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在工作生活中,无论我们是否从事项目管理相关工作,项目管理思维都是工作和生活中必不可少的思维方式通过一系列专业的知识、技能、工具,进行不同角色的高效协同调度,不但帮助我们提升整体运行效率,还能够使工作规范化和流程化,从而实现全局目标,本篇文章将由BoardMix博思在线白板分享一些项目管理中的思维工具之4W2H管理法

1.什么是4W2H管理法

4W2H管理法分别指的是

  • why to do
  • what to do
  • when
  • who
  • how
  • how much

4W2H管理法是一种成功实现目标的良好方法,也是一种科学控制过程的有效手段,有助于提升项目经理对项目“结构化”的思考逻辑,在项目执行中不容易迷失方向。

2. 4W2H项目管理法的内容

(1)项目背景——Why to do

Why to do主要阐述的是项目背景,它分别包括政策、市场、技术、经济可行性角度进行风险评估,分析出面目真正的市场情况及目标客户对本项目的需求程度,有了正确的项目方向,我们才能在正确的方向上做正确的事情。

4W2H管理法

4W2H管理法——Why to do

在进行项目背景分析的时候,我们可以借助SWOT分析、PEST分析工具来对政策、市场、技术、经济等多维度项目环境进行深度分析,了解市场准入机制,奠定项目基础。BoardMix在线白板的模板中心有现成的【SWOT分析模板】、【PEST分析模板】、【竞品分析模板】、【精益画布模板】等海量分析图表,可以一键免费套用。

4W2H管理法

(2)产品服务——What to do

What to do主要阐述的是产品服务,也就是项目经理针对项目背景出现的问题提供的解决方案,根据企业的产品经营方案以及技术优势,持续性、维持性的为项目进行运营服务支持。

产品服务

项目经理需要对现有项目资源进行盘点,从“人效合一”的角度分析能带来什么样的产品服务。在项目开始之前,将项目管理人员与项目团队成员召集在一起,项目经理向他们简要介绍项目的资源、目标,由大家共同开会制定出项目资源分配计划表。我们可以BoardMix在线白板中的【头脑风暴】模板来高效开展线上项目资源分配团队脑暴会议。

头脑风暴会议模板

头脑风暴会议模板

(3)项目交付时间——When

时间和资源是完成所有成功项目的关键,为了更好地把控项目进行方向,我们可以使用甘特图表跟踪项目的执行情况,有效分配资源,以便随时掌握项目执行过程中的各类事项和风险,确保项目能够保质、保时的顺利交付。

使用BoardMix在线白板来绘制项目管理甘特图无疑是一个很好的选择!BoardMix模板中心的有现成的【甘特图模板】,一键即可免费使用,无需从0开始,简单又高效!

甘特图模板

(4)项目团队——Who

Who代指的是项目团队、关键干系人,要想分配好组织内成员的职责,同时做好与关系干系人的沟通,可以按照以下矩阵式组织结构进行

t团队协作

BoardMix在线白板拥有强大的在线协作功能,支持跨团队在线沟通,可多人在线编辑同一份文件,能够对项目计划和执行过程中的资源进行跟踪,落实资源的分配,能及时发现项目中出现的问题并落实到相关负责人,有效减少项目后续风险,提高项目执行效率。

项目团队

(5)如何做?——How

How指的是怎么做,这部分主要描述的是项目跟进的实施过程在项目执行中,项目经理可以使用PDCA循环执行项目,在实施过程中通过每一次循环解决一部分问题,检查结果以后,再把检查的结果进行改进,进行实施,进行改善,每循环一次,项目执行的水平就会得到进一步的提高。值得一提的是,BoardMix在线白板中同样有现成的【PDCA循环模板】可以免费使用!

PDCA 循环图

PDCA 循环图

(6)项目花费成本——How much

How much不仅仅展示财务状况,还可以展示项目目前做到的阶段、成果,针对目前做到的阶段、成果部分,项目经理可以从项目的运营状况、社会效益、团队盈利、规模等多维度进行分析。

合理的资源利用率可确保团队通过将时间花在正确的任务上来推进整个项目,并且使项目花费成本可控。因此,在项目管理中有大量可用的 KPI 指标,贯彻于项目发展的整个生命周期中,起到对项目花费成本的实时监控和效果评估的作用。针对复杂的KPI指标考核,我们可以借助BoardMix博思在线协作白板梳理出项目管理相关考核内容及流程,包括确定考核的指标、制定确定单项考核流程图等,海量的模板社区能让新入门的项目经理快速上手,从而使KPI考核的相关准备工作变得高效便捷!

私域运营SOP及考核模板

私域运营SOP及考核模板

综上所述,一个项目的进行,从计划开始,继而到预算,最后到执行,这是一个漫长而乏味的过程,期间还要应对可能出现各种风险,而4W2H管理法可以帮助项目经理明晰项目执行过程,确保项目收益。

除此之外,在项目执行中,项目经理还需要处理好管理、协同员工的工作任务分配与反馈同时要具备熟练运用各类型项目管理模板的意识和能力,因此最好的方式就是利用专业、强大的项目管理工具提升效率

项目管理

BoardMix在线白板是现在项目管理工具中的新宠,它不仅拥有非常多的项目管理工具和模板,其强大的无限画布功能可以添加各种内容,比如文字、图形、便签、思维导图等,也支持插入图片(PPT、PDF、Word)而且还有多人在线实时协作和在线会议的功能,这样可以大大提升团队之间讨论的效率。

使用BoardMix博思在线白板做项目管理的优势包括:

  • 一款免安装、云存储、易分享的在线白板工具;
  • 支持多人实时协作,允许团队成员之间查看、编辑、评论,可以建立团队间的想法联系,洞察问题背后的问题;
  • 加强团队协作,建立团队间的积极关系,激发团队的潜能;
  • 无限白板画布,有助于激发联想与创意,把各种零散的智慧、资源等融会贯通,成为系统;
  • 可以把枯燥的信息色彩化、规律化,形成直观且易于理解思维图表,便于大脑思考;
  • 社区中有大量模板可免费使用,一键套用,无需从零开始;
  • 可以创建思维导图、看板、图表、Roadmap、脑图、流程图,添加便签标记想法,形式不设限创作更自由。

感兴趣的你还不快来试一下使用BoardMix在线白板进行项目管理,它能帮助你快速理清各种复杂的想法,让你的项目管理过程更加顺畅,更加便捷!现在个人用户免费,点击BoardMix即可立即使用。