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在工作、生活中难免会碰到各种琐碎、杂乱的事情纠缠在一起,若不懂得按轻重缓急处理事情,这些繁杂的工作就会使你焦头烂额。不但耗费时间和精力,还没有完成重要的工作,导致工作效率低下。

本文为大家介绍一种时间管理的方法叫做四象限法则,可以帮助我们把要做的事情进行优先级设定,把有限的时间和精力投入到优先级最高的事情中,帮助我们告别手忙脚乱,成为时间的主人。

1. 什么是四象限法则

四象限法则又叫四象限时间管理,是把工作按照重要和紧急两个不同程度划分为四个“象限”,分别为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。它的最主要的观点是要将精力和时间放在那些重要但不紧急的事情上,对于其他的事情,只要事先都做好准备,就可以做到未雨绸缪,防患于未然。

时间管理四象限法则

时间管理四象限法则

从上图可以看到,四象限法则将“优先级”进一步拆分成两个维度:重要性和紧急程度。将重要性作为Y轴,紧急程度作为X轴,从而形成四个象限,这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。

2. 如何制定专属的四象限分析表

四象限分析法的目的就是用来分析事情的紧急程度,进而对时间或资源进行合理的配置。那么,我们又该如何确定一件事情的重要性和紧急程度呢?

  • 第一象限

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。

  • 第二象限

这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

  • 第三象限

第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。

  • 第四象限

第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。例如,下图列举了一些日常事件重要、紧急程度分类供你参考。

制定专属的四象限分析

3. 如何应用四象限法则

了解了四象限法则后,我们要如何利用它来管理时间呢?很简单,我们只需要使用这款在线白板就可以轻松绘时间管理思想相图表了。

第一步:进入博思白板工作台,创建白板

首先,我们打开博思在线白板官网,创建白板即可绘制,其拥有丰富的图形、线条、调色板、画笔、便签、文档等多种创意表达工具,可以帮助我们快速制作四象限分析。

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第二步:明确事情分类规划

以我们日常的工作生活实现为例,分别按照这四个象限的维度,将所办的事情分类并填写到四象限。这样我们会发现紧急不重要的类别是空白,一般这都是别人的事情,因此我们可以不用浪费太多时间,尽可能让合适的人去完成这个类别的事项。

明确事情

根据上面的四象限法则,自己把每天生活和学习的事情都归类到每个象限里面。根据事情的轻重缓急做好归类划分并执行,先解决第一象限的事情,有计划地去准备第二象限的事情,并尽可能将时间投资在第二象限,少做第四象限的事情。对于第三象限中不重要的事情,要学会适当交给别人去做。同时,我们要学会在规划过程中使用提供帮助的专业工具——在线协作白板。

博思在线白板是一款多人在线实时协作平台,具有计划、规划和报告功能,集思维导图、自由布局、画笔、便签、文档等多种创意表达工具于一身,可用来制作思维导图、汇集灵感、呈现创意等。它提供多种预置主题风格,也可以自由设计你喜爱的风格样式,随时随地可以帮助你发挥创意,规划工作,让你的逻辑更清晰,工作更高效,创作更轻松。

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希望大家都能用对时间,让时间分配更加科学、更有条理、更有价值,这也是是对自己的生命的一种延续。