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在线协作文档工具实际上是电子笔记和office文档的广泛总称。在线协作文档的亮点是该软件可以由多人在线同步实时编辑,实时保存文档,在团队合作中可以大大提高协作效率,对于文档的传输,也更具安全性,数据信息不容易丢失。

在线协作文档工具方便不同职能部门之间的信息互通,例如,对于设计团队来说,在线协作文档工具有利于实现设计资源有效共享,有效减少因信息不畅造成的设计成果浪费,提升设计效率,减少内部损耗,提高设计资源利用率。

下面分享高效率团队常用的5款在线协作文档工具:

1. Google 文档

Google文档

Google文档即谷歌办公套件,类似于微软的Office的一套在线办公软件,可以处理和搜索文档、表格、幻灯片,并可以通过网络和他人分享,有Google的帐号就能使用。谷歌文档包括在线文档、电子表格和演示文稿三类。

主要功能优势

  • 一键式链接分享,有利于高效协作。

  • 模板功能,为在线协作提供高效模板。

  • 绘图功能,改善了传统文档工具功能单一的缺陷。

  • 自动保存功能,确保团队不会丢失任何重要信息 。

  • 查找和替换功能,有助于快速查找术语。

缺点

  • 在不使用 Chrome 扩展程序的情况下需要联网 

  • 不支持 PDF 注释功能

工具定价

基本功能是免费提供,对于附加功能,付费计划的起价为每月 6 美元/用户。

2. BoardMix博思在线协作白板

BoardMix博思在线协作白板

BoardMix是建立在白板上的协作工具,能打破空间限制,满足我们随时随地进行在线文档编辑、远程演示、进度追踪等能力的需求。远程办公下,无论是文档、表格、幻灯片,甚至是思维导图和流程图,BoardMix博思在线白板都支持多人同时协作编辑,修改痕迹标注清晰、一目了然,确保团队成员同频沟通。

BoardMix博思在线协作白板拥有一个无限延伸的线上协作空间,每个参与协作的成员都能通过手绘、便利贴、上传word、ppt、pdf、图片等各类文件进行讨论。它还提供非常多组件化的能力,通过多元化、视觉化的内容呈现,可以快速将脑袋里的想法具象化、视觉化,让问题的沟通和解决变得更容易。

BoardMix博思在线协作白板

就在线协作文档工具而言,BoardMix博思在线协作白板的功能是作为强大的,集成性也是较为优秀的。

主要功能优势

  • 支持流程图、思维导图等多种图表的制作,配备模板免费一键使用。

  • 支持团队实时协作,实时更新同步各成员编辑的内容, 一键链接式分享。

  • 内容实时云端存储,不惧网络不稳定等问题。

  • 具备在线会议功能(支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、zoom、瞩目、企业微信),可在制作流程图的同时进行线上会议,实时讨论交流。

  • 画板大小无限延伸,随心缩放,可以满足全部团队成员在线协作编辑需求。

  • 支持多终端打开,具备在线评论功能。

  • 支持团队头脑风暴,集思广益进行协同设计。

缺点

  • 未配备单独的记事本功能

工具定价

所有功能均面向全部用户免费提供

3. ClickUp

ClickUp

ClickUp是市面上的主流在线协作文档工具之一。

主要功能优势

  • ClickUp 的注释和校对功能,可将反馈添加到 PNG、GIF、PEG、WEBP 和 PDF 文件,突出重点。

  • 评论功能,允许团队通过在任务中共享图像、链接和视频进行交流。

  • 记事本功能,方便团队成员创建简单的待办事项列表。

  • 实时编辑功能,与其他团队成员一起编辑文档以最大化协作。

  • 协作检测功能,随时查看查看团队成员何时查看、评论或编辑文档。

缺点

  • 不支持白标功能

  • 仪表板的导出功能尚需健全

工具定价

具有功能较为丰富的免费计划,付费计划从每个用户每月 5 美元起。

4. OneDrive

OneDrive

OneDrive是一款 Microsoft 云存储应用程序,可让团队通过在云中存储和共享文件进行协作,在线协作功能较为完善。

主要功能优势

  • 具备用于文件共享的云存储空间,文档共享便捷安全。

  • 版本控制可帮助您的团队管理起草和修订。

  • 实时消息提醒的评论通知功能,方便在线协作。

  • 权限管理功能,明确团队成员有关权限。

  • 文档审查和反馈收集功能,便于成员间在线审查反馈。

缺点

  • 无法实现微软以外的校对、编辑和共享文档

  • 没有内置记事本功能

  • 隐私问题尚有待健全

工具定价

无免费定价计划,收费计划每月 5 美元/用户开始

5. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE是一个开源式文档协作工具,适用于任何规模的企业和个人使用。

主要功能优势

  • 具备文本文档、电子表格和演示文稿的协作编辑器。

  • 实时跟踪文档的版本变动、支持文档比较。

  • 内置文档聊天、Telegram 和 Jitsi 插件 ,方便成员协作沟通。

  • 设置高级共享权限(评论、审阅、表单填写、自定义过滤)和外部链接访问 。

缺点

  • 无法实时查看在线协作文件的更改用户以及更改时间

  • 查找和替换功能有待完善

工具定价

ONLYOFFICE Workspace 的云版本对最多 5 个用户的小型团队免费。商业计划的起价为每位用户/月 4 美元。