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会议流程图是用来直观描述会议开展过程的具体步骤,流程中的每个步骤都需要在图表形状中注明。会议步骤通过连接线和箭头连接,并从逻辑上从头到尾地遵循该过程,可以说它是非常有效的沟通工具。

制定会议流程图,可以分为前期筹备和现场策划。前期筹备是根据会议类型,安排人员和资源来支持会议的顺利开展。现场策划环节需要严格执行流程图上的环节,并且做好突发情况的灵活应对。如今,会议流程图被广泛应用于各大会议场合。

不管是制作一份怎样的会议流程图,首先需要理清的是基本的流程内容。本文将通过使用博思在线白板来绘制会议流程图,分享开展会议需要进行什么工作,帮助你更加了解会议的目的和内容,一起来看看吧!

1. 会议流程

(1)前期筹备(会前)

  • 确定会议时间

说到会议时间,不可避免就要谈到会议参加人员,既要征求领导的意见,也要根据其他人的安排来确定会议时间。在确定好参加人员后,逐个通知,确保不遗漏参会人员。

  • 确定会议场地

会议场地是会议策划流程中的重要环节,要根据会议场所的类型和规模,选择合适的场地。现场布置、会议成本预算、场地安全保障通通都是不可忽略的问题。事先一定要与工作人员进行好责任划分,务必将每一个环节、每一个物品落实到对应人手中。

(2)现场策划(会中、会后)

  • 会中

会中即召开会议,很多参与者对会议环境都不甚了解,工作人员应该引导会议人员进行入座,然后分发会议上需要的资料。会议一般由主持人开始,按照秩序发言和讨论,此外,会议记录工作要全心全意投入,以免出了差漏。

  • 会后

会后需要回收相关资料,及时进行总结,分析会议成果和反馈,为下一次会议的召开积累更多经验。并由相关人员形成会议纪要,安排工作跟踪。

2. 如何制作会议流程图

下面就让我们根据会前、会中和会后三个模块分别向大家展示制作会议流程图的过程。

打开博思在线白板,可以选择自己新建白板也可在模板中心一键免费套用流程图模板。点击「使用」后进入工作台界面,可以双击编辑流程节点,自定义增删内容。

流程图模板

根据需要,选择不同的组件进行编辑,组件在左侧的工具栏,还支持添加便签、形状、连接线等组件。

工具栏

复杂的会议组成可以使用博思在线白板中自带的模板来绘制,还可以根据个人喜好调整流程图的颜色,添加贴纸等。

调整流程图的颜色

将会议流程图的各个分支制作完成后,就可以将各个部分整合,最终呈现出一个完美又直观的会议流程图。

会议流程图

会议流程图

以上便是会议流程图,在绘制流程图时,掌握好这些基本技巧就不难绘制出一份符合逻辑的流程图。大家也可以在博思在线白板的社区内参考其他模版的流程图示。

该白板功能强大,拥有多样化模板,适用于各种场景,如办公室工作、小组开会、学生学习以及老师讲课等,满足不同身份客户的需求。操作简单,你只需要打博思在线白板官网即可免费进行使用!

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