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我们日常时间紧促的最大祸首就是不恰当的任务安排。当手头正在干一件事情的时候又有新的任务不断涌入,你感到不知所措的时候肯定会觉得任务清单已经超过了自己的能力可及范围。但其实这可能是因为你没有做好关于“如何创建待办事项清单”的训练。本篇文章将使用BoardMix博思白板来学习管理时间的1-3-5法和四象限法的时间管理

BoardMix博思白板

1. 时间管理的1-3-5法则

1-3-5法则是一个可以管理好你的办事清单的好办法。简而言之,1-3-5法则就是选择1项大任务,3项中型任务和5项小任务。

比如对于学生党来说,一项大任务可以是阅读一篇文献;中型任务可以是做组会ppt修改、项目计划书的完善 、小红书内容构思;小任务可以是快递退货、网课课后题 、图书馆还书、收拾桌子、给妈妈打视频电话。

我们可以利用BoardMix博思白板来绘制,在BoardMix博思白板内有丰富的素材模板可以直接套用,根据自己的需求我们可以制作出可视化的任务清单,最好在当日早上明确地列出来今天一天的计划,制作一份漂亮且清晰的任务表开启一整天!

时间管理的1-3-5法则

从清单中我们可以清晰地看得出来1-3-5法则的优点:

  • 让我们更专注于高价值的任务

因为清单中的大任务只有一个,所以我们更倾向于列出那些最高优先级的项目立马去完成,在列清单的时候我们能够梳理出自己最棘手的一件事。

  • 让一天的时间更规整有序

我们在1-3-5法则中列举出的九件事情要全部完成的话,大概花费八个小时由此我们其实可以看的出来自己一天的工作量大概在多少,从而不会给自己过多的安排事情,从而导致大量的清单做不到,到最后自暴自弃。明确且合理的清单让我们对自己的时间更加有掌控。

2. “四象限”时间管理法

四象限法顾名思义就是将任务根据各自的优先级分配到不同的象限。在日常生活中,我们其实可以发现自己生活混乱的原因就是没有分清楚事情的轻重缓急,接到任务到手就做,也没有一个清晰的从重要到没那么重要的分析,这样只会让时间没有花在重要的事情上,从而出现瞎忙的情况,却没有做好事情。

因此“四象限”法可以让我们把事情根据优先级分配到四个区域通常来说,我们可以把要长期坚持每天做的任务放到第二象限内,第一象限则为当日要紧急处理的事情。因为第一象限为最重要的事情,所以要最避免自己将精力陷入不那么重要都第三和第四象限事物中,从而耽误完成第一象限的事情。

我们可以借助BoardMix博思白板内现成的四象限模板,制作自己的“四象限”计划表。在BoardMix博思白板内有十分丰富的工具可以使用,如果要另外加一些备注,可以在旁边贴上便利贴。BoardMix博思白板可以无限放大,版面使用十分自由!

“四象限”时间管理法

四象限时间管理模板

第一象限放:今日组会制作ppt、项目计划书截稿;

第二象限放:每日英语单词记忆、慢跑半小时、阅读半小时;

第三象限放:上网课、兼职写稿;

第四象限放:和妈妈打电话、放倒垃圾、整理房间。这样可以明显看出什么事情必须要立马完成,什么要坚持抽出时间来做,什么可以先缓缓。

四象限时间管理模板

最后,我们要让清单更加完美,我们可以注意一下几点:

  • 对于那些十分钟左右的小任务,我们可以抽出30-45分钟来批量处理,比如看邮件、倒垃圾、整理桌面、刷牙这些事情。
  • 相比于用纸笔来记每日任务,不如选择更加好用的电子清单。BoardMix博思白板可以实时更新,而且比手写记录更加整洁美观,在后期做每月整理的时候也更加轻松。
  • 坚持做清单管理。可能在刚开始做清单管理的时候会觉得还挺有效果,做了一段时间之后又松散了下来,请一定要记住坚持下去,把做时间管理纪录养成习惯。

相信看完了以上两种方法之后,你一定有了更加明确的时间管理方法,那就不要犹豫,加入BoardMix博思白板中,一起每日坚持制定一天的时间管理手册吧!现在个人用户免费,点击BoardMix可立即使用!