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会议纪要是每个企业、学校等组织性的建设中不可或缺的重要部分,通过会议企业可以更好地规划下一阶段的目标规划学校可以明确地制定下一学年的教学计划……每一场会议都会讨论多个事项,提出各种战略方案,怎么完整、有效把这些会议重点记录下来制作一份好的会议纪要,也是决定会议是否成功的一个关键因素。

1. 怎么选择会议记录软件

工作选择一个好的会议记录软件应该考虑到实际的会议场景需求,需要满足至少这两个条件:能够贯穿会议全程和不需要团队从头学习使用一个新的工具。

在现实工作中,有些人不喜欢开会,可能是因为糟糕的会议软件迫使他们陷入与业务实际运作方式不相符的结构和瓶颈,这使得他们工作效率低下。有些人认为会议富有成效和创造性,可能是因为团队拥有并使用着有效的会议工具,这能帮助他们将会议与总体业务目标联系起来,利用会议做出重要决策。BoardMix白板正是如后者一般的线上办公工具,它能够适应企业的实际工作方式,使得工作效率、创意灵感和方案效果成倍提高,这将是一个很好的办公助手!

会议纪要

2. 如何使用BoardMix白板做会议纪要

(1)视频语音,全自动会议

相信每一个团队在开启一场会议时都需要一个会议助推器来帮助他们组织会议纪要、安排会议、编辑议程、跟踪时间、实时跟进行动项目等等。那么在疫情背景下,如何利用好这个会议助推器是提高会议效率的关键之处。而BoardMix白板的一个突出优点就是它合并了腾讯会议、钉钉会议、飞书会议等多种线上会议软件,这就意味着团队成员可以打破空间壁垒,随时随地开启线上会议,配合使用其计时器的功能,开启计时器记录会议时间,帮助会议主持人更好地控制会议时间,轻松掌握会议节奏!

会议演示模式会议主持人可以通过点击在线演示即可进入演示模式,将会议安排、会议内容、项目方案等PPT内容进行展示,在会成员即可跟随屏幕光标与会议语音紧随会议节奏。此外,团队成员相互间不仅可以通过视频画面了解在会成员的状态,还可以通过自由编辑标签进行备注、在评论列表里发表想法建议、使用表情库的多种表情符号,以此达到与会议主持人互动的良好效果,共同营造有效率、有秩序的会议氛围。

(2)自由编辑,一键用模板

BoardMix值得一提的是它拥有无限大的白板空间,并且不限制用户创建白板文件的数量。这意味着不管有多少份会议纪要,都能容纳在同一白板或分隔到多个白板文件中,会议团队可以一直使用它来整理收藏每一份会议纪要。同时会议记录人可以在利用白板右侧的工具栏如图形、连接线、图标库、思维导图等绘图工具来绘制记录框架,还可以插入会议图片、方案表格、资料超链接等其它重要的会议文件,多方面结合来整理会议纪要。

一份好的会议纪要必然会有其优秀的模板可参考借鉴,如果没有自由编辑会议纪要框架的灵感,不妨点开BoardMix的模板中心,其中涵盖了会议记录、Scrum迭代回顾会议、Scrum迭代迭代复盘会等多种会议记录、分析模板,还有丰富的模板资源可供参考并免费使用,在已有模板的基础上添加纪要内容,根据需求构建一份美观、直观的会议纪要。

会议纪要社区模板

(3)多方兼容,自由转换格式

会议纪要是记录了整场会议的基本信息、会议议题和关键结论等其它信息的总结性文件,整理好会议纪要,不仅是做好这份记录,还是保存好这份记录,最终转化成所有人都能轻松打开、回顾阅读的文件。那么,会议纪要的文件格式是影响着团队其他成员阅读的细节,在这里不妨使用BoardMix进行文件导出,它支持PPT、Word、PDF等多种主流文件的格式导入导出,也支持JPG、PNG等图片格式的转换输出,无论需要什么版本格式的会议纪要,都可以一键导出,轻松搞定!

会议纪要模板

(4)随时追溯,安全有保障

大多数会议讨论的是关于企业未来计划、战略方案、工作回顾的企业内部机密,一旦会议内容泄露,很可能给企业造成重大的损失。因此,记录并保存好每一份会议纪要、防止外泄是十分重要的。使用BoardMix,无需担心会议纪要没有保存的问题,因为白板中的内容是实时更新实时保存的,并且用户可以随时追溯到历史编辑版本,很好地防止了文件丢失的问题。另外,文件转发、编辑的安全问题也是非常重要的,而BoardMix巧妙地化解了这样的问题,它支持用户通过分享链接来分享最终的白板内容,并且它可以设置文件权限,如设置所有人仅可查看来保护文件内容不被故意篡改,还可以设置文件密码,只有输入正确密码才能查看分享文件以防止文件内容被故意外泄。

制作会议纪要制作会议纪要是每一位职场都必备的职场基本技能,在拥有软件技能的基础上配备好的硬件工具,是否会让工作变得更加高效呢?BoardMix是一款集自由布局、画笔、便签、多媒体呈现、脑图、文档多种创意表达能力于一体的免费国产白板工具,有助于激发团队创造力无限延伸,让企业团队实现“视频会议随时开启海量模板自由使用线上办公同屏协作3分钟整理会议纪要”不再是幻想,让工作变得轻松且有趣,点击页面上方即可免费使用!整理会议纪要