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1. 什么是业务需求文档

(1)业务需求文档概述了应该做什么以及为什么需要执行项目可交付成果。它概述了项目交付的核心价值,业务所提供的解决方案解决的问题,项目生命周期的基础。

(2)在业务需求文档中,需要强调项目的最终结果,应该是什么,保证大方向的清晰。当向项目发生变更时,必须修改业务需求文档以反映该变更。

(3)业务需求文档中包括了项目的业务解决方案和技术解决方案。业务需求文档有助于回答业务需要什么的问题它还回答了项目将如何交付,并包含交付的软件、产品或服务必须提供的功能和业务需求的优先列表。

(4)业务需求文档的撰写过程,不只是项目经理或者管理层一个人的事,整个项目团队都需要参与此过程,并且通过会议讨论,确定如何实施项目交付并满足业务需求。这个过程,客户(利益相关者)最好也参与其中,并且必须在计划实施之前就计划达成一致。

因此项目经理需要一个能够组织任务并连接整个项目团队的项目管理软件。目前受到许多项目团队喜爱的BoardMix博思在线白板就是一款非常好用的项目管理软件,BoardMix白板能够快速完成业务需求管理,凭借其强大的绘图功能和丰富的模板库,让项目经理可以自轻松编写专业的业务需求文档,还可以在线开展多方会议,随时与团队成员保持密切沟通与协同,同时保存会议内容。

业务需求管理

2. 业务需求文档的组成部分

一个完整的业务需求文档,主要由以下七个部分构成

(1)摘要

摘要在业务需求文档中起到了提纲挈领的作用,它提供组织的概况业务目标以及所面临的挑战。作为项目经理,需要在摘要中简单解释这些问题以及企业试图实现的目标,以确保团队每个人都在同一起跑线上。这部分应该应该很多,起到一个总结的作用。

(2)项目目标

在总结了在项目中需要解决的问题后,接下来的工作是明确定义项目的目标。对项目目标的清晰定义,有助于在项目初期阶段,让企业和客户的要求更加明确,让利益相关者和项目团队更快达成共识。项目目标应该遵循SMART原则,即具体的、可衡量的、可达成的、相关性的和有时间限制的,项目经理可以使用BoardMix白板中的SMART原则模板来制定项目目标。

SMART原则SMART原则

(3)项目范围

项目范围应详细定义项目所涵盖的内容,以及明确哪些内容会使项目超出范围。项目范围为项目创造了一个清晰的边界,明确项目范围,也更进一步让利益相关者和团队在商业目标和高层成果上达成一致。

(4)业务要求

在这里,项目经理要列出业务需求或必须完成的关键活动这些业务需求应该同时满足利益相关者和客户的需求。这个部分包括一个必须完成的工作流程,一个流程所需的各种数据,或者一个管理该流程和数据的详细规则。项目经理可以利用BoardMix白板的项目管理流程图模板,或在此基础上进行修改,将业务流程和工作要求逐步列出,一目了然。

项目管理流程图项目管理流程图

(5)关键利益相关者

列出项目中的关键利益相关者这些人可能是部门以外的人,包括客户和第三方等。这些信息需要分发给任务涉及的所有人员及管理层,让每个人明确自己在项目中的角色和职责

明确了关键利益相关者才有利于项目经理更好地分配任务,项目经理可以通过BoardMix白板中的项目计划模板来列出任务清单和阶段性的目标,为每位成员分配任务和完成期限,同时保持持续跟进。

项目计划模板项目计划模板

(6)项目限制条件

这部分内容需要明确项目的限制条件或局限所在,包括业务明显的和可能存在的问题、障碍等。定义项目的受限部分,并与项目团队分享这些限制因素,这样他们就能尽早知道任何潜在的障碍。为了让他们清除、避免这些障碍,项目经理需要采取针对性的培训或分配相关资源,以帮助项目运行保持正轨。

(7)成本效益分析

通过成本效益分析帮助项目经理和领导层更好的确定与项目相关收入支出,以及这个业务是否值得,并对盈利情况心里有数。这需要首先确定项目的相关成本,如前期开发成本、意外成本、未来运营成本以及有形和无形的成本,还有这个项目可以获得的收益。

以上便是业务需求文档的七个组成部分,项目经理可以利用BoardMix白板来进行编写。BoardMix支持文本、便签、表格、图表、流程图、思维导图等多种表达方式,支持腾讯会议、飞书会议、钉钉和企业微信等视频会议软件接入,能够满足项目经理从资料收集、沟通协作到正式文档编写的全部需求。

编写需求文档BoardMix在线创作

3. 编写需求文档注意事项

(1)彻底的前期需求调查和信息收集

需求调查和信息收集是确定项目所有必要需求的过程。这意味着从项目开始到项目结束的一切,明确项目的时间长度、谁将参与以及可能的风险。彻底系统的需求收集,有利于做好前期调查,让业务需求文档建立在充分的数据和现实基础上。

(2)区分业务需求和功能需求

业务需求是需要做什么,比如项目目标以及为什么这对组织来说是重要的。功能需求是指为了实现项目目标,系统或人员应该如何去做

(3)分析利益相关者

利益相关者是业务需求文档中最关键的部分之一。可以通过建立相关利益相关者矩阵,帮助你分析这些利益相关者。通过分析了解利益相关者的需求和期望,了解他们的权力或影响力以及对项目的兴趣程度,这对于项目发展,以及后续的任务安排,也是非常重要的。

掌握以上内容,就可以开始编写项目需求文档了,赶紧打开大企业和优秀项目经理都在用的BoardMix白板开始试试吧