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产品经理作为现在非常热门的岗位而被人们所熟知,然而很多人对产品经理的工作内容却缺乏足够的理解。在大多数人的印象中,一名产品经理所要做的事情就是需求的分析收集、项目的规划执行和最终的产品交付。但一个产品经理如果只做到这些的话,那他也就只掌握了最基本的需求,而如果你的目标是成为一名高级产品经理,那你需要掌握的内容也会变得更多,而流程改进,就是迈向高级产品经理的道路上你必须掌握的一个重要技能。

流程改进被认为是一种以预防为导向的企业管理方法,已经被总结出许多方法论。这些方法论各有其独到的地方,或是面向生产环境,或是面向员工效率,或是面向产品质量,成功执行都能极大地提高企业工作效率。然而,如何落实这些方案却是产品经理所要面临的第一个问题。本文也将以BoardMix博思在线协作白板这一功能丰富的远程协作神器为例,为大家简要介绍下如何制定一个好的流程改进计划。

1. 选择你的流程

当实施流程改进方法的时候,理想情况下,我们应该使用图表软件来制定流程改进计划,而不是用纸或普通的白板。这是因为数字化的工具可以编辑、保存,并与更广泛的团队分享不同的图表版本,使用起来更加便利,而BoardMix博思在线协作白板也符合了这个过程中的需求。

选择你的流程

在写下完成流程所涉及的步骤,你就可以决定计划使用哪种图示。而在BoardMix博思在线协作白板中,存有大量的官方模板和社区案例,可以根据自己的需要,在其中选择更符合自己需求的图示。同时,BoardMix博思在线协作白板内部还集成了强大的绘图工具,里面包含了数千个图形和图标,即便你计划中准备使用的是多层次协同的复杂流程图,也能利用BoardMix博思在线协作白板轻松画出来,让数字化的办公不会成为你思想映射到网络上的阻碍。

模板中心

模板中心

2. 优化你的流程

没有哪种流程改进方法是第一次就完美的,所以在选定了流程计划之后,还需要提前留出一些时间来深入研究每一个步骤,研究如何解决瓶颈、延误或低效的程序等问题。精益流程改进的是所有关于细节的、迭代的步骤。而如果你正在努力寻找一个具体问题的来源,那么可以使用故障树分析图或其他根本原因分析法,这种图示能够帮助我们更快找到问题的来源。

  • 故障树分析图(FTA)

FTA是自下而上的演绎式失效分析法,将上层故障作为下层故障的结果堆叠起来,寻求最根本的故障原因。FTA将最下层视为基本事件,最上层的则是最严重的后果,被称为顶事件。

故障树分析模型

故障树分析模型

  • 根本原因分析(RCA)

RCA是一种结构化的问题处理方法,通过对每个问题进行罗列和求解,总结其中的原因和规律以找到根本的原因。鱼骨图、头脑风暴、故障树、WHY-WHY图都是RCA经常使用的方法。

5WHY分析模板

5WHY分析模板

3. 团队协作优化流程

如果你已经找到了目前企业管理流程的问题,那么接下来就是将问题彻底解决。在这个时候,你还应该面向更大范围的团队推出你的计划。利用这个机会,让每个人都加入企业管理流程的优化中。与团队成员分享你的拟议计划,在这个过程中收集不同的反馈。

除此之外,让每个人都参与进来还有一个好处,那就是可以促进合作和透明感。如果你正在使用的是我们这里说到的图表软件——BoardMix博思在线协作白板,还可以利用多人同时协作编辑的功能,让团队成员实时添加他们的想法给大家看,这样能让团队每个成员的思想流通变得更加敏捷,而且也能极大增加团队的认同感和凝聚力,让团队成员贡献出更强大的主观能动性。

团队协作优化流程

4. 分配资源及任务(OKR)

在与你的团队交谈后,你应该知道他们需要多长时间完成每项任务,以及完成工作所需的必要资源。这一步还可能涉及预算、调整库存、聘请顾问、购置新软件、安排更新物资,你必须确保有足够的资源来进行这项工作的推进,防止中途因为资源的缺乏而导致无法进行下去。

我们可以借助BoardMix博思在线协作白板中的OKR模板,从上到下写下哪个团队负责每个 OKR。你可以双击编辑形状内的文本,根据各自职能和角色,用颜色代码表示团队,能够清楚地看到哪个团队负责的OKR,帮助团队设定目标,并使每个人都朝着相同的目标和关键结果迈进。

OKR模板

OKR模板

5. 分享流程优化计划

你的企业管理流程优化计划应该清晰明了,避免行话、晦涩的缩写词和格式不一致。然后,列出计划中的所有步骤和任务,包括确定每项任务开始和结束的时间线。借助BoardMix博思在线协作白板,将流程优化计划文档一键分享给其他团队成员,使用BoardMix博思在线协作白板内集成的聊天、校对式注释等通讯工具,让每个人的信息得到快速的汇总,确保交流沟通的及时。

分享流程优化计划

6. 持续监控和改进流程

流程改进不是一件一蹴而就的事情,即便有了具备理论支撑的改进方案,也不能掉以轻心。本着持续改善的精神,为了更接近成功,你还需要定期检查方案的落实,才能确保每个人都在遵循新的流程。除此之外,你还要保持对结果的观察,一旦市场环境发生变化或者其他因素的影响下导致改进效果不佳,你就要找寻问题所在,并再次对流程进行更新改进。

博思在线协作白板

总之,企业管理流程改进是动态调整的,需要不断解决流程中遇到的瓶颈和面临的各种问题,并在进行中修正计划。每次改进后,监测结果以确保它是成功的,并在必要时做进一步调整。这样随着合作,流程的改进也会越来越顺利,功能丰富的BoardMix博思在线协作白板同样会成为你们成功路上的好帮手。掌握流程改进方法,用好BoardMix博思在线协作白板这一办公神器,你离成为一名成功的高级产品经理只差一步!