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每一个职场人在工作中都会用到工作计划,工作计划制定的好与坏,直接会影响到工作最终的效率。对于产品经理来说,工作计划本质上是项目的路线图,它说明了实现预期目标所需的步骤,以达到项目最终的目标,设定成可衡量的结果。一份科学、合理的工作计划在项目的整个生命周期中的各个环节均可以提供指导作用,并确保与团队合作以实现成果。

本篇文章将由BoardMix博思在线协作白板分享如何用项目化的思维去制定和执行工作计划,并使用在线白板这一创新工具协助我们更高效制定科学合理的工作计划。

1. 工作计划是什么

工作计划就是对以后工作的一个安排和设想,包括计划的任务、指标、完成时间和完成计划的步骤方法。工作计划需要包含的内容有很多,一般来说,需要由四部分组成。

  • 目标

目标是项目的最终目标,即整个团队努力的最终方向。

  • 战略

工作计划中的战略是指为了实现目标而实施的项目计划的全部方法。一般包括资源、限制,以及如何利用团队的优势。

  • 战术

战术是一个小的决策、技术和行动步骤,可用于实现更广泛的战略。 这包括定义任务、确定谁将完成特定任务,以及说明如何完成任务。

  • 结果

结果是希望在特定任务中获得的具体、有时限的结果,由总体战略定义。

只要一个工作计划中包含了这四点并且能清楚的把每一点都安排妥当,就是一份出色的工作计划了。

根据上述4个部分来制定一份产品开发工作计划:

一个APP产品开发的项目总天数为60天,则计划5天完成市场调研、用户调研;2天完成市场、产品分析汇报;10天完成用户需求收集和分析;3天进行方案评审;10天进行原型制作和UI设计;20天进行产品研发和测试,计划在前50内完成上述所有工作,留下10天进行相应的修改,最后达到项目完成的要求。这就是一个简单工作计划的制定,里面含有计划的任务、指标、完成时间、完成步骤。

2. 怎样做好工作计划

启动阶段:5W2H原则

工作计划的启动阶段,要想清楚想做什么、怎么做等这些问题。对于职场新人来说,如果一开始不能熟练的制定工作计划,这时就建议你使用5W2H原则,以思维导图的形式将5个W和2个H写出来,每个部分都要做到心中有数,这样无论是个人计划还是工作计划都能做得清晰明了。

5W2H原则

使用5W2H的优势:

  • 可以准确界定、清晰描述问题,提高工作效率;

  • 利于快速、准确的抓住事情的本质,确定核心问题;

  • 简单、方便,易于理解、使用;

  • 有助于思路的条理化,全面思考问题,避免遗漏重要问题;

计划阶段:目标与关键成果(OKR)

启动阶段将要做的事情想清楚之后,计划阶段就要对接下来一段时间个人或部门的工作计划做进一步细化,明确具体的目标(O)以及衡量这些目标完成与否的标准(即关键结果KR),也就是许多知名互联网公司都在用的OKR目标管理法。点击查看《如何制定科学合理的OKR?纯干货OKR模板分享》

OKR模板

团队OKR模板

制定OKR可以借助灵活的OKR模板,BoardMix博思在线协作白板可以轻松帮助你制定满足需求的OKR,其模板社区有丰富的OKR模板可以一键免费套用。我们可以借助OKR模板,从上到下写下哪个团队负责每个 OKR。你可以双击编辑形状内的文本,根据各自职能和角色,用颜色代码表示团队,能够清楚地看到哪个团队负责的OKR。

执行阶段:实施及追踪

目标及关键结果制定完成后,我们的工作计划已经有雏形了,接下来,就要把关键结果落地到具体的可执行的项目上。

(1)工作拆解细化

将每个关键结果进一步量化为不同的项目,并为每个项目规定唯一的总负责人。借助BoardMix博思在线协作白板,我们同样可以快速制定出每个人的OKR任务分配表。

OKR模板

OKR模板

(2)责任到人,规定截止时间

关键结果项目化之后,还需要将工作进一步细化,将项目细化为一个个具体的任务,并确保每个任务都有负责人及截止时间,这样才能确保每项工作都落到实处还可以最大限度的避免工作延期。

我们可以通过甘特图的可视化来规划和跟踪记录,能够清晰地理清各部分之间的联系。所有人的任务都是透明的,关键路径是视觉化的,责任是明晰的。

甘特图模板

甘特图模板

监控阶段:随时查看进度

监控主要是部门或小组负责人要确保部门或小组整体的工作进度及完成质量(如果是个人计划的话就是个人要确保自己的计划按时完成)。这个阶段需要负责人定时查看整个工作计划(即项目)的任务完成情况,并根据进度及时更新关键指标(即关键结果)。

在这个阶段主要启动OKR考核,当任务完成率较低或任务延期率超过预期的话就要及时调整策略或制定相应的应急计划来进行补救。如果是团队负责人就要看一下是团队成员工作量安排超负荷还是个别成员能力不足导致的任务延期情况严重。

OKR考核模板

OKR考核模板

收尾阶段:结果评分&工作复盘

阶段性工作计划执行完成后,就需要根据期初制定的评价指标来进行关键结果的评分,同时也要对整个阶段的工作情况进行复盘总结。

复盘总结结果可以为下一阶段的工作计划提供参考,本阶段的一些经验(如关键结果指标过高或过低的情况、任务延期较多等)可以在下一阶段的工作计划制定时尽量避免。我们同样可以使用BoardMix博思在线协作白板中的团队复盘模板来进行工作回顾,对比工作计划一起进行,能清晰梳理出本阶段做得好的地方和做的不好的地方,然后在下一个阶段进行改善。

团队复盘模板

团队复盘模板

以上就是工作计划的基本知识和制定科学合理的工作计划的步骤了。无论计划最终是否能完全落实到执行上,计划的制定者都要本着从一而终的态度,认真制定,好好总结,这样才能不断从失败中汲取教训,最终制定出执行力最强的工作计划。一份条理清晰的工作计划,一定会让你的项目更加出彩!