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后疫情时代,很多公司企业开启了远程办公、线上协作。远程办公也越来越受欢迎,特别是受到了国外员工和企业老板的喜爱。调研数据显示,77%的远程工作者认为他们的工作效率更高。但同时,远程办公情况下,分布式团队最大的挑战是团队沟通问题。

远程通信不同于基于办公室的通信,面对面工作的内容可能无法在远程办公情况下完成。因此,远程办公团队必须要理解并实践有效的团队协作沟通。 本篇文章将分享改善远程办公团队协作和沟通的6个技巧,帮助团队在远程办公下依然保持良好的团队沟通,提高生产力!

1. 为团队选择合适的协作工具

首先,选择一款合适的团队协作工具是至关重要的。目前国内外的协作办公工具已经百花齐放,国内的产品有企业微信、钉钉、飞书三巨头,国外的产品也有谷歌的 Workspace(旧称 G Suites)、微软的 Teams 和 Office 365,以及 JIRA 与 Confluence 等等。但团队协作不等于线上即时通讯,而是要保持团队成员信息互通、共同协作、工作成果共享,甚至轻松完成不同工作环节的交接。

BoardMix博思在线协作白板

推荐一款强大的在线白板工具——BoardMix博思在线协作白板,它几乎适用于所有企业远程办公下的团队协作。可以简单理解为将原本线下会议室里的白板转换成为线上虚拟数字白板,借助BoardMix博思在线协作白板,远程办公团队可以在白板上轻松绘制各类场景下的共享图表,如产品经理可以发起线上头脑风暴会议,邀请团队成员一起绘制产品迭代头脑风暴分析图。

头脑风暴图表

团队成员可以多人实时在线编辑同一份头脑风暴图表,在共享白板上,可以看到每个人移动的光标和头像,实现真正的实时协作。除了协作功能外,BoardMix博思在线协作白板强大的绘图功能也不容易小觑。丰富的图形形状、图片、连接线、便利贴、贴纸、图表模板素材能帮助你快速完成绘制各种办公图表,新手小白也能一键套用社区模板,无需从0开始,大大提高远程办公的效率。

2. 借助工具做时间管理

远程工作者经常在工作日和家庭生活之间的混合界限中挣扎,一个有效的利用时间的策略是借助工具做好时间管理,制定规律的时间表,规定好作息、饮食、运动乃至和团队成员沟通的时间。

如借助代办事项清单、周计划、时间管理四象限等工具,把当天要做的任务列出来,并且按重要程度分为ABCD……优先做A类的事情,然后再到B类,以此类推。值得一提的是,BoardMix博思在线协作白板的模板社区包含大量时间管理、工作计划、每日计划、周计划等实用图表模板,全部可以免费使用,帮助你做好远程居家办公下的时间分配和管理。

模板社区

3. 建立每周/每日签到制度

定期签到可以建立员工之间的联系并维护工作流程,签到可以是视频通话、书面报告或对特定问题的单独回答。

如产品团队每天早上10点准时通过BoardMix博思在线协作白板进行每日签到。

每日站会模板

每日站会模板

每个人都会在每日站会模板上简短地梳理自己前一日工作成果和当日工作计划,并回复自动签到消息。其中包含:

  • 昨日已完成的工作项

  • 今日计划完成的工作项

  • 工作中遇到的问题

  • 需要团队一起讨论沟通的事项

稳健的签到实践可确保每个人在远程办公下都工作良好,每个人都了解其他人在做什么,领导也可以清楚的了解员工每日工作量和正在推进中的事项,极大地提高团队协作效率!

4. 建立共同的团队语言

每个工作场所都是独一无二的,同样,也都有自己的语言。在远程办公下,将这种团队语言转移到网上或建立新的团队术语可以帮助员工快速适应工作场所。例如,在产品迭代回顾会上,可以在白板上写下日常与同事进行交流沟通的术语,整个回顾会议将更加轻松、顺畅,同事也会立即理解。对于新员工来说,使用共同的团队语言将会拉近距离感,促进新老员工彼此认识。

共同的团队语言

5. 保持灵活的团队沟通方式

每个办公室都有自己喜欢的沟通方式,有些人喜欢小型团队会议,其他人则完全依赖书面备忘录。因此,如果你的团队突然过渡到远程工作,很多人会因为不习惯的团队沟通方式而感觉不自在。

远程办公下,公司可以保持灵活的团队沟通方式政策,不一定要强制每日电话会议沟通,一些有针对性的政策或建议将会推动团队协作效率的提高。如使用BoardMix博思在线协作白板,既可以满足大部分人依赖于书面备忘录沟通,又能支持接入视频/音频会议软件,团队成员可以一边视频沟通,一边在白板上共同协作,保持信息和内容实时共享,是绝佳的团队沟通协作工具。

团队沟通方式

6. 自我管理和团队管理

对于团队管理者来说,科学规划工作内容,将任务拆解得足够细;在前期反复沟通确认,与团队成员达成一致;定期查看任务完成情况,协调团队的整体工作节奏和进度。如果团队成员遇到问题,立即响应解决。

在项目进度管理中,甘特图是一个有力工具,直观显示项目名称,进展情况,开始及结束时间,参与人等,并且调整资源与预留停顿时间,让项目管理者有足够的时间和规划进行有效的资源分配,及时应对计划的改变。我们可以借助BoardMix博思在线协作白板内置的甘特图模板来进行清晰的团队项目管理:

甘特图模板

尽管远程工作总是会遇到一些传统工作环境中所没有的沟通挑战,但是通过一些战略性改变就可以克服大多数挑战。特别是选择一款功能强大、适合自己团队的协作工具将会为你扫清90%以上的远程团队协作障碍,BoardMix博思在线协作白板就是这样一款强大的团队协作工具,而且完全免费使用!赶快打开BoardMix博思在线协作白板官网体验一下吧!