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很多人都有这样的焦虑,忙忙碌碌一整周,周报还是写不出有价值的工作;心里想做的事情,一直拖拉没有行动;总是用了最多的时间做着最没效率的事情……如何做到高度专注,用1分时间换来10分结果?本篇文章将结合BoardMix博思在线协作白板为大家介绍一种全球公认的效率神器——番茄工作法,帮助大家有效减少时间焦虑,提高工作效率和质量。

1. 什么是番茄工作法

番茄工作法是1992年由意大利人弗朗西斯科·西里洛提出的一个时间管理理念,后续被很多作家重新解读和出版。番茄工作法是一个管理简单、执行容易的时间管理方法,使用前要设定番茄钟,番茄钟以25分钟为一个周期,每个周期开始时启用计时器计时,它旨在帮助人们放下心中的时间焦虑,全身心投入到手上的工作中,待计时结束,闹钟响起时就立刻停止工作。对于以短时间作为目标工作的人来说,这是一种增加工作完成满足感的好办法。

番茄钟

2. 如何实行番茄工作法

(1)番茄工作法第一步:整理活动清单

在开启一段工作前,首先将接下来几天甚至于几周的工作活动罗列出来,对自己未来的要完成的工作/学习任务或要参加的活动有一个大致的了解和记录,可以避免忘记重要的事情,也有助于我们清空大脑,专注于工作/学习。

这时候可以使用BoardMix内置的【时间轴模板】记录活动的关键节点和预定事件的时间顺序,以便于确定后续工作努力的大致方向和各项活动任务时间的大体安排。

时间轴模板时间轴模板

(2)番茄工作法第二步:梳理今日待办

每天将今天要做的事情列成清单,对清单进行梳理和分类,将待办任务分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要四个程度范围。依据时间的紧急性和事情的重要性选择首先完成哪个待办任务,从中找到自己的工作节奏,让繁多冗杂的任务完成得更有条理。

BoardMix的模板中心同样可以找到【待办清单模板】,通过这个模板列出待办任务,将时间带来的紧迫感和事情的重要性可视化、直观化,加强我们对时间管理的重视意识,有利于提高工作效率。

番茄工作法从待办清单中预估完成每一项任务的所需时长,采用将大任务拆分、小任务凑时的方式,把所需时长超过七个番茄钟的大任务拆分为多个小任务,将所需时长不到一个番茄钟的小任务凑成一个适合单个番茄钟时长的任务。注意在番茄钟工作法中,时间的最小单位是一个番茄钟。不能把一个番茄钟时间划分成多个,即不能存在半个番茄钟或者一刻钟的番茄时间等类似的情况。

(3)番茄工作法第三步:开启番茄钟

完成前两个步骤之后,就可以开启番茄钟开始进入工作或学习状态。

使用番茄钟时需要注意的几点:

  • 每25分钟=1个番茄钟
  • 每过1个番茄钟时间后,短暂休息5分钟
  • 每过4个番茄钟时间后,长时休息10至50分钟

使用BoardMix白板,可以配合计时器功能设置番茄钟并使用计时器提示音,以便一个番茄时间结束后提醒我们结束工作,进入短暂的五分钟休息时间。开启计时器的连续计时功能可以记录一个番茄钟结束后因休息所超出的时长,反向记录休息时间,以便我们及时进入下一个番茄时间。

番茄工作法

(4)番茄工作法第四步:复盘分析

在完成一天的工作/学习后,及时的复盘和分析有利于提升下一次的工作效率。保持一个好的复盘习惯,这要求我们不仅仅要将一天所做的事情记录下来,还要从回忆完成这些事情的过程中,不断地分析反省自身的问题。例如从以下几个方面反省:

  • 每个待办事项的实际用时是多少?
  • 工作中被打断的次数有多少?
  • 与初始计划相比是否有出入?
  • 在效率方面能否有更多的提升?
  • 待办是否全部完成?

......

复盘的最终目标就是让我们在行动上有所改变,在下一次计划中做的更好。BoardMix白板社区提供丰富的模板案例资源,如察觉之环复盘会等好用的复盘模板,支持一键复用,学习优秀的思维方式;也可以利用BoardMix白板自由绘制图表,进行高效复盘。

复盘模板复盘模板

有好方法的同时需要一个好工具,BoardMix博思白板这款适用于个人办公和团队协作的在线工具,集合自由布局、画笔、文档、表格、幻灯片、便签、脑图等适用于日常办公学习的各种工具,强大的绘图功能允许用户自由绘制思维导图、流程图、UML用例图、甘特图等多种图表。番茄钟工作法配合BoardMix一起使用,摆脱时间焦虑,高效率工作不是幻想!点击马上体验吧!