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在项目管理中有大量可用的 KPI 指标,贯彻于项目发展的整个生命周期中,使用某些类型的KPI指标进行度量就成为项目管理行之有效的衡量方法。本篇文章将会介绍4种入门级的项目管理KPI指标体系,并分享一款简易、好上手,能够辅助项目经理进行项目管理的工具——BoardMix博思在线协作白板,海量的模板社区能让新入门的项目经理快速上手,从而使KPI考核的相关准备工作变得高效便捷!

1. 什么是KPI 指标

KPI 指的是“关键绩效指标”,为Key Performance Indicator的缩略表达形式。它是一种用于衡量是否达到既定目标的数值或数字,常常体现在决定目标成败的重要几项指标之上。KPI 常常作为企业管理的有效评判标准,一方面它是项目管理者判断项目是否取得进展的有效措施,另一方面它也是团队个人阶段目标设立的重要依据。

不同类型部门团队,项目的不同阶段,所需要的KPI 也相应有所不同。例如,销售团队与社群运营团队相比,KPI 指标体系的选择就大有不同。

2. 执行KPI 有什么好处

  • 保持问责制

组织绩效与个人绩效挂钩,如销售团队可以通过KPI来衡量每个人收集的潜在客户数量和完成的销售数量。每个人对某个项目的贡献度都能进行精确计量,以此去促使每个人都能对自己的表现负责。

  • 迅速采取行动

KPI有助于项目管理者对整个项目保持有效的跟踪,基于KPI数值能帮助分析本阶段战略或计划是否运作良好。如果项目经理发现现阶段目标未达成,可以立即采取行动进行调整,及时止损。

项目管理者可以通过召开迭代回顾会的方式进行讨论下一阶段的项目实行方案。这个过程当中,我们可以使用BoardMix博思在线白板中的会议复盘模版。其中已为我们设定了清晰的会议流程,它能极大提高会议效率,帮助项目管理者及时总结出问题,对项目方案作出调整。

迭代回顾会

  • 让团队成员一起参与

整个团队都使用同一个评价体系进行评价,每个人都可以很好参与进来。这种方式也便于进行成员间表现的对比,促进公平性。

  • 衡量企业的整体健康状况

KPI 能提供关于业务运作情况的报告。帮助分析了解使业务获利或使其处于亏损状态内部的影响因素。此外,还能数据当中从中发现当下市场的流行趋势,便于把握企业发展的方向。

3. 4种项目管理KPI指标体系

业务需求不同,公司规模差异等都会影响KPI类型的选择。作为项目管理者首先应当根据项目及团队的实际情况确立考核的相关流程以及确定考核涉及到的KPI相关指标。以私域运营为例,我们可以借助BoardMix博思在线协作白板梳理出私域运营相关考核内容及流程,包括确定考核的指标、制定确定单项考核流程图等。

私域运营SOP及考核模板

私域运营SOP及考核模板

对于初级项目经理来说,以下四大类型的KPI指标体系需要及时掌握,方便自身能快速投身于工作当中。

(1)阶段性KPI考核

主要包括项目流程及衡量工作效率的相关指标,有助于管理者分析当日工作是否都按计划进行。当日的工作计划需定期进行复盘,这里我们同样可以借助BoardMix博思在线协作白板快速将每日工作对应分配到团队个人身上,对每个人的工作进度进行持续追踪。

每日站会模板

每日站会模板

此外,阶段性的KPI考核可以依据下述指标展开,如:

  • 已完成的任务数:该指标可帮助追踪每天完成的任务数。

  • 准时完成百分比:它帮助衡量任务是否按时完成以及任务成功完成的比例。

  • 周期时间:周期时间指标有助于计算完成一项任务所需的平均时间。它非常适合用于估计同类任务所需的时间。

  • 销售数量:它能直观展示每天的销售总数,同时还能清楚了解谁的销售额最多或最少。

  • 错误数量:这种类型的KPI指标有助于指示某个任务由于错误而必须重复的次数,帮助我们进行从中积累经验,及时调整。

  • 花费的时间:该项指标能衡量每个员工在完成某个项目上花费的时间,通过这项指标能帮助衡量完成整个项目所花费的总时间。

(2)绩效 KPI考核

顾名思义,这些类型的KPI可帮助项目管理者根据设定的目标衡量组织的整体绩效。它可以设定为短期的或是长期的。其中涉及到的指标有:

  • 客户满意度:它有助于衡量客户的满意度,以助于判断后续是否需要留住他们。

  • 完成的里程碑数量:表示在一定时期内完成的里程碑总数,方便去评估是否达到阶段性目标。

  • ROI 百分比:通过这项指标能进行评判该项目是否带来了预期的投资回报。简而言之,看看事情是否按计划进行。

  • 取消的项目编号:它有助于快速找到因任何原因取消的项目。

  • 净推荐值:NPS的设置用于衡量用户满意度。

绩效KPI考核模板

绩效KPI考核模板

(3)预算 KPI考核

预算是任何项目中最关键的部分,大多数时候我们都会遇到预算限制或预算超支的问题。因此,预算KPI是项目管理者所必须设定的指标。它们有助于有效地跟踪预算使用情况,并在出现任何重大预算危机时作出提醒。它通常包括:

  • 成本绩效指数:这是预算KPI体系中最重要的指标之一,它有助于帮助我们去判断目前项目实际花费成本是否超过预算成本。

  • 预算差异:它有助于衡量实际预算与初始设定预算之间的差异。

  • 预算创建周期时间:花费在计划、研究和分析预算上的时间称为预算创建周期时间。

  • 计划价值:它指的是完成项目的剩余金额或价值。

在项目管理当中,管理者有必要衡量整个项目的计划价值,因为它可以帮助及时进行项目调整。比如说,如果你的口袋里有40美元并且已经花费了其中的 50%,那么剩下的20美元将作为计划价值。经常检查这个值是否足以完成剩余的项目,有助于我们对项目总体进行把握,否则有可能会出现预算增多的情况。

(4)时间线 KPI考核

随着项目的进展,团队通常会失去士气或拖延。因而,把握好时间线是项目能按时交付的重要因素之一。作为项目管理者有必要对“时间”进行严格把控,成为推动团队工作的督促力量,并使整个项目保持在正轨上。

依靠自己去绘制项目时间线流程图会稍显复杂,BoardMix博思在线白板官方提供的时间轴模版就可以协助我们高效完成这个工作。它能快速将项目的时间线安排绘制出来,便于项目管理者对关键的节点进行把握。

项目时间线模板

项目时间线模板

每个阶段对于项目的分析可以依据下述几个指标进行:

  • 计划的小时数与花费的时间:展示原始时间安排并将其与实际花费的时间量进行比较,有助于揭示延误的原因,对个人绩效对评定也是有益的。

  • 资源容量:它是参与一个项目的人数和他们可用于该项目的时间百分比的乘积,非常适合根据项目需求分配准确的资源。

  • 进度调整次数:这个指标有助于展示出一个项目由于意外延误而经历进度调整的次数。

  • 花费时间:此项指标在组织 KPI那部分内容已经提到过,它同样能用于衡量每个团队和个人的时间方面的进度。

项目任务表模板

项目任务表模板

此外,还有许多其他类型的KPI指标,可以根据业务类型及组织特点来选择最佳的KPI类型,如:

  • 渠道流量:团队成员通过每个渠道或社交媒体积累了多少流量?

  • 渠道收入:衡量每个渠道产生的收入。

  • 每个潜在客户的成本:衡量每个潜在客户所需的成本。

  • 产生的潜在客户:衡量每天、每周或每月产生的潜在客户总数。

  • 点击率:指明内容的 CPR 率。

  • 新销售额:每天或每周产生多少新销售额?

  • 销售增长:销售增长的总体百分比是多少?

最后,大多数人抱怨他们的业务不成功,但他们甚至都不知道是什么原因导致业务方面难以取得突破性进展。KPI 就如同是一个指向标,通过量化的方式能帮助管理者明晰业务及项目的优劣之处,并能帮助管理者在项目推进的过程当中及时做出调整与修改。

如果刚接触项目管理的你还存在着纠结要使用何种工具来辅助项目管理工作完成的困扰时,不妨试一试BoardMix博思在线白板,它可以轻松帮助你制定满足需求的KPI考核表,其模板社区有丰富的KPI模板可以一键免费套用,有需要的朋友可以打开BoardMix博思在线协作白板获取源模板。