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一个完整的项目管理包含项目成员、任务、进度等的计划与控制,项目管理做不好,往往输在方法。每个人的思维方式都不一样,比如,技术人员习惯从技术的角度去考虑问题,业务人员则满脑袋都是业务思维。所以,这时就需要项目经理能够在第一时间做好项目上的衔接,对上能知道领导要什么,对下能帮助团队成员成长,对外跨部门沟通游刃有余。

要想成为一名优秀的项目经理,一定要持续学习,不断升级自己的管理思维。然而,这一切离不开切实可用的工具表单去支撑项目管理的有效开展。本文从项目全过程逐步展开,利用BoardMix博思在线白板工具为你介绍项目经理常用的八种高效模板方法,帮助你找到项目管理的灵感和启迪,从而不断与时俱进,站在组织效能建设的角度去理解规范化、标准化的项目管理方法体系的价值和应用。

1. 项目章程

项目章程,通常由项目发起人来编制并批准发布,是项目开始后第一份正式文件,明确了项目与组织战略目标之间的直接联系,确立项目的正式地位。它详细说明了项目总体目的、目标、预算和可交付成果,作为整个项目的行动指南,可以帮助项目经理。里程碑分解为任务,然后继续推进子任务,便于把控整体项目发生的原因及预期结果。

在BoardMix博思在线白板中,我们即可根据项目需求情况创建专属的项目章程图,包括项目目的、里程碑、验收标准等等。

项目章程图

项目章程图

2. 利益相关者地图

利益相关者地图是指通过图形形式对不同的利益相关者加以归类,展示他们所分别代表的利益集团、利益所在、所拥有的力量、对企业目标具有的制约或支持因素,以及企业对其所采取的方法手段。

在项目管理中,使用利益相关者地图工具,可以帮助项目经理发现与项目有利害关系的个体或者组织,根据他们与项目的关联性、对项目的影响力、重要性分出级别,进而分析他们之间的相互作用与关系,找出对项目最重要的某个或多个主要研究对象。

利益相关者地图

项目管理中的利益相关者地图

3. 沟通计划 

为了确保信息沟通工作的顺利进行,项目经理有必要提前制订沟通计划,明确信息沟通的信息沟通形式、信息发放时间和发放方式等内容,并制定出详细的信息发放日程表。

项目沟通计划的编制要根据收集的信息,先确定出项目沟通要实现的目标,然后根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务,进一步根据项目沟通的时间要求去安排任务。项目经理可以使用BoardMix博思在线白板来创建高效的沟通计划图,其多人在线协作的功能可以帮助项目成员随时随地进行高效、实时的团队协作。

沟通计划表

沟通计划表

4. 每周项目状态报告

汇报项目状态的主要作用是交流项目已经完成的内容,项目经理需根据项目大小的不同,采取多种形式汇报状态,可以要求团队成员每周、每两周或每月提交一次状态报告。

通过这些报告,项目经理能够对照着预计完成日期了解工作的详细状态。这些团队状态报告还包括团队成员遇到的具体问题、关注点和风险。

项目报告表模板

项目报告表模板

5. 项目计划时间表

项目计划时间表是项目里程碑中的一个目标计划,它表明为了达到特定的里程碑,去完成一系列活动。项目经理可以通过项目时间计划表通过建立项目里程碑和检验各个里程碑的到达情况,来控制项目工作的进展和保证实现总目标。

项目时间轴

项目时间轴

6. 项目任务板

做项目经理可万万不能盲目,整个项目下来,每一个阶段该做哪些工作都要清楚了解。而项目任务板可以清晰地展现哪些任务正在进行中、哪些已过期、哪些已完成,以及团队成员每个人的任务分配情况、项目执行情况,可以让项目经理准确把控整个任务阶段情况。

项目任务板

项目任务板

7. 甘特图

甘特图有助于计划和管理项目,它把一个大型项目划分为几个小部分,并有条理地展示。在一个甘特图中,每个任务都有预期完成时间,能够让我们清楚地看出项目的子任务是什么,以及每个任务何时开始何时结束,这种图表可以让项目经理轻松了解项目每个阶段会发生的事情,从而跟踪项目进程。

甘特图项目管理

甘特图项目管理

8. 职业道路示例 

作为项目的管理者,项目经理需为团队成员设计一个良好的薪酬体系,这是直接与项目战略规划相联系。职业路径模板可以帮助项目经理系统全面科学的考虑各项因素并及时根据实际情况进行修正和调整,同时秉承按劳分配、效率优先、可持续发展原则,从而使团队成员能够把他们的积极行为集中到帮助团队在市场中竞争和生存的方向上去,共同为项目的完成而努力。

职业发展图

职业发展图

以上8种常用工具,可以根据项目管理的实际需求,项目经理可以有针对性的选择使用。在项目管理中,并不是选用的工具越多,管理效果越好,但如果工具选用合适,将对我们精益项目的管理起到助力作用。

上述所有模板工具的制作都是来自博思在线白板,BoardMix博思在线协作白板强大的绘图功能包含画笔、便签、思维导图、流程图、文档、表格、幻灯片、进度图等。其内置丰富的模板社区,提供海量实用的可视化模板,覆盖大部分工作场景。

BoardMix

在BoardMix上,你可以轻松创建在线思维导图、流程图、SWOT分析、用户故事地图、鱼骨图等上百种常用图表,对于项目经理而言,这些都是十分有用的工具,可以对项目范围进行可视化!现在就让我们赶紧点击BoardMix博思在线白板网址,解锁项目经理常用的项目管理工具吧!