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大多数项目在实际实行的时候的资源是有限的,这就会涉及到一个项目管理中的常见问题——资源分配。资源管理和合理的资源配置是项目管理的关键要素,对项目的成功起着决定性的作用。

项目资源分配可能很复杂,但是一旦掌握了方法,就可以帮助项目团队提高项目推进的效率。本文将借助BoardMix博思在线协作白板(项目管理必备的团队协作工具)使用分步指南,带你了解什么是项目资源分配以及大厂项目管理专家是如何高效做到资源配置的,一起来看看吧!

1. 什么是资源配置

资源配置管理资源以最好地满足项目在其持续时间内的需求的过程。项目资源分配是指为了达到未来目标而利用现有资源(比如财务资源人力资源、技术资源的计划,尤其是指为达成未来的目标在近期内对资源所做的分配,也指在不同项目或业务部门之间分配资源。

以下是做好项目资源分配的重要性:

  • 项目资源分配可确保有效分配资源并减少购买或外包人员和材料的潜在需求,以此来节省资金。
  • 项目资源分配能很好地明确材料所处位置,确保更少的资源浪费。
  • 项目资源分配可确保每个员工都能分配到合适的工作任务,以此高效地完成工作任务。
  • 项目资源分配可根据资源需求持续更新资源,提高生产力,深入了解未来项目的预期需求。

我们可以在BoardMix博思在线协作白板中可视化项目资源分配的作用,将此文件分享给项目团队成员,以提高大家对项目管理中资源配置的关注,为后续的项目资源分配做好铺垫。

项目资源分配的作用项目资源分配的作用

2. 如何做好资源配置

大企业和大厂的项目管理一般都依靠高协同的项目管理软件来确保项目按预算按时完成。 因此,一旦确定了项目的范围、时间表、预算和要求,就可以开始有效地分配资源。下面将分享大厂项目管理专家总结的五个项目资源分配技巧,帮助你提高项目生产力,持续推进项目进度。

(1)确定可使用的资源

有形资源

主要是指财务资源和实物资源,它们是企业经营管理活动的基础,一般都可以通过目前的会计方式来计算其价值。

无形资源

主要包括时空资源、信息资源、技术资源、品牌资源、文化资源、和管理资源等。相对于有形资源来说,无形资源似乎没有明显的物质载体而看似无形但它们却成为支撑企业发展的基础,能够为企业带来无可比拟的优势。

财务资源

是企业物质要素和非物质要素的货币体现,具体表现为已经发生的能用会计方式记录在账的、能以货币计量的各种经济资源,包括资金、债权和其他权利。反映企业财务资源状况的工具就是企业的一系列财务报表。在企业财务资源系统中,最主要的资源是资金。财力资源是企业业务能力的经济基础,也是其他资源形式和发展的基础条件。

项目管理中的可用资源项目管理中的可用资源

项目经理可以使用诸如BoardMix博思在线协作白板这样的可视化工具帮助确定如何适当地分配项目资源。例如,在定义好项目范围、制定好项目管理时间表和评估好可用资源后,就可以开始制定项目计划。项目计划包括项目进度、任务工作流、资源、关键路径和网络图。

BoardMix博思在线白板的模板中心有现成的项目计划表模板,可以一键免费套用。除了项目计划表外,还有思维导图、流程图、头脑风暴等一系列基础模板,当你一时之间不知道如何创建一份合适的文档时,可以在BoardMix博思在线白板模板社区选择适合的模板直接创建。

项目计划表模板项目计划表模板

(2)制定项目资源分配计划

在项目开始之前,将项目管理人员与项目团队成员召集在一起,项目经理向他们简要介绍项目的资源、目标,由大家共同开会制定出项目资源分配计划表。

随着业务的扩展以及疫情的隔离,在线白板这用远程协作工具越来越成为一个Team能够对工作快速的关键助力。BoardMix博思在线协作白板突破了物理白板在时间与空间上的限制,提供了无限的画布,根据自己需求进行涂鸦、书写、贴便签等操作,还可以对共享文件、编辑文档、评论反馈等操作,让每个人点滴的思路都在项目的大池子中交换流动,在持续的协同中不断推进。我们可以BoardMix博思在线协作白板中的【头脑风暴】模板来高效开展线上项目资源分配团队脑暴会议。

团队头脑风暴模板团队头脑风暴模板

需要注意的是:项目资源分配需要根据生产实际需求,参照生产一线的人员数量和工作量,按比例配置辅助岗位人员,做到人员和工作相匹配,使之既能保质保量,按时完成生产任务,又不浪费资源分配。

(3)设置团队绩效考核,提高资源利用率

合理的资源利用率可确保团队通过将时间花在正确的任务上来推进整个项目。如果同时跟进多个项目,则了解资源利用尤其重要,因为它可以让项目经理更全面地了解项目成员的工作量。

项目经理可以使用一个简单的公式来计算员工的利用率:

总计费时间 ÷ 总可用工作时间 × 100 = 利用率

当然,除了了解项目资源利用率外,更重要的是如何将分配出去的项目资源都高效利用起来?这时,就可以使用 KPI 来衡量团队在可用时间或容量方面的绩效。在项目管理中有大量可用的 KPI 指标,贯彻于项目发展的整个生命周期中。我们可以借助BoardMix博思在线协作白板梳理出项目管理相关考核内容及流程,包括确定考核的指标、制定确定单项考核流程图等,海量的模板社区能让新入门的项目经理快速上手,从而使KPI考核的相关准备工作变得高效便捷!

私域运营SOP及考核模板私域运营SOP及考核模板

(4)利用现代资源管理工具

资源分配计划不仅适用于项目团队,也适用于公司的其他部门。因此,推荐使用BoardMix博思在线协作白板这样的跨部门协作工具,与依赖传统电子表格相比,可以可视化员工可用性的工具更有优势。BoardMix博思在线白板是一款非常轻量且功能强大的在线工具,界面美观简单,支持多人实时在线协作。社区模板有海量分析图表模板,包括项目计划、SWOT分析、甘特图、觉察之环复盘会等多种项目进度管理模板可全部免费使用。

BoardMix博思在线白板此外,BoardMix博思在线白板拥有强大的在线协作功能,支持跨团队在线沟通,可多人在线编辑同一份文件,能够对项目计划和执行过程中的资源进行跟踪,落实资源的分配,能及时发现项目中出现的问题并落实到相关负责人,有效减少项目后续风险,提高项目执行效率。

以下是使用BoardMix博思在线协作进行项目管理的优势:

  • 基于云端的在线白板软件,使用前无需下载App,打开网页版即可在线创作;
  • 完全免费,导图不限制节点数量,导出的图片不会带有水印;
  • 支持嵌入外部应用(例如 Notion)中使用,弥补其他应用没有某项功能的不足;
  • 支持多人在线协作,和团队成员编辑同一份文件,弥补个人思维漏洞;
  • 支持接入外部音频、视频平台,异地办公团队可实时沟通;
  • 海量免费项目管理图表模板,包括项目计划表、时间轴、迭代复盘会等;
  • 可创建专属项目团队空间,文件分享支持可编辑/仅查看,确保项目资产的安全。