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项目经理在带领团队做项目时,有一个很重要的点就是成本管理。懂得进行成本管理,项目才可以获取更好的利益,否则就是在做亏本买卖。那么项目小白如何快速学习成本管理呢?本篇文章将借助BoardMix博思在线协作白板为大家具体介绍什么是成本管理?如何有效管理项目成本?结合成本管理的重要性及技巧,帮助大家掌握成本管理四步骤,做高薪项目经理!

1. 什么是成本管理?

进行成本管理是计划和管理企业预算或者项目总预算的一个过程,也是项目经理最重要的职责之一。以工程项目为例,它帮助项目经理估计项目的成本,并采取措施防止项目成本超出预算。做项目时不可避免地要消耗资源,如时间、材料、项目推广、劳动力和工作设备等等,这些必要的人力物力都会产生成本。因此,要求项目经理必须在整个项目生命周期中进行预估和控制项目成本以顺利完成项目,降低项目亏损的风险。

什么是成本管理

有效的成本管理需要好用的软件,BoardMix白板是跟踪项目生命周期、管理项目资源、分配项目任务的好帮手,使用BoardMix的项目计划表和甘特图等图表,能够让项目经理轻松掌握项目进度,盘算项目资源、提前控制项目成本。

甘特图

甘特图

2. 如何进行成本管理

项目经理可通过以下四个步骤进行项目成本管理。

(1)资源规划

资源规划是预测业务、项目或工作范围未来资源需求的过程。制定项目资源计划,首先需要定义项目范围,确定项目需要投入的资源总类(包括劳动力、材料、设备等)、项目资源投入数量和投入时间,从而制定项目的资源规划文件,以详细地说明将要完成的项目活动。项目经理可以使用BoardMix白板的【项目计划模板】制定一个项目规划,将上述的资源总类写入计划中,以便规划项目的工作内容和时间需求等等

项目计划模板

项目计划模板

(2)成本估算

成本估算是在进行成本管理过程中最重要的步骤之一,包括将成本分配给执行项目所需的资源如劳动力、材料和设备,是对项目各活动所需资源成本的定量估算,因此奠定了项目预算的基础。根据项目的特点,项目经理可以使用参数法、自下而上法、三点法等成本估算方法。

(3)成本预算

根据项目的成本估计,可以创建一个项目预算,即所有项目成本的总和。成本预算需要确保其涵盖了所有类型的项目成本,包括直接成本、间接成本、固定成本和可变成本。此外,项目的成本预算还应该包括应急储备,以防项目遇到风险或其他情况,需要采取风险缓解策略。

如果项目成本预算通过图表的形式呈现,预算数据更加清晰直观化。BoardMix白板拥有无限空间的白板,项目经理可以利用其多样化绘图工具自由绘制多类图表,支持置入超链接、多维表格、预算文档等多种可视化工具,也支持上传PDF、WORD、WPS等各类文件。

BoardMix白板

当项目开始后,项目预算会为项目成本设定一个比较基准,即用来比较实际成本和估计成本的基线,这意味着它决定了项目经理在管理项目成本时的决策和方向,允许项目经理快速了解他们的成本是否过高和存在风险费用超支的情况,有助于保持项目在不超支范围内执行。

(4)成本控制

成本控制指的是项目团队为使跟踪项目的成本最小化而采取的所有活动、指导方针和程序,是保证成本在预算估计范围内的工作。如果在项目成本的控制上稍有失误,将影响着整个项目的盈利能力。为了避免这样的情况发生,使用一个可以提供时间表、工作量规划器和项目仪表板等管理工具的项目管理软件BoardMix白板内置模板中心,提供海量的免费模板如项目时间线、项目计划、成本效益分析模板等等,用户可以在模板基础上制作项目日历或时间表等,有利于项目经理更好地管理成本、时间和任务。内容可以实时更新保存,有利于项目团队轻松实时跟踪成本变化。

BoardMix模板中心

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3. 成本管理的技巧

学会成本管理固然重要,但如果掌握成本管理的一些技巧,有助于事半功倍。以下是一些在管理项目成本时可以用到的技巧提示:

(1)考虑通货膨胀:要有定价并非一成不变的意识,考虑到一系列可能产生的成本。

(2)考虑自然灾害或潜在事件:在项目预算中为天气事件、个人问题或其他可能导致项目延迟的未知因素留有余地。

(3)考虑其他意外费用:并非所有的意外成本都是随机的。可能会有法律问题、与项目相关的罚款或意料之外的劳动力成本,所有这些都无法预测的意外费用可以提前写入预算中。

(3)实时跟踪:在执行项目时,拥有具有实时数据跟踪的软件是成本管理的关键点。因为它可以保证监测数据是最新的,这样团队可以迅速采取行动来解决最新出现的项目问题。

(4)及时反应:无论怎样发现项目成本的差异,必须立即采取行动,否则亏损只会越来越多。

(5)相应地调整大小:无论规模大小,都需要控制项目成本。

为了更好地管理项目成本,项目经理可以在项目开始时创建一个完整的项目章程,在这里不妨使用BoardMix博思在线协作白板的【思维导图模板】进行多分支多角度思考,轻松制作项目章程大纲。

项目章程思维导图

项目章程思维导图

作为一款多功能白板工具,BoardMix支持文档、便签、图表、线条、图形等多种创意表达方式,内置思维导图、流程图、鱼骨图等各类图表,在BoardMix社区资源库还可以找到丰富的项目管理案例资源,支持一键复用模板。BoardMix让项目经理在一款软件上能够管理一个项目从开始到结束的全部工作资料,并利用它进行全盘项目管理。BoardMix目前个人用户免费,点击马上使用!