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2020年初以来,受新冠疫情影响,不定时、不定期的居家办公已经渐渐成为了一种常态。居家办公有利也有弊,好处在于大大降低了公司的运行成本,员工也省去了动辄一两个小时的通勤时间。但是另一方面,居家办公的劣势也是不容忽视。除了领导无法了解员工的工作状态外,居家办公还让原本就难以推进的跨部门协作雪上加霜。

那什么是跨部门协作?居家办公下真的无法达成跨部门协作的目的吗?本篇文章我们就围绕这些问题浅聊一下,通过遵循以下步骤和建议,在居家办公情况下,你也能成功推进跨部门协作,联动各部门一起朝着共同的目标前进

1. 什么是跨部门协作

跨部门协作,顾名思义,指的是在同一组织内不同的部门之间的沟通与合作。在现代公司体制里,每一个组织都是一个有机的运作体,每一个部门都会与其它部门有交流和协作。因此,在完成工作的过程中,自然会涉及到跨部门的事务。

例如,许多销售和营销团队共享有关潜在客户和潜在客户的信息。销售代表可以提供文案撰写吸引潜在客户的登录页面,而营销可以调整他们的活动以向销售团队提供更高质量的潜在客户。

跨部门协作不仅仅是定期聚在一起共同完成一个项目,这是一个完整的工作流程转变。它要求团队之间保持持续的沟通,并分担任务和项目的责任。

跨部门协作

2. 跨部门协作的意义

跨部门协作是高效运营企业的基本组成部分,也是提供良好的客户体验的必备条件。

从高效运用企业的角度来说,跨部门合作意味着团队间要有足够多的沟通和了解,让员工站在其他部门的角度上思考问题,各部门之间会更有凝聚力,可以用更快的时间传递需求并且达成共识。而当这些内在含义都被组合起来时,公司的运作效率自然也就提高了。

跨部门协作

从提供良好客户体验的角度来说,团队之间缺乏协作会严重破坏客户的体验。有效数据表明,百分之四十一的专家认为运营孤岛是客户拥有更良好体验的重大障碍。对客户来说,项目、内容、售后几方的脱节很容易使他们感到不满。因此,如果公司想要为所有客户提供积极而有凝聚力的体验,则部门之间的清晰协作至关重要。

3. 如何促进公司的跨部门协作

一款好的跨部门协作软件一定是能将复杂的事项变得简单化,人人都希望工作时间和地点能更具有灵活性,以更高效地进行工作。为此,我们需要灵活的工具,一种可以实现同步和跨区域协作、并且可以自动云端保存的工具,能让不同地区的人在不同的时间里也能完成自己负责的部分,比如博思BoardMix白板。

3.1 共享多个团队的工作流程

跨部门协作的基础是各司其职,这就要求我们要清楚自己的职责所在,并且要有明确清晰的工作成果。

在居家办公的情况下,可以通过创建一个团队的工作流程图,与每一位团队成员共享,确保每个团队都了解复杂任务的工作原理以及工作分工。其中概述了所涉及的每项任务、决策、决策者和潜在瓶颈。例如,客户支持和产品团队之间协作过程的流程图。

用户关键路径流程图

使用博思BoardMix白板可以轻松创建各种场景下的工作流程图,如产品设计、绘图&图表、头脑风暴、会议、项目管理、策略&咨询、企业管理等,选择合适的流程图或思维导图模板,就可以通过填写内容将我们个人的工作职责与成果细致化,降低工作中产生失误的概率。还可以将其用于没有部门固有拥有的流程,例如入职或会后跟进中。

3.2 在同一各平台上沟通和工作

居家办公的情况下,团队之间协作不佳的最大原因是每个部门都有自己的数字生态系统。如果每个团队都在不同的平台上工作,你就不能期望他们能够有效地协作。

博思BoardMix白板支持多人在线、实时协作。多人模式下,协同是实时的,这种体验非常有意思。所有的团队沟通、协作、编辑、反馈和协同都发生在一个平台上,大家可以共享每个人的信息、资源,甚至是想法创意,实现“面对面”的效果。

博思BoardMix白板

另外,你也无需担心自己的意见无法及时反馈给其他部门的同事,博思BoardMix白板支持一键链接式分享和多终端打开,并且可以实时更新同步最新版内容,真正让你感受到“天涯若比邻”。

3.3 定期举行跨团队会议

但即使有相同的目标并使用相同的工具,如果团队对彼此交谈不感兴趣,协作就不会存在。为了帮助解决这个问题,部门之间应该定期举行跨职能会议,并让参与涉及不同部门的流程的成员参与进来。

博思BoardMix白板支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、zoom、瞩目、企业微信等音频/视频通话软件,可以定期召开可视化的线上团队会议,支持一边操作白板,一边进行实时语音/视频沟通,及时获取团队成员的反馈。

跨团队会议

要注意,会议不要只包括部门负责人,还需要包括来自每个团队的“正式员工”,并根据领导者的目标为他们分配不同的职责,建立跨部门协作的意识和风气。

以上就是关于居家办公下跨部门协作的分享,后疫情时代,希望这篇跨部门协作指南和博思BoardMix白板可以一起为你的工作带来便利。