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一家企业不论做什么都需要按照一定的规则步骤进行,这正是“无规矩不成方圆”。一定的规则步骤被称为工作说明,即通过清晰、连贯的工作说明,企业可以进行诸如人员招聘、费用报销等一系列的事情,从而保证企业工作的质量并且提高行政效率。

本文BoardMix博思在线白板为大家讲解什么是工作说明?以及企业应当如何编写一份合格的工作说明书。

1. 什么是工作说明

工作说明实则是一份书面文件,在这份文件上详细标明了执行某一命令的步骤。这些步骤通常是对某一庞大任务的具体分解,当每个步骤按照工作说明相应执行时,庞大的工作任务就可以恰如其分地解决。

通常情况下,工作说明书的具体内容需要根据任务进行具体分析,一般包含以下几个方面:任务标题以及简单的描述;目标以及预期结果;任务目的;所需工具以及技能;任务的分步说明以及每一步的预期结果等部分。

工作说明

2. 工作说明书的作用

首先需要明确企业之所以需要制作工作说明书是为了让企业从业人员能够清楚地传达、理解并且完成某一特定的任务。工作说明具备显而易见的作用,那便是可以使得企业不断完善和简化流程,此外工作说明书还具有以下作用。

  • 有助于组织进行优化

这是因为在编写工作说明书之前,企业需要预先进行一次大分析,对企业内部各岗位、部门设置、人员匹配以及工作流程进行一次大盘点,此过程中便可以及时发现组织配置中的问题,从而进行优化。

  • 对员工进行目标管理的依据

工作说明书中包含员工的职责规范以及员工任职资格的详细要求,员工可以对照工作说明书中的要求对自己欠缺的地方进行改进。

从长远来看,工作说明书可以节省时间,这是因为员工可以借助工作说明书进行工作,从而减少时间浪费以及犯错的机会。此外工作说明书还可以用于招聘、培训、考核等不同任务流程之中。

3. 如何编写工作说明书

既然工作说明书在企业运营过程中发挥着重大作用,那在这里就为大家分享制作一份说明书的简单步骤。正所谓实践出真知,笼统的文字叙述难以清晰抓住重点,因而本文使用BoardMix博思在线白板编写一个简单的工作说明示例。

编写工作说明书

步骤一:明确工作指令

在开始编写一份工作说明书之前,先要确认工作指令,并且要提前阅读与次任务相关的资料。

例如,本案例的工作指令是为用户使用BoardMix博思在线白板编写一份工作说明书,从而使得新手用户能够快速上手使用该白板。

步骤二:选择合适编写的工具

相比于以往的手写工作,现在多提倡无纸化办公。同样,工作说明书的编写也可以使用Word、PPT等工具,但是在这里向大家推荐BoardMix博思在线白板。

用BoardMix博思在线白板来编写工作说明书不仅可以书写大段文字,也可以根据需要进行视觉化呈现,从而使得工作说明书更加醒目,方便使用者阅读理解。

步骤三:写清标题与介绍

编写工作说明书的第一步是给这次任务起一个标题,并且进行简单的背景介绍,说明白任务目的以及其他情况。

例如,在本案例中,题目便是“BoardMix博思在线白板使用指南”;背景介绍可以这样写:“当用户需要实用博思白板进行操作时,他们能够迅速入手,熟知白板各个板块的功能并掌握白板绘制技巧”。

写清标题与介绍

步骤四:详细描述每个步骤

接下来便是整个编写流程的重头戏,详细分析所需完成任务的每一个步骤,每一个步骤需要考虑的具体问题是什么,将其记录在册。并且尽量将这些文字表述转化成视觉性内容,从而让工作说明书更加清楚明了。

在“BoardMix博思在线白板使用指南”这一案例中,可以分为以下几个步骤:

  • 打开BoardMix博思在线白板官网:输入网址、点击登录、新建文件;

  • 选择所需工作模板:产品设计、头脑风暴、项目管理、策划与咨询、企业管理、个人模板;

  • 熟悉白板工具:左侧工具栏、下方工具栏、上方工具栏;

  • 开始绘制:文字工具、图形工具、便签工具、线段工具以及贴纸库等;

  • 添加容器:完成后添加容器;

  • 第三方分享:腾讯会议、飞书会议、钉钉会议等。

详细描述每个步骤

步骤五:格式化工作命令

当完成工作说明书的编写之后,制作者需要进行重复检查,确定内容无误之后便要开始处理格式。在整个文档中保持一致并遵循相同的格式,例如文本对齐方式皆是左对齐,字体字号一致,按照顺序显示内容,从而保证工作说明书的整体文本内容大方、美观,让人读起来一目了然。

以上便是本文要分享的所有内容了,相信大家对于工作说明有了进一步了解,本文所采用的例子“BoardMix博思在线白板使用指南”中也向分享了一款实用型白板,在这款白板中用户可以根据实际需要进行工作说明书的绘制,并将其视觉化呈现,更加美观大方。

BoardMix博思在线白板

除此之外,这款白板还拥有海量工作模板,可以用于企业战略分析、个人计划以及头脑风暴会议等多种领域,适用于不同人群的不同需要。在白板的工具栏中则具备基础工具,支持用户读写、设计、绘画、插入第三方链接等,此外该白板还支持腾讯会议、钉钉会议等,可以一边在线开会,一边记笔记,非常适合现如今疫情环境下线上办公需求。BoardMix博思在线白板功能强大,值得探索!