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项目管理是一项战略性任务,要高效开展一个新项目的管理,应该采取进阶的方式,以提高效率为主,利用好团队协作工具为辅,随机应变地处理好项目管理中的突发性问题,坚持认真把每一个项目做到完全结束,这才是一个优秀的项目经理应该具备的专业素养。

作为一名优秀的项目经理,要聪明地学会如何提高团队效率,节省团队时间和精力,选择一款好用的团队协作工具来成为团队的自动化助手。本文分享一款深受海量博主推荐的团队协作工具——BoardMix博思在线协作白板,分享如何使用在线白板工具最大程度地帮助项目经理提高工作效率!

BoardMix博思在线协作白板

一个项目的进行,从计划开始,继而到预算,最后到执行,这是一个漫长而乏味的过程,期间还要应对可能出现各种风险。除此之外,项目经理还要在处理好项目各个流程的同时,做到管理、协同员工的工作任务分配与反馈,这是需要大量的精力和体力劳动。因此,最好的方式就是利用可以利用的资源来提高效率,充分借助项目管理软件来简化工作,提高效率!

1. 项目初期规划

首先,项目经理要做好的就是项目的前期规划。项目计划是所有项目管理活动的支柱,项目经理可以根据自己的需求来选择BoardMix在线白板内现成的项目管理模板,来对项目进行规划。

一个可行的项目计划需要确定以下几点:

  • 定义项目的范围
  • 创建工作分解结构
  • 定义和排序项目活动
  • 对预算、持续时间和人力作出明智的估计
  • 尽可能充分准备好应急计划

BoardMix在线白板内有现成的【项目计划模板】,项目经理可一键免费使用,轻松高效制作出科学合理的项目计划表。

项目计划模板

项目计划模板

2. 建立项目团队协作流程

一个项目能做的多好一定离不开项目团队全员的努力,团队精神的强弱能够决定一个团队走多远,而要管理好团队,一定要加强团队之间的同步沟通。有数据显示,沟通中断导致了57%的项目失败,确保每个员工之间没有信息壁垒,能够为一个目标而工作,是一个项目能够做成功的关键。

如何建立团队之间良好的沟通呢?

当然是推荐使用一款好用的线上协作白板,比如BoardMix博思在线协作白板。如果团队项目涉及一些创新和机密,BoardMix在线白板支持白板文件和团队空间设置访问密码,并提供多级使用权限(可编辑、可查看、仅可访问),云端保存的所有文件内容具备极高的安全性,各地登录帐号都能直接查看云端内容,不用担心项目泄密的风险。

如果有员工在出差或者居家隔离上班,BoardMix就能打破空间限制,满足我们随时随地进行在线文档编辑、远程演示、进度追踪等能力的需求,不会让团队成员之间存在信息差。而且BoardMix支持多人同时协作编辑,无论是文档、表格、幻灯片,甚至是思维导图和流程图,团队成员的修改痕迹标注清晰、一目了然,确保团队成员同频沟通。

云端保存

3. 做好项目管理和预算管理

一个项目要是没有管理好容易出现延迟完成,延迟完成不仅浪费时间和金钱,还会让客户失望从而产生信任危机。因此在开始项目管理时就要标记好以下的工作:

  • 按时更新对项目投资对象的评估;
  • 做好对团队成员工作的反馈和成员调配;
  • 细分项目,按需调动人员到合适的位置;
  • 设定任务每个阶段完成的时限;
  • 做好风险管理策略。

其中,做好风险管理策略是项目经理必须谨慎的事情。任何项目都有一些潜在的风险,而优秀的项目经理也是一位优秀的风险管理经理。面对风险一般有四种基本策略,分别是风险规避、风险转移、风险缓解、风险接受。一般来说,有许多方法可以规避风险:

  • 对于项目管理风险,我们可以采用成熟的项目管理方法和策略来避免不成熟的项目管理带来的风险。
  • 对于进度风险,可以使用增量开发来避免项目产品延迟的防线。
  • 对于项目中需求不确定的风险,可以采用原型法来规避风险。

聪明的项目经理会寻找合作伙伴来分担风险,如果做好了风险管理的策略可以帮助项目经理在特殊情况下摆脱困境。在BoardMix在线白板中使用决策树分析方法绘制风险管理图,你可以插入免费的思维导图模板然后在模板上调整你的决策树图,这样的方法既方便又快捷。

项目管理之决策树风险分析模板

项目管理之决策树风险分析模板

4. 做好项目的记录和跟踪

在项目的运行中会产生大量的数据集和文档,做好项目的记录形成一个属于团队的知识库,在有人需要了解某些情况的时候,可以在第一时间内搜索得到信息。

但同时,每一个处理过项目的人大概都经历过花大量时间定位文档和搜索信息的痛苦,这方面时间的花费其实可以通过BoardMix来避免。BoardMix模板中心有【甘特图模板】、【项目进度表模板】、【项目状态表】等项目管理和分析记录的图表模型可以免费使用。

例如,项目状态表同时包含了每个任务的执行人,项目负责人可以借此更好地评估每位员工的业绩,知道问题发生时该由谁负责。

项目状态表模板

项目状态表模板

其所有内容均支持自动保存、跨端同步,不需要经常点保存按钮,也不需要截图保存,随时都可以一键将白板内容导出为图片。同时,BoardMix支持白板设置访问密码,云端保存的所有文件内容具备极高的安全性,各地登录帐号都能直接查看云端内容,真正实现团队云端高效协作!

5. 持续做改进

项目经理的每天日常就是促进创新、持续改进。千万不要认为遵循一组最爱实践和规则就可以一劳永逸,在这个变化多端的世界,一定要做好自我迭代和项目的创新,只用适应性强的项目经理才能顺应时代的需求。

综上所述,项目经理要高效开展项目管理一定要在前期做好项目规划,建立良好的团队沟通,做好项目的管理和预算,在项目进行时做好记录和跟踪。此外还要不断加强自身的专业素养。对于如何做到以上五点,我们要学会用好BoardMix在线协作白板工具,提高工作效率才能节省时间,提高生产率。现在个人用户免费,点击BoardMix即可立即使用。