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有时候,在工作中遇到难题是一件不可以避免的事情,此时要做的便是找准问题根源,然后一击即中。然而,问题根源往往比较复杂,这使得找出它成为一项艰巨的任务。本文将在BoardMix博思在线白板中分享5Why分析法,它可以轻松帮助你以及你的团队找到问题根源所在,从而推动团队继续向前。

1. 什么是5Why分析法

所谓5Why分析法,指的是在解决问题过程中连续多问几个为什么,以此来寻找问题根源所在。“5”并不是指代具体次数,在具体询问过程中,可以问几个why,乃至十几个why,直到找到问题根源为止。这就是中国古话所说的“打破砂锅问到底”,对问题根源的探求并不仅限于表面,而是深入寻找潜在根本原因。

5Why分析法最早是由丰田公司提出,该公司运用5Why分析法帮助产品找到了机械存在故障的根本原因,从而改善了产品。以下是在BoardMix博思在线白板中使用5Why分析法寻找丰田汽车机械故障的具体流程。

丰田汽车机械故障

2. 5Why分析法的使用场景

5Why分析法的使用场景非常丰富,可以帮助产品经理以及小组成员针对某一问题进行集中讨论,避免因其它问题而分心。使用5Why分析法时,需要做的便是陈述问题,然后不断问自己为什么,直至找到问题根源所在。5Why分析法适用于以下场景:

  • 处理复杂产品

就如同丰田汽车机器中存在着成千上百、大大小小的零件,此时使用5Why分析法有助于简化寻找问题的流程,帮助产品经理迅速找准问题关键所在。需要说明的是复杂产品并不等同于大型商品。

  • 解决复杂问题

很多如产品设计、建筑设计、决策方案等复杂问题,设计师和决策者往往无法轻易做出决定,此时多问几个为什么,有助于理清思路,找到解决问题的突破口。

  • 处理重复性问题

有时候,复杂的问题并不一定最让人心烦,而是产品不断出现重复性问题,这就意味着产品某个过程必定发生了错误。此时,与其一直在同一个方向上浪费时间与精力,不如利用5Why分析法,多问几个为什么,通过可视化的方式呈现问题根源。

3. 5Why分析法的6个步骤

单纯的讲解无法让人理解得更加深入,接下来本文将使用BoardMix博思在线白板,以“教室地面脏”为具体案例情景,使用5Why分析法追溯问题根源,帮助人们看清5Why分析法在日常生活中的强大作用。

步骤1:陈述问题

首先,要去询问团队要解决什么问题,团队中的每一个人都应该有陈述问题的机会,若是发现大家所陈述的问题不一致,这时要留出充足时间进行讨论,然后达成统一意见。

案例中的具体情景是老师询问同学们教室地面存在的问题,由于问题明显,因而同学们异口同声的回答道:“教室地面太脏”。这便是这一情景的问题陈述。

步骤2:询问为什么

在得到问题后,尝试多问自己“为什么会发生?”或“我们为什么会遇到这个问题?”。

步骤3:记下合理原因

不管这些原因来自第一个“为什么”还是第五个“为什么”,都要将它们详细记录,随后与团队成员进行讨论,确保大家都赞同这些原因。

记下合理的原因

步骤4:假设答案

通过上一个阶段的原因猜测,整个小组已经记录下了问题的原因所在,现在是时候要想出解决问题的办法了。在这个阶段中,参与者所需要做的只是进行对话,无需提出完美的解决方案,最后由全体参与成员共同投票选出最可行的解决办法。

假设答案

步骤5:检测上面的假设

在使用5Why分析法找到问题的根源并提出解决办法后,可以在一段时间内对所提出的假设进行检验。如定期举办卫生宣讲活动后,再将教室地面干净程度与原来进行对比,观察教室地面是否发生了改变。

步骤6:重复直至解决问题

有时候,第一遍使用5Why分析法找到问题根源,并采取相应解决措施后,问题并没有发生变化。此时请不要气馁,多进行几轮“为什么”,找到真正问题根源。在这一过程中,一定要与队友保持畅通的沟通渠道。BoardMix博思在线白板支持团队协作,可多人实时在线编辑同一份文件,实时共享最新的想法和解决方案。

至此,针对“教室地面太脏”这一问题,本文已经在BoardMix博思在线白板中使用5Why分析法进行了详细问题溯源,并提出了相应解决方法。看到这里,相信大家心中已经了解了5Why分析法在日常生活中以及产品设计中所发挥的重大作用。BoardMix博思在线白板中就有5Why分析法的模板,可以直接使用,无需从0开始!

5Why分析法模板

5Why分析法模板

除了能够制作5Why分析流程图外,BoardMix博思在线白板拥有强大的功能,左侧工具栏具备文本、便签、流程图、表情包等多种功能。此外,BoardMix博思在线白板还可以与腾讯会议、钉钉会议等第三方软件相连接,非常适合当下线上办公的趋势,能够满足白领人士以及学生等不同群体的多种需要。

BoardMix博思在线白板