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工作流程图属于流程图的其中一种类型,它借助特定的图形符号来描述工作的流向及顺序,能够很好地反映工作中步骤在整个系统的对应关系。工作流程图可以帮助我们了解工作活动,使工作流程更合理和简便以提高工作效率。本篇文章将分享使用博思BoardMix在线白板快速绘制工作流程图的方法,希望能帮助你学会使用工作流程图简化工作,提高效率!

1. 什么是工作流程图

在了解工作流程图之前,先来了解什么是工作流。以工厂加工产品的流水线为例,把你要做的事情一件一件地安排在这条生产流水线上,让所有的任务井然有序地朝着“出厂”而进发,最后在下班钟声敲响之前所有的工作都被打包完毕,这就是我们的“工作流”。

工作流过程是用于完成任务、项目或目标的既定步骤序列而绘制工作流程图就是创建一条平面上的流水线的过程。如下图演示,当各部门需要进行协作时,有这样一份流程图就可以更加明确不同团队在项目中的分工,更便于不同工作部门的交流与合作,也让工作的分块变得更加清晰,减少了责任模糊和工作遗漏的可能性。

部门分工工作流程图

部门分工工作流程图

2. 如何绘制工作流程图

要绘制一张工作流程图可不仅仅只在完成的任务后画勾那么简单你需要对工作预期目标工作现状说明工作具体内容和工作时间安排有一个大致的划分如果是团队合作,那么工作人员分配和工作任务交接这两项也必不可少。

就如下面这张采购工作流程图,它详细地介绍了一份采购计划进入审批流程后对于各方面的审核合格程序。

采购工作流程图

3. 用什么工具绘制工作流程图

绘制工作流程图最重要的是什么?一定是有方便操作、简单快捷、功能齐全的工具!数字化时代,就应该借助强大的工具来简化绘制工作流程图的步骤。

恰好的是,这些要求博思BoardMix在线白板全都具备,而且是一款完全免费的数字白板工具!博思BoardMix白板作为可供多人在线实时协作的数字白板工具,可以高效绘制思维导图、流程图等上百种实用的场景工作导图。支持插入常见文件类型如图片、PPT、Word等,并让其可视化呈现,添加便签标记想法,实现二次编辑,充分激发创意。

同时,博思BoardMix白板是一款在线云端白板工具,体量轻,运行流畅,是职场人士不堪重负的电脑的不二之选。以下是博思BoardMix白板的部分亮点展示:

  • 基于云端的在线白板软件,使用前无需下载,打开即用

  • 完全免费,导图不限制节点数量,导出的图片不会带有水印

  • 支持多人在线协作,编辑同一份思维导图文件

  • 支持接入外部音频、视频平台,异地办公团队可实时沟通

  • 支持嵌入外部应用(例如 Notion)中使用,弥补其他应用没有某项功能的不足

博思BoardMix在线白板

4. 一张优秀的工作流程图能为我们带来什么

一张优秀的工作流程图即使对于已经建立和运行多次的工作流程也能提供许多优势,包括:

  • 使分工更明确,职责更清晰

工作流程图可以为部门内的员工做好明确的分工,避免出现职能交叉和重复的问题。有了工作流程图,工作会变得更加清晰、有序、简明,组织效率也会不断提升。

  • 提高组织协同力

工作流程管理包括部门内部的流程管理和部门之间、部门之外的流程管理。为了做好跨部门的流程管理,要求管理者必须率先打破部门壁垒、条块分割的落后思想,要做好跨部门、多岗位之间的工作衔接。

  • 精简工作中的烦琐环节,提高效率

进行流程管理,可以让管理者发现流程中的一些烦琐、冗余、重复的环节,并可以进行适当精简,使得工作程序得到优化,工作效率得到大幅提升。

  • 实现规范化管理

工作流程管理能够提升业务的标准化和秩序化水平。在实行流程管理的企业中,整个流程管理体系正好对应了企业全部业务的运行过程,其中在整体流程框架之下还可以包含若干个二级流程、三级流程等,并可以细化、分解出子流程,使得整个管理工作运行更加井然有序,成为帮助你的团队更有效地工作的强大工具。

让我们一起来看看这张生产计划与调度管理办法,显然这是一张企业针对客户-产品-市场而专门研究出来的生产线。从前端的市场部、到制造中心和监管部门、再到最后做决策的财务部,企业借助工作流程图将这些部门的协调整合变得可视化,也更易于生产环节的把握。

生产计划与调度管理办法

生产计划与调度管理办法 - BoardMix模板社区

总之,抓好工作流程才能更加顺利地开展工作,并能够不断提升组织的核心竞争力。因此,管理者一定要重视工作流程管理,要能够根据时间和环境的变化设计更加合理的流程,并积极改进流程中的每一个环节,使得流程越来越顺畅,团队和企业的实力也会越来越强。赶快打开博思BoardMix在线白板来绘制你的工作流程图吧!