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在工作中遇到无法识别和无法诊断的问题时,需要做的是将问题抽丝剥茧,找到解决问题的关键因素。那么在寻找关键因素时,应该用什么方法能够做到快速识别,并达到“一招制敌”的作用呢?因此,5Why分析应运而生。

它的本质就是挖掘出影响结果的成因,针对成因采取对应的解决方法,从而达到提高企业生产经营的目的。下图是来自博思BoardMix白板模板社区中心的5Why分析法模型,可以帮助你快速创建分析模型,找到问题根源。

5Why分析法模型

1. 什么是5Why分析法

顾名思义,5Why翻译出来就是5个为什么,也就是五问,即为什么-为什么的分析方法。它是一种分析影响问题根本原因的方法,是由丰田集团的创始人丰田佐吉提出,旨在针对问题连续提出5个为什么达到解决问题的根本目的。在分析的过程中有可能需要多次的连续分析,直到找到问题的根源才会停止提问。

5Why分析法

2. 5Why分析法的四个关键点

利用5Why分析法分析问题时,应当以结果为出发点,沿着因果关系的链条,透过层层障碍扎到根本原因,这个过程有以下个关键点需要注意:

  • 问题现状描述

在问题描述的过程中,需要精准识别问题,对问题进行因果分析,将问题在哪个环节产生的,产生的机制以及与该此问题有关联因素的要点剖析出来。

  • 原因循环分析

在原因分析的过程中,需要引导出5个为什么来识别出影响问题的根本原因可以提出为什么会发生、为什么没有及时预警和发现、为什么系统会允许该问题发生等一系列为什么来精确识别。虽然这个分析构成可能不止5个为什么,但最终的结果是准确的找到了核心成因就是成功的。

  • 问题纠偏机制

在问题纠偏的过程中,需要采取明确具体的措施来解决问题,至少是成因背后的高效解决方法。

  • 经验总结和预防

在总结和预防的过程中,需要确保的是问题不会再次发生,并且通过此次问题分析,能够吸取经验,不断提高。

3. 5Why分析法的八大步骤

在对5Why分析有了具体的了解,该用何种方法来进行绘制呢其实绘制的方法很简单,我们可以使用博思BoardMix白板来绘制5Why分析法模型

博思BoardMix白板是一款集自由布局、画笔、便签、脑图等多种创意表达于一体的在线协作白板,支持在线多人实时协作、在线会议,提供了在线实时协作、无限画布和丰富的绘图功能它的模板社区中就包括5Why分析法模型,可一键免费套用,快速创建5Why分析方案。

步骤一:精准识别问题

首先需要梳理掌握的信息,第一步只是开始了解这个问题,并没有掌握详细的事实,因此需要整理,确保识别到精确的问题。也就是问:我知道什么?

步骤二:澄清问题

澄清问题主要是为了得到更加清楚的理解,也就是问:实际发生了什么?

步骤三:拆解问题

在这个步骤中,可以将问题拆解为若干个独立的元素。也就是问:关于这个问题我还能知道什么?

步骤四:剖析原因

到了第四个步骤是分析的关键,我们需要把焦点集中到识别问题发生的原因上。这个过程中需要追溯和了解首要因素的核心点。也就是问:除了当前的信息获取渠道,是否还存在着其他信息的来源?

步骤五:把控问题的方向

第五个步骤中,在提出为什么的时候,需要考虑“什么时候(when)”“谁(who)”“怎样(how)”“time(时间)”等涉及问题产生频率的本质原因。

步骤六:识别核心原因

在识别核心原因的过程中,可以通过反复的验证和推论,来得出影响问题的直接原因。

步骤七:建立关系链条

找到了影响问题的核心因素后,通过建立一条从成因到结果的关系链条来确认问题的解决机制是否存在,也就是“5Why”的回答循环终止。

步骤八:明确解决方案

既然已经明确得到了是什么因素导致了问题的出现,那么就按照链条终端的分析结果来明确解决方案,并通过纠正措施来防止此类问题再次发生。

总的来说,5Why分析法,是一种找到问题真因的诊断性技术,其关键在于鼓励解决问题的人,通过反复的提问,努力避开主观或自负的假设和逻辑陷阱,从结果着手,沿着因果关系逻辑链条,顺藤摸瓜,直至找出原有问题的根本原因。让我们打开博思BoardMix使用5Why分析法模型来开展寻找问题根源的旅程吧~