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工作效率是指在工作中投入量与产出量的比。当投入量大于产出量时,说明工作效率低下;同理,当投入量小于产出量时,说明工作效率高。上班族都希望自己能提高自己的工作效率,本篇文章将在帮助大家明确提高工作效率的意义的基础上,梳理提高工作效率的原则及有效工具,一起来看看吧!

1. 提高工作效率的意义

  • 增加效益

当上班族的工作效率高的时候,能够提高企业的劳动生产率,增加企业的经济效益。

  • 缩短时间

提高了工作效率之后,上班族能够在更短的时间内完成自己的工作,提高自己的可支配时间。

  • 提高竞争力

在提高了工作效率的同时,也反映了自己所带来的价值,长期保持工作效率高能够在职场中脱颖而出。

2. 提高工作效率的六大原则

(1)逐个任务击破

工作过程中同时进行多个任务,来回反复地任务切换不仅可能造成信息混乱、时间线错乱,也会造成工作效率的下降。任务切换会严重分散我们的注意力,让我们无法长时间地集中精力处理一项任务。

其实在任务转换过程中真正损失的时间和单纯的页面转换关系不大,关键在于我们的大脑得花多久重新识别新的目标来集中注意力。因此,与其同时处理多个任务,不如一次专注于一项任务,逐个任务击破。

(2)减少使用的工具数,选择集成功能强大的工具

目前市面上的办公软件繁多,各自的功能卖点也各有千秋,想要同时兼得各种功能的后果便很可能使工作效率降低,因为在不同工具之间的切换以及信息的处理可能会出现时效性以及完整性的问题。因此,我们应尽量减少使用的工具数,尽量选择集成功能强大的工具对提高工作效率的作用就变得十分明确了。

BoardMix博思在线协作白板的集成功能就十分强大,思维导图、流程图、多种创意表达绘图工具于一体,打通协作成员之间的可视化捕捉灵感、创意表达、实时演示、高效协作整条链路,聚焦多人协作下的场景解决方案,远程用户可以进行合作、协作、头脑风暴和集思广益。

BoardMix博思在线协作白板

它可以同时兼容很多软件的功能,如使用在线会议的功能,支持接入钉钉、腾讯会议、ZOOM等,能够实现一边进行会议沟通,一边在白板上进行团队创作。你进入后是一块白板,可以根据自己的需求在白板上随意画图、绘制流程图、思维导图、添加便签,也可以进行插入图片,制作脑图,与成员一起聊天、语音沟通等,完全是将多种的软件功能集合于一体。

(3)减少外界干扰,专注任务的解决

在工作时,经常会受到各种外界干扰。我们会发现自己很难完全脱离社交媒体、短信、游戏或任何其他我们经常使用的应用程序和网络程序。微信、QQ等实时交流软件也在工作过程中的出现频率日益增加。但是我们需要明确,并不是所有的信息都是需要立即回复的,保持专一性能帮助我们专注任务的解决,大大提高工作效率。

这里就必须要提到BoardMix博思在线协作白板,它的界面简洁易上手,用户只需要在一张无限白板上开展任务操作即可,没有过多繁杂信息的干扰。同时,BoardMix博思白板的 Zen 模式能够提供沉浸式的工作、学习体验。Zen模式,寓意为禅,是一种让专注成为习惯的模式,在这个模式下工作,能够避免外界娱乐的干扰,专注于工作。

Zen模式

(4)制定工作计划,明确任务完成顺序

制定工作计划的过程是个思考的过程,工作计划的制定周期可以是每日、月度、季度、年度等。BoardMix博思在线协作白板的模板社区有海量丰富的工作计划模板,我们可以一键免费套用,在模板的基础上修改,快速完成专属工作计划表的制定。

待办事项清单模板

待办事项清单模板

个人工作日报模板

个人工作日报模板

年度时间轴模板

年度时间轴模板

(5)高效进行团队协作

团队协作有利于提高团队整体工作效率,提高企业的整体效能。BoardMix博思在线协作白板支持团队高效协作,在BoardMix博思在线白板无限画布上,可轻松创建图文混排的工作图表。多人同屏协作,实时显示协作成员头像和光标,实时更新同步各成员编辑的内容, 一键链接式分享。

在线会议

同时,BoardMix博思在线白板还具备在线会议功能(支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、zoom、瞩目、企业微信),团队成员可实时讨论交流,支持团队头脑风暴,集思广益,大大提升团队协作效率。

(6)及时复盘、归纳总结

及时有效的复盘可以帮助我们从多个角度思考问题, 复盘时我们会对完成任务过程中出现的问题进行深度客观的分析,不断的追问直到挖掘到本质,找到根本的解决方法。如此一来在以后工作中出现类似问题时,我们便可以在短时间内抓住问题的本质,确定有效的解决方案,提升工作效率。

BoardMix博思在线白板还社区内置了觉察之环复盘会模板、Scrum迭代复盘会、迭代回顾会、问题分析与解决工作坊模板,通过回顾事实、分享感受、引导启发、制定计划等环环相扣的四个流程帮助用户进行高效的复盘总结。

Scrum迭代回顾会模板

Scrum迭代回顾会模板

Scrum迭代回顾会模板

Scrum迭代复盘会模板

觉察之环复盘会模板

觉察之环复盘会模板

问题分析与解决工作坊模板

问题分析与解决工作坊模板

综上所述,一款好用、功能强大的办公软件能帮助我们极大地提升工作效率。本文中所有使用到的工作图表均来自BoardMix博思在线白板,用对了BoardMix博思在线白板这样的工具,即时在远程办公下,也可以无限放大敏捷团队工作的灵活性,开启更专注、更具创造力的工作体验。大家赶快使用起来,提高自己的工作效率吧!