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当我们需要呈现一个活动流程,或者是项目计划情况时,该如何加强对时间、对项目的管理和掌控能力呢?本篇文章给大家推荐一种新的甘特图表,非常适合用来做长期工作安排通过对甘特图的运用将中长期的目标切割成一个个可控性更强的短期计划,从而让计划更快落地提高行动的效率。

甘特图是项目或任务管理中常用的一种图表类型,横轴表示时间,纵轴表示项目,根据项目的起始、结束时间,在时间轴上表示整个期间上计划和实际的项目完成情况,非常直观。

用甘特图做项目计划

1. 甘特图如何提高工作效率

在项目工作推进中,我们可以通过甘特图的可视化规划和跟踪记录,能够清晰地理清各部分之间的联系所有人的任务都是透明的,关键路径是视觉化的,责任是明晰的且对于项目经理来说也是有以下显而易见的好处

  • 促进协作增强团队成员之间的沟通

  • 项目管理更清晰直观、简明、易懂,一目了然的可视化管理工具

  • 项目进度跟踪整体项目拆解成一个个具体可执行的小任务,便于后续跟踪

  • 项目进度有效管理清楚了解项目进度情况,便于将资源进行合理分配、有效利用

2. 项目管理达人如何制作甘特图

许多人在做工作计划时都有一个误区:绘制图表花费了太多时间。其实我们只要利用好博思BoardMix在线白板工具即可轻松、高效完成甘特图项目计划的绘制它无需注册,只需打开浏览器通过微信登录便可使用。用户可以直接免费套用博思BoardMix在线白板内置的甘特图表模板,帮助你快速完成项目甘特图的制作

2.1 在博思BoardMix白板建立一个新项目

我们可以在博思BoardMix白板的工具箱中打开置入的亿图软件,点击即可跳转亿图软件工作台,一键免费套用甘特图模板,开始建立第一个项目。

开始建立第一个项目

首先,除了设定项目名称外,关键步骤要设定每周工作日例如勾选星期一到星期五是工作日,那么接下来排甘特图与项目进度时,会自动帮我们跳过星期六和星期日。

关键步骤设定

2.2 建立阶段性任务进度、里程碑

接着进入甘特图设定画面,在工作台最左方的任务名称清单先把项目的阶段性目标、必须完成的任务列出来,并且安排每个任务需要花费的时间,即项目开始时间和结束时间,自动结算任务耗时。

其次,要在甘特图中拆分具体任务并分配任务。项目经理根据项目情况对任务进行分解,可点击右键在当前任务下方插入新的任务或子任务。

建立阶段性任务进度、里程碑

在阶段性进度设定具体的里程碑。里程碑通常指一个可交付成果的完成时间点,当项目中从开始到完成阶段性工作的时候,在完成的点设置成为一个里程碑,这样就便于查看项目是否按照正常的计划中进行,并且可以帮助团队成员始终保持专注和对阶段性任务完成的积极性。

2.3 建立任务与任务之间的联系

项目中的任务存在强制先后关系,必须先完成A任务,才能开始B任务。

在甘特图中,每个任务上都可以看到对应的进度条,按住一个进度条后拉到另外一个任务进度条上,这样就可以建立任务之间的依赖关系。通过依赖关系的建立,我们就可以看到任务处理流程。

建立任务与任务之间的联系

2.4 设定每个任务完成的时间及进度百分比

每个任务都需要花费时间资源去完成,接下来可以直接在右侧设置中为每个任务排入需要花费的时间,并且按住拖曳时间进度条后可以改变任务的发生与结束日期。另外,可以为不同类型、不同分类的任务,挑选不同的时间进度颜色。

挑选不同的时间进度颜色

每个任务除了可以设定需要多少时间的区块外,还可以设定目前完成的百分比进度,让你在管理项目任务时多一个可以调整时间的依据。

百分比进度

2.5 计划时间与实际时间对比

在项目实际进展中,会因为一些时间变动出现任务情况的调整我们可以在进度表中对应加入实际开始时间、实际结束时间、实际持续时间等,通过新的数据与原始项目计划进行对比、参考,实时查看任务真实完成情况。

计划时间与实际时间对比

2.6 在博思BoardMix白板中进行任务的讨论

将所有内容记录在甘特图中保存好后回到博思BoardMix白板操作页面,作为云端工具,博思BoardMix在线白板拥有完整的协同合作功能,除了可以多人编辑同一份甘特图外,还可以进行任务讨论、上传文件、图片,以确保每个成员都能了解项目信息,按时完成任务,大大提高时间效率。

在博思BoardMix白板中进行任务的讨论

3. 使用博思BoardMix白板工具,小白也能快速上手

博思BoardMix在线白板是一款非常轻量且功能强大的在线工具,界面美观简单,支持多人实时在线协作。其内置丰富多样的工具箱,能够导入亿图的插件功能,既可以加载到工具箱中使用,也可以独立运行,具有调用方便、灵活高效的优点,兼容性极强。

博思BoardMix白板中绘制项目甘特图,你可以轻松做出项目中的工作进度规划,让你工作计划变得更加高效,同时呈现出的工作报告也更加高级!

  • 简单操作的任务排期、时间计算与进度追踪

  • 清晰易懂的人力资源分配

  • 云端进行讨论与文件沟通

  • 内置甘特图、待办清单、日历三大模式

博思BoardMix在线白板作为一款基于网页协同的管理工具,无需切换软件,就可以在一个页面创建多种图表,其同样提供了丰富的模板,更加友好的画图体验等,并且还提供了活跃的模板社区、团队模式等丰富的功能。新手小白可以学习,也可以直接克隆拿去用,能帮你省去一半时间