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一套标准化的规则以及操作流程是每一个组织都需要的,这有助于组织在日常繁忙的工作中保证运营的高质量以及一致性。因此,每个公司都建立了属于自己的SOP。本篇文章BoardMix博思在线白板将带大家了解如何制作一张通俗易懂的工作流程SOP,从而让工作更加标准化,提升工作效率。

1. 什么是SOP

SOP(Standard Operation Procedure)是一套在组织中准确执行重要的、常规的或重复的活动或流程的书面指南。每个公司都有其特定的SOP,可以帮助公司维护质量保证和控制质量流程。需要注意的是,SOP是对一个过程而不是对结果的描述,从企业整体来看,SOP不只是单个的,而是一个整体和体系。

SOP的适用范围十分广泛,从作业手册、机器生产再到公司项目关键流程制定,都可以使用SOP,因为这有助于:

  • 确保产品和服务的安全和质量;

  • 消除不同员工在不同工作地点或工厂进行任务的程序与流程差异,从而确保流程一致性;

  • 实现对工作流程的控制,进而获得改进机会;

  • 作为培训和入职新员工的良好基础。

2. SOP的4种格式

  • 清单形式

可以使用BoardMix博思在线白板中的待办事项清单,列出要执行的不同任务,这种形式比较适合不需要进行详细说明的小型团队或者个人。

待办事项清单

待办事项清单

  • 表格形式

这种呈现方式简单易懂,规则对应清晰。

表格形式

  • 流程图形式

这种格式有助于简化复杂的程序步骤,强调了每一个操作步骤具体是怎样连接的,有助于清楚概述操作流程,该格式非常适合在BoardMix博思在线白板进行实际操作。

流程图形式

  • 文档形式

即文字+图片的形式。使用这种形式编写工作SOP时,首先要统一好字体、段落格式;其次还可以插入相应图片,从而更加清楚直观了解操作流程。

3. 编写SOP的步骤

在了解了工作流程SOP的含义以及类型之后,接下来本文要分享的便是如何在BoardMix博思在线白板编写工作流程SOP。

下图是在BoardMix博思在线白板绘制的“编写工作流程SOP的步骤”流程图:

编写工作流程SOP的步骤

步骤1:确定程序

首先要确定编写的流程、活动或工作流。这就需要编写者了解他们日常需要执行的步骤,并将所获取的信息做成列表形式。

步骤2:确定目标

接下来,编写者要确定进行工作SOP的目标,确定了工作SOP的目标有助于编写者更好的构建它。

步骤3:选择形式

工作SOP有多种格式,编写者根据实际需要选择其中一种,从而满足不同的业务需要和流程需要。

例如,现如今医美领域是一个火热的行业,根据医美行业的工作人员采访可知,这个行业在寻找客源时也有属于自己独特的SOP流程,接下来将采用流程图形式绘制医美客服与顾客之间的对话SOP。

工作流程SOP

从上述工作流程SOP中可以看出,医美行业聊天有一套固定模式,不仅如此还拥有相似的话术模板,此种情况不仅限于医美行业,在诸多行业都是如此。

步骤4:确定创建者和利益相关人

在为多任务流程编写工作流程SOP时,需要确定参与编写的人员,其中可以利用多个相关人员的经验,从而使整个工作流程SOP流程显得更加专业与流畅。无论是主题专家还是内部参与人员,他们所必须具备的特点就是对整个流程有着清楚、深入的了解。

步骤5:确定受众

即明确谁会使用这份工作流程SOP,受众可能是没有任何经验的新员工,也有可能是已经从事过多次流程的老员工,因而了解受众需求有助于帮助编写者更好地安排SOP的详细程度。

步骤6:创建SOP大纲

即明确SOP的几大要素,分别是标题页(包含有相关SOP信息,如名称、创建日期、创建者等)、目录(可以帮助受众更快、更轻松浏览文档)、准备信息、选择方法和程序、质量控制与保证以及参考资料和词汇表(即在这部分列出整篇文档中所引用的外部资源,详细解释SOP中所引用的术语)。

步骤7:审查SOP

工作流程SOP需要保持更新,因为程序有可能会发生变化。按照一般规则,每隔1-2年就应当重新审阅和检查SOP,以确保SOP与所执行的任务是相关的。

以上,便是编写一份工作SOP的全部步骤,相信大家已经有所了解,接下来可以打开BoardMix博思在线白板官网,根据上述步骤编写SOP。

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