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企业项目管理涉及“将知识、技能、工具和技术应用于广泛的活动,以满足特定任务的要求”,有条理的项目管理方法是维系公司整个业务运作的重点。由于当今商业界存在大量复杂且具有技术挑战性的项目,因此开发一个强大的项目管理模板已经成为一项越来越重要的技能。据统计,在美国,每投资10亿美元,就有1.22亿美元因为缺乏项目绩效而浪费掉。

因此,对于企业来说,在项目规划中使用SMART目标管理至关重要。本篇文章将通过使用BoardMix博思在线协作白板来帮助企业简化项目规划流程,正确使用SMART项目管理法则,一起来看看吧!

1. 什么是SMART法则

SMART法则是为了利于员工更加明确高效地工作,更是为了管理者将来对员工实施绩效考核时提供考核目标和考核标准,使考核更加科学化、规范化,更能保证考核的公正、公开与公平。BoardMix博思在线协作白板社区有现成的项目管理SMART模板可免费套用,借助模板可以快速制定出项目目标。

SMART法则

项目管理SMART模板

其中,使用项目管理SMART策略要回答下面四个问题:

  • 我们需要完成什么?
  • 我们为什么要这样做?
  • 谁会参与这个过程?
  • 必需资源从哪里来?

2. 如何在项目管理中使用SMART

那么,如何在项目管理使用SMART法则呢?SMART法则是由五个英文的首字母组成,分别代表Specific明确具体的、Measurable可衡量的、Attainable可实现的、Relevant相关联、Time-bound有时限的,如下图所示:

SMART法则

(1)明确性——设定目标大纲

首先,你需要知道朝着重点方向的主要目标和实现主要目标所需的小目标。仔细了解项目任务的范围,明确你想要完成什么以及它跟你的整体任务有何关系。比如说,假设你正在你的网站上开发一个新的实时聊天功能,虽然会有很多小目标来确保新功能的顺利完成,但总体目标还是提高用户的支持率。

在任意一个项目中,你都需要考虑到的一些别的重点目标:

  • 按时完成工作
  • 不超出预算
  • 提高产品交付

在这个过程中,首先要着眼于大的目标,设定一个大目标可为整个项目奠定基础,让它不偏离轨道。接下来,你就可以知道自己需要具体做什么来实现这个目标。目标也是分层次的,比较大的目标一定要拆分为多个小目标或关键任务,这样才便于执行和跟踪。

(2)衡量性——创建可交付成果

创建可交付成果是项目的重点,它是项目从头到尾的参考点。一般来说,在整个项目管理中有两种类型的可交付成果需要考虑:计划和过程。

项目可交付成果是基于特定需求的结果,这些结果通常是有形的。如某公司请你代工生产手机,但手机制作工艺复杂,你就得先把手机制作工艺研究出来。那么你研究的这项工艺也是你的可交付成果之一,但最重要的可交付成果还是生产出来的手机。

交付过程是关于实现结果的一系列细节,而这也与项目的执行方式有关。

  • 第一步,确定项目的可交付成果。它们将如何产生?又有哪些项目优先?
  • 第二步,确定项目过程交付物。决定项目是否优先完成的是什么?KPIs是多少?

这些可交付成果是整个过程的蓝图,所以要确保每一项都定义明确,且灰色地带最小化。

(3)可实现性——分配好任务

没有一个成熟的团队的话,你的项目就难以成功。但是,没有一个合适的制度平台来分配任务,一流的团队也难以发挥其作用,毕竟项目管理是典型的团队工作。在项目进行中大概率需要进行跨部门合作,这也受你设定的目标和经营规模的影响。确定了任务的优先级以后,经理就要负责委派工作的任务。

面对繁杂的任务分配和团队协作,我们可以借助高效的项目管理软件——BoardMix博思在线协作白板来简化这些类型的任务。使用BoardMix博思白板在线白板中的项目管理计划模板可以帮助项目经理制作一份项目计划分配表,让团队成员全面了解项目进度及任务分配情况,以便更好地分配和跟进任务。

项目管理软件

项目计划模板

(4)相关性——注意风险因素

制定项目目标,一定要从实际出发,目标内容的确定必须与企业的宗旨和产品愿景相关联。在分解项目目标任务时,需与员工的职责相关联,使组织目标成为员工日常的一部分。同时,不管你在项目中做了多少事前规划,也总会有一些意外发生让一切偏离轨道。优秀项目经理应该发现未知风险,在这基础上尽可能多的对潜在风险进行集体讨论。设想最坏的情况,再制定一个计划说明当这些问题出现时应该怎么办。

(5)时限性——设定项目时间轴

设定截止日期会让员工产生紧迫感。未来一个月内,还是一个季度内完成任务?任务需要有一个明确的时间期限。没有时间期限的目标就难以考核,上下级对于目标的轻重缓急认识不一。同时,设定的时间期限也要符合现实。

对项目及其所需的一切进行透彻的研究,研究越详细,时间轴就越准确。在业务早期阶段可以使用甘特图,甘特图是表达项目完成进度的最有效模板之一。每个任务都用一个对应日期范围的条形图来表示,通过甘特图可以清楚地表示出每项任务的时长、进度。

BoardMix博思在线白板的模板中心同样带有甘特图模板,项目经理可一键免费使用,轻松完成任务时间轴,标注出每个人任务完成状态以及工期长短,清楚地传达任务的持续时间。

甘特图

项目甘特图模板

在BoardMix博思在线白板中绘制项目甘特图,你可以轻松做出项目中的工作进度规划,让你工作计划变得更加高效,同时呈现出的工作报告也更加高级!其内置丰富多样的工具箱,能够导入亿图的插件功能,既可以加载到工具箱中使用,也可以独立运行,具有调用方便、灵活高效的优点,兼容性极强。

综上所述,在项目管理中使用SMART目标管理法则是确保项目成功的最好方法之一。但不管每一项工作做了多么充分的准备,你的团队都需要经过几次尝试才能达到最好状态。同时,还需要给予团队批判性反馈,在每一阶段工作完成后组织召开复盘会,与团队成员一起评估评估哪些地方完成得很好,哪些地方还需要改进。在制定任务目标的同时,适当配套激励制度和措施也是非常有必要的!