的是TQM强调管理必须来自于客户的需求,确保客户对手中产品的质量感到满意。

(5)六西格玛

作为一种管理策略,六西格玛以减少波动,推动质量改进,降低质量损失和成本为宗旨,在工作中激励员工通过各种 "空手道带 "级别向上努力。在六西格玛的等级中,绿带被当做起点,一般都是兼职的工作人员,而最高级别的人员则被称为黑带大师。六西格玛诞生于TQM,但不同的是,六西格玛以客观的数据统计为指导。六西格玛有两个子方法:DMAIC用于改进现有流程,DMADV用于创建新流程。

  • DMAIC

由定义(Define)、测量(Measure)、分析(Analyze)、改进(Improve)和控制(Control)五个阶段构成的流程改进方法。DMAIC的作用主要是刷新掉当前表现不佳的流程,他在本质上就是质量改进版的PDCA循环。

  • DMADV

也被称为六西格玛设计,代表着定义(Define)、测量(Measure)、分析(Analyze)、设计(Design)和验证(Verification),这与DMAIC相似。不同的是DMADV针对的是还没有实施的流程,主要作用是创造出一种新的工作方法。

(6)流程映射

流程映射,也被称为流程图,是一种工作流程可视化工具,用于绘制流程改进的阶段图,它显示了一个工作流程从开始到结束的关键统计数据。流程图是TQM和六西格玛中都非常畅通的项目改进工具,能让我们更清晰地对流程做出规划。

流程映射

项目管理流程图

(7)平衡计分卡 (BSC)

平衡计分卡是一种用于衡量一个组织当前绩效和实现特定目标的进展的新型绩效管理工具,是让改进方案得以落实的一种手段。BSC模型从四个方面评估企业的运作:

  • 财务的角度

财物的角度主要是基于销售、支出和投资回报率等因素,获得公司财务健康的完整图像。以此寻求进一步优化流程的方法,在降低成本和平衡资源的同时产生更多收入。

  • 客户的角度

站在客户的角度,为企业增加价值才能提升他们的满意度。通过了解客户的需求并听取反馈意见,企业可以设计出更好的产品并简化开发流程,明确目标。

  • 内部流程的角度

内部流程的角度主要关注的是企业的运营健康。重点是衡量制造或产品开发的效率和产出的质量。其目的是找到瓶颈或导致效率低下的环节,并制定计划克服它们。

  • 学习与成长的角度

学习与成长的角度考虑企业的整体推进能力。这个指标评估了公司文化、人力资源开发、技术和基础设施等因素,考虑的是公司的发展潜力。

平衡记分卡(BSC)为企业的生存能力提供了一个高层次的概述,它能帮助企业发现当前最具潜力的改进方向。由于视角类别广泛,每个企业都可以确定利用BSC模型获得他们想要使用的确切指标。通过测试BSC不同的流程改进方案,可以开发出最有效的流程。

3. 项目流程改进工具推荐

改进项目流程,重要的是提高项目合作中的团队沟通和团队协作效率,如何保持团队高效率地进行沟通协作是产品经理需要思考的问题。

推荐使用BoardMix博思在线协作白板,它具有强大的项目管理和协作功能,包含故事墙、迭代、看板、在线文档、数字便签等,可以方便地支持互联网产品的整个项目开发流程。尤其是具有多人实时在线协作功能,不管在什么时间,什么地点,都可以通过BoardMix博思白板进行直观、面对面的协作体验。在白板上就可以实时同步团队正在合作中的项目,通过搭建项目看板,进行用户故事地图、项目复盘等关键会议。对于敏捷开发的项目团队来说,更是一款不错产品管理协作的工具。

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