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工作流程图属于流程图的其中一种类型,它借助特定的图形符号来描述工作的流向及顺序,能够很好地反映工作中步骤在整个系统的对应关系。正确使用工作流程图可以轻松将我们要做的事情进行详细的流程和步骤分解,帮助我们梳理思路和细节规划,使得整个工作项目的具体实施流程一目了然。

1. 什么是工作流程图

工作流程图是一种展示系统工作以及工作顺序的图表,可以将复杂的过程形象化,使问题和任务的关系变得清晰。它是由一些图框和流程曲线组成,其中图框表示各种操作的类型,图框中的文字和符号表示操作的内容,流程线表示操作的先后顺序。

日常工作中,有各种程序的事情,特别的是商务、工程、电气、网络设计、软件设计等,很多场景都能用得上,协同起来工作流程更清晰、效率会更高!

2. 使用工作流程图的好处

在梳理需求,或沟通协作的时候,流程图都是一个很好用的工具。对自己来说,可以整理逻辑,查找漏洞;对他人来说,使用工作流程图可以快速理解需求,提升效率。工作流程图从本质上讲是为了推动改进工作流程,这样我们就会快速进入工作状态,能让自己一直保持很高的水平。

(1)改善团队沟通

工作流程图是团队协作可视化系统的完美方式,通过使用标准图形的制作,使得流程设计更清晰,便于理解,有助于团队成员之间沟通更顺畅、更高效。

(2)发现工作流程瓶颈

工作中程序化的内容均可以制作流程图,可以非常方便地让我们直观地看到一个工作过程的具体步骤,使复杂步骤简单化,将实际的和想象的过程流程进行比较和对照,更容易帮助我们发现流程中的关键节点、重点或者瓶颈。

(3)落实企业规范行为

工作流程图可以落实企业规范的业务流程和行为,通过工作流程将员工、客户、物料、项目、财务、知识等集成起来。无论何时、何地,整个企业都紧密地联系在一起,协同工作,实现工作任务进程间协调及协作。

3. 工作中常见的5种流程图

在工作中常见的工作流程图种类有很多,根据使用的场景不同,大致可以划分为5个类别,具体内容如下:

(1)泳道图

泳道图也叫跨职能流程图,它是描述一个事件过程的步骤。当这个过程涉及许多不同人、不同部门或不同功能区域时,很难跟踪每个步骤的负责人。利用泳道图把流程图分栏,展示工作流中每个步骤涉及的流程和职能部门,这样能清晰地了解任务转交的流程。

泳道图

泳道图

(2)时间线图

它是一个清晰的时间线可视化图表,项目中所有的任务按照制定的时间顺序展示,明确了解每项工作任务的时间花费在哪里,以及浪费在哪里,可以更好帮助我们进行项目管理。

时间线图

时间线图

(3)敏捷工作流程图

敏捷工作流程图最适合用于复杂的项目,可以将整个项目管理过程细致划分,使团队成员了解自身任务职责,在项目推进过程中进行优化和精简,保证最后按时完成工作任务。

敏捷工作流程图

敏捷工作流程图

(4)过程流程图

过程流程图来说明组成流程任务之间的关系,其每一个工作环节都必须有章可循。从企业内部环节的各个模块入手,详细地梳理各个工作流程,避免产生被忽视的环节。

过程流程图

过程流程图

(5)数据流程图

数据流程图是一种能全面描述系统数据流程的主要工具,当我们完成了数据的收集、整理之后,通过图形方式描述信息的来龙去脉和实际流程。

数据流程图

数据流程图

总的来说,工作流程图是管理神器,能够非常直观地展现工作过程的具体步骤。作为一名快乐的工作达人,学会掌握相应工具,提高工作效率是尤为重要的。

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