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一天只有24小时,除去睡觉休息的时间,真正可以用来有效利用的时间少得可怜,到底怎样安排才能最大化的利用好一天呢?了解过时间管理的小伙伴们一定对“时间管理四象限”不陌生,本篇文章将带你走进时间管理四象限法则,用实战案例来教你如何使用四象限法则来管理时间,成为时间管理大师!

1. 什么是四象限法则

四象限法则又叫四象限时间管理,是由著名管理学家史蒂芬·科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论。 它将所有的事情分成四个类别,分别是不重要且不紧急、重要且紧急,不重要但紧急以及重要但不紧急。

四象限时间管理法则的最主要的观点是要将精力和时间放在那些重要但不紧急的事情上,对于其他的事情,只要事先做好准备,都可以很好的避免。我们可以利用这四个模块将自己所要做的事情进行划分,合理安排自己手头任务就能让自己不再陷入杂、忙、乱中。

2. 使用四象限法则有什么好处

四象限时间管理法则,常用于时间管理的规划方法,不管是自己在日常生活中的个人管理,还是在工作中的任务管理,很多人都会结合自己的实际情况运用。各行各业的专业人士都根据自己需要,整理出适合自己的模型,同时也通过这个管理方法受益良多,让自己的生活和工作井井有条,更加高效。

四象限时间管理模型

3. 使用BoardMix创建四象限时间管理

博思BoardMix白板攻略:在进行时间规划和事项安排时,借助绝佳的辅助工具——博思BoardMix白板四象限模板。将复杂问题和繁杂的事情归类,理出内在的逻辑,思考起来更有方向,指导做事也更有条理。

博思BoardMix白板四象限模板

第一象限

第一象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。在日常工作中,它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等,一但未做或者未能很好完成就会对工作推进造成重大的影响。

而针对第一象限的事项,我们的应对方法是马上做。例如,公司接到了一个有关招投标的重要信息,项目要求与公司情况完美符合,且公司具有很强的竞争力,但是时间非常赶要求在三天后就将标书进行递送。

面对这种情况,就需要把此事纳入第一象限中,即紧急而重要的事项。那么在未来的三天内,将标书的紧急制作放于第一位,推掉其他不太重要的工作事项,从而实现效率和收益最大化。

第一象限

第二象限

第二象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。对于该类事项我们的应对策略是授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让其他人去做,从而节约自身的时间,把时间放在更有效率的地方。

举例来讲,很多电商平台的商家从开始创业到后续的发展过程中,总是一两个人囊括了包括客服、选品、装修、营销等多种工作,但即便是商店已经发展壮大后仍然自己做客服工作。在遇到咨询的客户较多时,往往会占据店主大量的时间,从而腾不出手来做选品和营销等更为重要的事项。

这时,应当将客服划入第二象限,并通过外包或者招聘专职客服人员等方式解决该问题。通过博思BoardMix白板,我们可以将类似的事项填入第二象限中,以达到划分的目的。

第二象限

第三象限

第三象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性。例如发呆、上网、闲聊、游逛等。

对于此类事项我们的策略是减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做,这类事项在很多人每天的时间安排中往往会占据大量的时间。通过博思BoardMix白板,我们可以将类似的事项填入第三象限中,并时刻警醒自己要减少相关的事项,收获更丰富多彩的人生。

第三象限

第四象限

第四象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

举例来说,假如说作为一个智能机器人产品经理,必须对所负责的后续产品项目有一个系统性的规划和关注,例如一代机器人,二代机器人等等,可能目前并不需要立即出现在市场当中,但必须有一定的预见性并保持对最新科研成果和竞争对手的关注,从而提升未来出现的机器人的市场竞争力,为公司的持续化发展才能做出贡献。

对于该类事项我们的应对策略是计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急的事情上,这样一方面能减少第一象限的工作量,使得工作更加游刃有余,另一方面也增加了弹性,保证能够足够质量的完成任务。

第四象限

总之,借助博思BoardMix白板,将各项事项依次填入四个象限,从而帮助我们实现事情轻重缓急的划分,时间安排和管理更具有科学性,博思BoardMix白板也将一直提醒着我们进步和成长。

完整的四象限管理模板