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没有项目管理时间表,任何项目计划都是不完整的。项目管理时间表将项目从开始到结束的过程进行可视化展示,提高了团队的工作效率。因此,规范建立项目管理时间表很有必要,本篇文章BoardMix博思白板将讲解建立项目管理时间表的7个步骤。

1. 编写项目范围说明书

确定项目范围是建立项目管理时间表之前需要完成的一项工作,项目范围说明书概述了计划在项目结束时产生什么样的可交付成果。 

2. 划分工作分解结构(WBS)

根据项目范围说明书,在BoardMix博思在线协作白板中绘制工作分解结构图,将预期成果划分为一个个更小的部分。例如最终需要交付的成果是50平方千米的菜园,该菜园包含了西红柿、辣椒、土豆、豌豆和玉米,那么你可以使用工作分解结构图将可交付的成果分解为:

  • 10平方米千米的西红柿地;

  • 10平方米千米的辣椒地;

  • 10平方米千米的土豆地;

  • 10平方米千米的豌豆地;

  • 10平方米千米的玉米地。

划分出来的每一个小部分即子交付结果,可称为工作包。使用BoardMix博思在线协作白板绘制工作分解结构图,可以插入思维导图模板,并添加各种图片或者符号。

工作分解结构

3. 将每个工作包分解为任务

接下来,你就可以将每个工作包制作成一个待办事项列表。想想在项目进展的过程中需要发生什么或者准备些什么?

在BoardMix博思在线协作白板左侧的工具栏中插入表格,记录下你要准备的材料,并为其中相似的任务添加相同的颜色,这个过程能够帮助你确定任务之间的关系。

分解为任务

4. 确定任务之间的关系

分解完任务以后,你还要确定它们之间的关系,例如,在种植番茄前,要先耕地。这种情况的关系相对简单,项目管理时间线设计也会比较容易,但是对于更为复杂的关系可能还需要和团队进行协商以确定完成任务的先后次序。

创建流程图或图表有助于可视化和识别这些关系,而使用便签或者不同颜色来指定负责人也会使图看起来更加清晰。在这里,将使用BoardMix博思在线协作白板为你展示种植番茄和玉米的项目管理情况。

确定任务之间的关系

5. 规划项目时间

回到项目管理时间表中,在确定完任务之间的关系后,需要考虑完成每项任务的时间。可以在图中添加泳道,以显示购买种子所需的时间。

规划项目时间

6. 确定关键时间节点

在项目的某些关键节点时,需要关注任务的完成情况。这样才能及时调整计划,不至于影响到最后的项目成果。

在BoardMix博思在线协作白板中插入项目时间线模板,添加项目关键时间节点,方便接下来跟进工作进度跟踪。

项目时间线模板

项目时间线模板

7. 建立项目管理时间表

在做完所有准备工作后,是时候建立项目管理时间表了。将任务从头到尾排列,调整它们的长度以反映分配的时间量,然后添加关键节点以完善任务。使用BoardMix博思在线协作白板建立项目管理时间表的步骤如下:

  • 首先,在BoardMix博思在线协作白板选择免费的项目管理时间表模板,插入到白板中。

  • 接下来,设定项目的开始和结束日期并调整标签。

  • 然后,选择使用直线时间线还是多种颜色块时间线。直线时间线有助于识别关键节点,而多种颜色块时间线能更容易可视化团队和特定任务进度。 

  • 接着根据项目的时间线确定项目的标签。标签可以以秒、小时、天、周甚至年为单位。

  • 对不同的时间线进行颜色编码以组织项目,确保团队或每个人都在项目管理时间表上。

  • 最后把项目关键事项的完成进度、相关责任人填写在表中,也可让团队和你一起在线协作完成任务的进度计划,这样能够更清楚每个人要做些什么以及完成的效果。

项目管理时间表

项目管理时间表

准备好开始了吗?在BoardMix博思在线协作白板上绘制项目管理时间表,让整个项目保持在正轨上,同时还能监督项目的进展情况,还等什么?快来试试吧!