限时开放企业版试用,开通企业专属空间,支持权限管理等多种企业协作及管理能力创建企业
logo logo

成为一名PM是很多人的职业目标,但是你知道一个PM在项目的不同阶段主要负责什么样的工作吗?今天这篇文章将会为大家一一揭秘。对PM这个职位有兴趣的朋友们可以对照每一阶段的任务来反思自身能力是否能够达到,从而做到有针对性地提升。

通常情况下,一个完整项目生命周期可以分为四个阶段,分别是项目启动阶段、项目计划阶段、项目执行阶段以及项目收尾阶段在这四个阶段PM需要根据各个阶段的任务安排和工作重点承担起自己的职责下面将会为大家详细介绍每个阶段的具体任务。

项目生命周期的四个阶段项目生命周期的四个阶段

1. 项目启动阶段

项目启动关系到一个项目能够顺利招商引资,从而顺利展开。在这一阶段中,PM更多从事的是一些内部工作。

(1)PM们需要把本次项目的需求搞清楚项目需要实现什么目标?项目如何进行验收以及项目验收的标准是什么?将这些问题梳理清楚之后,PM们可以动手将关于这些问题的想法写一份项目启动书。

(2)PM将已完成的项目启动书交给企业高层领导人进行审核,以求获得高层领导人的授权。

当PM们拿到领导人授权后便可以开始在公司内部进行项目团队组建,在进行团队组建时,PM们需要对每位成员的优劣势进行分析,团队内部要能够实现优劣势互补,让每个成员都可以最大程度发挥他的特长。

(3)团队组建完成后,PM经理们要召开内部会议,一方面是让团队成员快速熟悉起来,营造一个良好的团队氛围另一方面也是要进行合理分工安排,设定团队内部具体的工作机制与工作流程。

新成立的团队可以先进行一些破冰游戏,帮助大家尽快熟悉起来,为接下来的工作营造一个良好的团队氛围,这些游戏BoardMix博思在线协作白板社区内就有现成的模板,打开就能用,非常方便。

团队破冰游戏团队破冰游戏

2. 项目计划阶段

在项目计划阶段,PM最重要的工作是完成一份项目计划书。在这个阶段,PM可能需要组织团队开展多次会议,不断收集与修正项目文档,直到确定最终标准文档

(1)项目目标的要求是具体化、以业务为导向的,通过成员之间的不断沟通与妥协最终达成一个具体的、可执行的、可实现的、相关的并且有时间限制的项目目标。这正是我们常说的遵循SAMRT原则制定目标,在BoardMix资源社区中同样可以找到模板,根据项目的具体目标进行修改即可使用。

SMART原则模板SMART原则模板

(2)确定了项目目标后就要做具体的项目计划,将项目任务进行拆分,设定每个段需要完成的任务,每个任务的deadline以及每个任务的具体负责人。PM可以通过甘特图来做详细的项目计划,BoardMix资源社区同样可以找到许多的PM常用的图表模板,包括甘特图、项目管理流程图、项目管理计划表等。

甘特图模板甘特图模板

(3)PM在编写项目计划书时也有一些小技巧,在计划书中推荐PM们尽量用一些图来代替密密麻麻的文字,一方面给人的观感更清晰,另一方面也能够在接下来的汇报中将数据进行视觉化呈现,带给上层领导人更好地汇报体验。一份计划书可能需要反复修改汇报,直至通过,这是为了确保前期将所有资源都能够协调好

3. 项目执行阶段

项目计划书完成后,PM就要带领团队进入到项目执行阶段。在这个阶段,团队成员们需要按照项目计划书的要求按时保质保量完成任务,这要求PM及时跟踪成员们的项目进度,确保项目进展那么针对中长期和短期的项目跟踪,PM可以通过不同的方式来进行。

(1)针对中长期的项目跟踪,可以制定项目里程碑。项目里程碑标志着项目中的重要时间点,BoardMix白板的里程碑可以做到分解项目,记录项目的关键节点,这样可以提醒团队成员按时高效完成阶段任务,从而推动项目按时完成。

项目里程碑

项目里程碑

(2)针对短期的项目跟踪,就可以靠周例会进行定时汇报。召开周例会可以遵循以下两个原则:

  • 后看一、前看三原则。后看一是指回顾前一周的项目执行情况,分析工作中遇到的问题或工作中做得好的方面;前看三是指讨论未来三个周的工作计划,并且预测未来三个周工作中可能会遇到的风险。

BoardMix提供很多工作周报模板,既可以回顾总结过往工作,又可以制定将来的工作计划展望,非常适合开周例会时使用。

工作周报模板工作周报模板

  • 两张表原则,即风险表和问题表。这两张表对于项目进展至关重要,PM们需要及时查询项目中可能出现的风险和问题,提前制定好解决方案,避免问题威胁到项目进展。

4. 项目收尾阶段

进入项目收尾阶段,PM们需要关注的最重要的两件事情分别项目验收以及项目成果报告。

首先,PM需要谨记验收工作是从项目开始的第一天便开始了,它贯穿于项目过程的始终。项目验收标准以及验收方法需要从一开始在合同中确定,并且持之以恒,贯穿于整个项目过程中。

其次PM需要进行项目成果报告撰写,这关系到这个项目能不能漂亮地收尾。怎么写项目成果报告会更好呢:搞清楚文档是给谁看的目的是什么管理层或客户想要看到什么样的文档?带着这些问题去写汇报文档,只有给汇报对象看到他想看到的东西,才能够收到好的反馈

BoardMix是一款很好的在线协作工具,它具备非常丰富且强大的功能,集自由布局、画笔、便签、多媒体呈现、脑图、文档等多种创意表达能力于一体,PM尽可以使用它来制作汇报文档,文档制作完成可以通过链接一键分享,还支持演示功能,一个工具就能轻松搞定所有工作,目前个人用户免费,点击BoardMix即可使用!