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撰写会议纪要是很多职场人会面临的工作之一,非常考验工作的基本素养、文字能力和情商。无论你是职场老人还是小白新丁,做好会议纪要是一次既能加分又能展示工作能力的机会。本篇文章就跟大家仔细说说撰写会议纪要的关键点,教你如何写好一份人人夸赞的会议纪要!

1. 什么是会议纪要

会议纪要或(会议记录)可以定义为会议期间发生的所有事情的书面记录,它们突出了所讨论的关键问题、提议或表决的动议以及要开展的活动。主要用于通知没有参加会议的人发生了什么,或者跟踪会议期间的决定,以便可以回顾并使用它给未来的决策提供信息。 会议记录通常由小组的指定成员记录,他们的任务是准确记录会议期间发生的事情。

2. 会议纪要的五个关键步骤

记录会议纪要时必须包含五个主要步骤,分别是:

  • 预先规划

首先是预先规划,如果会议提前计划好,那么做会议纪要会容易得多。在会议开始前,主席和秘书或会议记录员应事先共同确定会议议程。例如,会议记录员可以与主席一起起草一份文件,该文件将作为议程并提供会议格式。

如果主席和秘书无法开会并提出草案,则由秘书在会议开始前获取一份议程副本。会议议程将作为如何记笔记和准备会议记录的指南,此外,议程还包括其他细节,如参会人员(包括演讲者和嘉宾)、会议中可能会分发的文件(包括要投票的提案清单副本等),都需要纳入会议记录。

  •  记录

会议进行中时,由记录员边开会边记会议纪要,最好是专门安排一个人来记录,无需参与会议讨论,这样可以最大限度保证信息记录的完整性。

结束时,会议记录员应获得所需的所有资源,以便以清晰、形象的方式撰写会议记录。可以查看之前创建的大纲,并在必要时进行调整。此外,检查所有判决、活动和动议是否被清楚地记录下来。最后,要修改会议记录并确保它们简短而清晰。

  • 书写或抄录会议记录

在会议纪要分享出来前,要统一使用标准会议纪要文档格式,会议纪要通常由标题(版头)、正文、主送、抄送单位构成。你可以使用博思BoardMix白板中的会议纪要模板来进行抄录,强大的多人在线实时协作功能可以方便其他团队成员进行会议内容再次确认和补充。

标准会议纪要模板
  •  分享会议纪要

完成会议记录后,记录员应及时与小组成员分享。考虑到会议记录和其他类型的文件可能需要大量文书工作,最好使用无纸共享方法,如通过博思BoardMix白板完成在线分享,它提供了一种团队多人在线共享和协作文档的方式。

  • 归档或存储会议记录(以供将来参考)

除了分发之外,会议记录也被保存以备将来参考。博思BoardMix白板提供无限存储空间,团队可以将会议纪要等共享文件存储到云端,方便随时查阅和回顾。

3. 实用会议纪要模板分享

除了标准的会议纪要文档格式外,针对不同的行业、产品及会议目的,博思BoardMix白板还提供了多种场景下的会议纪要模板,让我们一起来看看吧。

博思BoardMix白板

 站会会议纪要模板

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 复盘会会议纪要模板


复盘会会议纪要模板

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4. 会议纪要的特点

  • 在内容上,具有“纪实”性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文,它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者,不能更改会议议定的事项,更不能随意改动会议的决定或达成的共识。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。

  • 在表述上,具有“纪要”性

会议纪要是依据会议情况综合而成的,撰写会议纪要关键是在“要”字上下功夫。应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。

  • 在称谓上,具有特殊性

会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等,就是称谓特殊性的表现。

  • 对工作具有指导性

会议纪要对工作的开展具有一定的指示或指导作用,它传达的会议精神、会议共识、会议决定,是与会部门、单位开展相应工作的依据。

以上就是完整的会议纪要指南,希望本文能帮助会议记录新手开始为你的组织创建有效的会议记录。需要使用会议纪要模板的小伙伴可以打开博思BoardMix白板,海量实用且精美的模板可以免费使用,赶快来体验一下吧!