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工作流程图可以帮助管理者了解实际工作活动,消除工作过程中多余的工作环节、合并同类活动,使工作流程更为经济、合理和简便,大大提高工作效率。无论哪种工作团队都会想创建这样一种工作流程图。

1. 工作流程图的作用

工作流程图也可以说是一种可视化的工作流程路线图,通常是为了协助团队的概述以及改进团队的工作流程而绘制的。例如,人力资源团队可能需要绘制一个工作流程图来分析判断他们的新员工入职策略可行性;而 IT 部门可能会使用工作流程图来改进他们的供应商审查流程。 

流程图的精妙之处在于,它不仅可以勾勒出构成流程的任务(工作流程图有一个开始点和一个结束点以及若干中间环节组成,中间环节的每个分支也都有明确的分支判断条件),还可以帮助你可视化数据、决策过程,甚至是关键任何给定过程中的里程碑。太棒了,对吧?可视化只是众多好处之一。

2. 熟悉工作流程图符号

工作流程图有其韵律和理由。换句话说,它们是用分配了含义的标准化形状构建的,因此阅读工作流程图的每个人都应该领悟到不同符号所代表的意义。以下是对不同符号的解释:

箭头/线:这些用于表示图表的方向和流程。它们还用作连接某些形状/任务的连接器符号。

平行四边形:可以使用它们准确显示新数据进入流程的位置。

菱形:此形状用于显示你的工作流程中的一个决定,该决定是进入下一步所必需的。

矩形:可以使用矩形来表示工作流程图中的单个步骤。

椭圆形:这标记着工作流的开始和结束。

工作流程图符号

现在你已经熟悉了工作流符号,以下是如何选择正确的工作流程图。 

3. 选择合适的工作流程图

当你在选择一个正确的工作流程图时要牢记最终目标。你可能会先需要可视化即将进行的项目的新流程或是可以在工作流程图中识别旧系统中的低效率,亦或是可以优化你在整个流程中使用所有资源的方式以及设定团队对特定工作流程的期望并改进原有的沟通方式。用大量不同的任务、决策点和数据分解一个高度复杂的流程 。

最后,每个任务都可以使用不同类型的工作流程图。假设你是一家需要优化新客户入职流程的架构公司,创建一个过程工作流程图可以准确提高在整个过程中客户资源的使用方式。 

所以,现在你已经选择了适合你的工作流程图。但是,如果没有合适的工具供你使用,你将无法创建一个可以发挥最大效力的工作流程图。在此,向大家推荐创建工作流程图的工具——BoardMix博思在线协作白板,接下来就用此工作流程图工具为大家做出详细说明。

4. 如何创建工作流程图

4.1 注册BoardMix博思在线协作白板

如果你正在寻找创建工作流程图的最简单方法,那么BoardMix博思在线协作白板就是你的最佳选择。它的白板功能拥有你创建工作流程图所需的所有工具,你的团队可以根据需要进行协作和共享。

博思在线协作白板

进入BoardMix博思在线协作白板官网,一分钟快速注册,十分便捷。

4.2 创建白板草稿并邀请你的团队成员

你不必单独创建工作流程图!你可以邀请你的团队成员进行协作并参与该过程。导航到空间设置,然后单击共享和权限,你就可以将成员添加到你的空间。加入团队成员后,你可以开始实时处理图表。此外,在创建形状和连接任务时,你们每个人都可以看到彼此的光标。和团队成员一起享受协作的快乐!

4.3 使用形状工具创建工作流程图

你可以根据需要创建任意数量的工作流程图并保存、共享、在演示文稿中显示或随时修改。你可以直观地创建形状,随时连接它们,并使用文本功能适当地标记每个形状。你甚至可以通过图片上传工具上传自己独特的形状和图片。

形状工具

5. 使用工作流程图的好处

  • 改善团队沟通

如果团队需要对工作进行讨论沟通等,那就可以针对某一确定的环节进行尽可能清晰的描述商讨。 

工作流程图是团队协作可视化系统的完美方式,这将帮助他们将项目交付到终点线。这使得流程更快,资源浪费更少,同时它还有助于缓解恼人的瓶颈。

  • 发现流程瓶颈

你的策略中可能有更多的流程瓶颈和问题区域或冲突是可以通过工作流程图去消除的。但是却很难判断你是否具有可以帮助你查明问题区域的可视化布局。

而使用工作流程图也许你就能发现更多的瓶颈,从而能创建高效的工作系统,你的团队就可以通过这些系统创造出最好的工作。试问一下,谁会不想拥有呢? 

  • 记录你的系统

相信你应该听说过一句话,如果我们不从中吸取教训,历史就会重演。当你不记录过去的工作时,情况也是如此。 

无论你的团队是处理大量移动部件和客户修订的数字机构,还是使用可重复系统快速载入 SaaS工具的货运软件公司,你都希望记录对你的团队有效的方法。 

工作流程图是你团队中的任何人了解公司流程和任务的一种便捷方式。这种便捷性可以使他们花更少的时间来回咨询问题和解决困惑。 

工作流程图

总的来说,想要做好一个详细清晰的工作流程图并不难,如果你觉得难,可能是没用对工具!BoardMix博思在线协作白板就是一款让你制作得心应手的免费创建工作流程图的工具,要是你对这款软件感兴趣的话,可以前往BoardMix博思在线协作白板的网站了解更多相关内容哦!