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很多成功的企业团队都有自己的工作流程,而正确的工作流程带来的不仅仅是工作效率的提高,还能协调好每个成员在团队中的位置,充分发挥每个团员的工作潜能,实现企业利益的最大化。

优化团队工作流程能充分发挥员工的积极性和创造性,能使整个企业转向以市场和顾客为中心的工作模式,有利于员工掌握更多的知识和技能,对员工的综合素质提高有巨大的作用。本篇文章将分享优化团队工作流程的方法,同时,分享一个高效团队都在使用的在线白板工具——BoardMix博思在线协作白板。

1. 团队工作流程的五要素

团队工作流程,顾名思义就是把一个流动的有效的程序固化下来,而在实施这个程序的过程中往往需要多人一起进行分工合作。组成团队就需要具备五个要素:

  • 目标同向:方向要一致才能共事。
  • 人员同频:沟通要顺畅,能力要互补,分工要明确。
  • 定位明确:组织架构要清晰,位置、角色、关系要清楚。
  • 权限分明:权限、责任、奖惩、激励都要分明。
  • 计划明晰:达成目标的一系列行动方案要明晰,管理方案、工作流程、规章制度等等。

2. 人事招聘团队的工作流程

招聘是企业人才引进的关键环节,对于企业人才的储备至关重要。因此,对于任何一家企业来说,只有具备一套正确、高效的人事招聘流程,人才引进的招聘工作才能顺利展开。下面使用BoardMix博思在线协作白板快速绘制出一份科学、高效的人事招聘团队的工作流程图,详细介绍每个环节的工作重点。

首先,要根据企业战略和当年的业务规划推导出人力规划方案,对公司的现有人员进行人才盘点和分析。接着再用需要的人才减去现有的人才,考虑弥补的差距。整个人事招聘的工作流程大概可以分为五个步骤:

  • 收集招聘需求

  • 招聘需求分析

  • 制定招聘策略

  • 招聘流程安排

  • 招聘成本预算

在以上这五个步骤的基础上再进行一些细致的划分,例如需求来源、渠道选择、确定考核方法等等,这样一步步推导细分,招聘计划就会越来越清晰。使用BoardMix博思在线协作白板轻松绘制出详细的招聘流程:

人事招聘计划导图

3. 好用的团队协作工具

每个团队都应该有一套自己的工作流程,一个完善、合理且科学的工作流程,不仅可以把员工从繁冗的工作中解脱出来,而且能极大地提高工作效率。我们只需要借助一个简单的办公软件——BoardMix博思在线协作白板。

现在市面上有很多办公软件可以帮助企业优化工作流程,但是非常推荐大家试用下BoardMix博思在线协作白板。它是一款在线白板协作工具,集自由布局、画笔、便签、多媒体呈现、脑图、文档多种创意表达能力于一体,内含产品设计、绘图&图表、头脑风暴、会议、项目管理、策略&咨询、企业管理以及个人工作日常等多种使用场景模板,均可一键免费使用。

BoardMix博思在线协作白板支持多人实时在线协作,无论团队的成员身在何处,都可以在白板上提供反馈、提出问题或者开展讨论,进行实时协作。这款在线白板工具可以分为以下几个部分对团队的工作流程进行优化和调整:

(1)多人实时在线协作

BoardMix博思在线白板拥有一个无限延伸的线上协作空间,每个参与协作的成员都能通过手绘、便利贴、上传word、ppt、pdf、图片等各类文件进行讨论。它还提供非常多组件化的能力,通过多元化、视觉化的内容呈现,可以快速将脑袋里的想法具象化、视觉化,让问题的沟通和解决变得更容易。

(2)团队语音、视频会议交流

会议是团队协作中很重要的一环,大家需要面对面地交流,对一些已有的问题或者可能会出现的问题进行谈论和调整,确保整个团队工作的进行。但是在远程办公下,是无法面对面解说演示的,使用BoardMix博思在线白板可以应对这个难处。

其内置有视频通话、演示跟随、思维导图、实时评论等实用功能,点击白板右上角工具栏的远程演示按钮,即可开启团队成员同步观看文档演示过程,还支持激光笔画重点,配合语音通话,完全可以实现媲美面对面演讲的效果,真正做到同频沟通。

(3)评论和便签功能

在职场中,不乏出现一些不善于交际但是想法很好、动手能力很好的同事,BoardMix博思在线协作白板的评论和便签功能就能发挥出他们的长处。在人员召集不全的情况下,部分有时间的成员可以先对图表进行评论并且粘贴一些显而易见的便签,一旦有新的想法就能立刻呈现在图表中。

评论可以对图表和工作环节给出一些意见和建议,针对评论还可以进行单独回复,是很好的交流利器。在各个环节中需要注意的部分用便签就近进行粘贴说明,还可以用便签粘贴工作的进度和注意事项等等,都非常的方便和醒目,而且整洁美观。

总的来说,BoardMix博思在线协作白板给每个团队成员都提供了一个相对独立、自由的空间,大家能更加真实的表达自己的想法,创造自己在团队中的价值。

日常远程工作中,关于工作中的项目排期、开发进度、设计需求等等,都可以借助BoardMix博思在线白板中的模板功能进行明确的分工和进度追踪,同时结合在线协作功能,团队之间的项目信息同步也是分分钟的事。使用BoardMix博思在线协作白板能让团队的工作流程不断优化,赶快来试试吧!