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每个项目都是独特的,因此做项目一定存在各种各样的风险与问题,作为项目经理,必须要具备应对这些风险与问题的能力。项目经理应该如何成功带领团队?如何高效管理时间?如何处理错综复杂的人际关系?作为一个项目经理,如何把事情做得更高效,又该具备怎样的能力?这些都是值得深思的问题。本文BoardMix博思白板将从项目开展的5个过程入手,分享优秀项目经理必备的5项技能!

1. 项目启动-项目管理意识

所有项目都可以按照时间划分阶段,每一个阶段都有相同的管理过程。在项目启动阶段,要做好每项工作,都必须在工作前对项目进行全面了解,才能更好地开展工作。

  • 明确项目目标、识别项目特点

项目是围绕目标来开展的,项目成功首要条件是达成项目目标。因此首先要明确项目成功的标准,知晓项目目标、识别项目特点对于项目顺利开展非常重要。

  • 识别项目的相关利益者

项目成功的标志是项目相关利益者的满意度,项目相关利益者对项目的态度有支持也有反对,充分梳理项目相关利益者对项目的态度,才能做到管控有的放矢,保障最终项目的收获利益。

  • 组建高效的团队

一旦项目章程落实,也就意味着项目经理开始有责任和职权来组建项目团队。项目团队成员首先要满足经验、技能和资源的要求,成员间的技能尽量能够互补,同时需要做一个更加确定的预算和现金流计划,这样才能更好进入项目的执行过程。

  • 组建项目启动会

启动会上,项目经理作为项目负责人应做好策划准备工作,成功召开项目启动会对于项目经理树立威信,顺利推进项目非常关键。

2. 项目计划-提升专业能力

在项目计划过程阶段,项目经理需要设计一个项目架构,列出项目中需要完成的每一项任务,并把这些任务分配到每个项目成员身上,通过监控和责任制来推动每个项目成员努力完成各项任务。在这个过程中为了让项目能够正常的推进,离不开高效的工具——BoardMix博思在线白板。

  • 确定项目范围,实施目标管理

这是一种科学的项目管理办法,实行有目标的组织协调控制也是项目经理职责中一项十分关键的工作。在明确项目范围后,遵循从粗到细将项目范围内的工作进行层层分解,最终保证每个任务都可以落实到责任人,同时每个任务的考核可以度量。

  • 制定项目计划,利用高效工具

为了项目的完成,项目经理必须制定具有计划的项目进度表, 其中包括分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度制约因素等,从而落实项目执行和监控的过程,项目经理可以使用BoardMix博思在线白板中的项目计划模板制定好项目工作中的每个阶段任务计划。

项目计划模板

项目计划模板

  • 识别项目风险,严格协调控制

做项目的过程是一个不断决策与做选择的过程,但往往伴随着许多风险,提前识别风险并制定措施加以防范是项目经理职责的重点工作。

项目经理可以使用SWOT分析法进行项目风险识别,这是一种系统性的分析工具,通过识别项目的优势、劣势、机会以及成本,多角度对项目风险进行定性识别,该模板工具可以直接在BoardMix博思在线白板中一键免费套用,方便又高效。

SWOT分析法

SWOT分析法

3. 项目执行-强化组织协同

项目团队从组建到有效协同,每个阶段都有各自的特点。项目经理要充分识别每个阶段的团队特点,并制定不同的管理策略来有效调动团队的积极性。不仅如此,项目经理还需与相关部门、领导、客户等进行有效沟通,通过沟通让所有相关方知晓项目进展,并提升相关方的满意度。

使用BoardMix博思白板来进行项目管理,其多人协作和支持第三方音视频会议的功能,能够强化项目团队的协同能力。

强化组织协同

4. 项目监控-提高管理效能

  • 目标控制 ,协调组织平衡

项目经理一定要时刻关注项目目标的可达成性,不同阶段的调控方式不能千篇一律,需根据轻重缓急,把主要精力用在影响实施项目整体目标最薄弱的环节上去,发现偏离目标的倾向就应在执行过程中及时采取措施进行纠偏或变更。

  • 进度控制,关注项目里程碑的实现

项目周期一般都比较长,项目经理一定要做好里程碑的管理,否则项目执行到一定阶段团队容易出现疲惫。我们可以借助甘特图工具,通过条状图来显示项目、进度和其他时间相关的进展。随着时间进展的情况,便于项目管理者弄清项目的剩余任务,评估工作进度。

甘特图

甘特图

5. 项目总结-定期总结复盘

每一个项目到尾声必有结果,在完成交付之后进行项目总结复盘也是必不可少的。项目经理需要对项目目标达成情况,梳理整个项目团队在执行过程中遇到的问题、总结项目经验,从而进一步优化项目管理和执行工作,为后续项目提供借鉴。

为了更好地完成项目复盘工作,我们可以直接使用BoardMix博思在线白板中的觉察之环复盘会模板,便于项目经理复盘流程的顺利进行。

觉察之环复盘会

觉察之环复盘会

项目开展过程中要做的工作远不止以上的事情,优秀的项目经理需要结合项目的特点进行充分的策划,制定项目的管理计划,保证项目的顺利交付。

除了要具备足够的项目经验之外,项目经理还必须掌握专业有效的项目管理解决工具——BoardMix博思在线白板。BoardMix博思在线白板是一款非常轻量且功能强大的在线工具,界面美观简单,支持多人实时在线协作。社区模板有海量分析图表模板,包括项目计划、SWOT分析、甘特图、觉察之环复盘会等多种项目进度管理模板可全部免费使用。

BoardMix博思在线白板

除此之外,还具有丰富多样的工具箱、绘图功能,通过自由拖拽、移动,能够轻松创建清晰的项目管理图表,确保团队成员可随时随地可视化了解项目进展和情况,围绕共享的项目及时调整、改进团队工作方向。在BoardMix博思在线白板强大功能的支持下,团队协作方式能够拥有更多的想象空间, 创造出更多有效、有趣的团队在线协作方式。