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帕累托图(也叫做柏拉图),是意大利经济学家Vilfredo Pareto在洛桑大学工作时观察到的,后来管理大师Joseph M.Juran改进了这个概念,并以先生的名字称其为“帕累托法则”。帕累托法则通常称为二八定律,帕累托法则指出80%的问题是由20%的根本原因造成的。

帕累托图就是将出现的质量问题和质量改进项目按照重要程度依次排列而采用的一种图表。核心目的是把握关键,分清主次。本篇文章将结合Excel和BoardMix博思在线白板的功能,分享使用Excel制作帕累托图的步骤。同时,教你使用BoardMix博思在线白板的多人协作功能轻松和其他人共同协作绘制帕累托图,把帕累托图的功能发挥得淋漓尽致。

当我们想分析大量数据时,想确定常见问题的原因时,想与利益相关者沟通数据时,想确定任务的优先级时,想看到数据的相对重要性时都可以使用帕累托图表。

1. 如何用Excel制作帕累托图

比如你现在是一家餐厅的管理人员,现在遭到了顾客的投诉,投诉原因分别是:价格太贵、分量太少、等待时间太长、餐厅没有气氛、服务员态度差、卫生不佳等,现在为了分析被投诉的主要原因,那我们可以制作帕累托图。下面就让我们来看看帕累托图用Excel是怎么制作的吧!

首先收集投诉数据并分别对投诉原因的次数进行降序排列,计算占比和累积占比。 

收集投诉数据

其次,选取投诉内容、投诉次数和累积占比,选择插入中的二维柱形图。

选取投诉内容

帕累托图是由柱形图与折线图组合而成。现在我们点击图表,选择更改图表类型里面的组合图,把累积占比放在次坐标。因为主坐标轴数量基数比较大,而累积占比比较小,两个数据不适合在同一坐标体系下进行对比。柱形图用来反映投诉次数,折线图用来反映累积占比。

柱形图

最后,再美化一下图表,这样我们就得到了一个关于餐厅投诉建议的帕累托图。根据图表,我们可以直观地看出“服务员态度差”和“食品不新鲜”是造成该投诉的主要原因。该图表有助于任务优先级,正如图我们现在需要优先解决这两方面的问题,再继续深入挖掘找到症结所在。

绘制帕累托图表很容易,并且能帮助我们隔离问题及其原因,使问题可视化,是一个非常出色的视觉沟通工具。

2. 与团队共同协作绘制帕累托图

通常,我们需要与团队成员一起协作分析帕累托图,以便更快找到问题的根本原因。

同样地,我们需要先明确绘制帕累图所需要的数据,以上文的餐厅投诉建议帕累托图为例,确认团队人数,并对投诉原因进行归类统计。决定收集数据的期限,例如:一个周期、一天或一周等,必要时进行审查和调整,不断确定工作的优先次序,查找和使用最适合解决问题的优先级方法。

团队在Excel中绘制完成帕累托图后,可以根据图表开始进行讨论分析。这里就可以用到集自由布局、画笔、便签、思维导图、文档多种创意表达能力于一体的BoardMix博思在线协作白板。

首先,我们把在Excel中绘制好的帕累托图直接一键上传导入到BoardMix博思在线协作白板中。BoardMix博思在线协作白板支持上传PPT、Word、WPS、图片等文件,支持多人在线对绘制好的图表进行实时协作。

BoardMix博思在线协作白板

打开BoardMix博思在线协作白板首页后,在“我的文件”页面右上角点击“导入文件”,就可以将餐厅投诉建议帕累托图Excel表格导入到白板文件中。

导入文件

多人模式下,协同是实时的,团队成员可以在白板文件中提供反馈、提出问题或者开展讨论。只要点击白板文件中的任何位置进行留言即可,评论的内容会直接在左侧的讨论区呈现,这种体验非常有意思。所有的团队沟通、协作、编辑、反馈和协同都发生在一个平台上,大家可以共享每个人的信息、资源,属实便利和快捷。

现在因为疫情的原因,很多公司企业开启了远程办公、线上协作,远程办公也越来越受欢迎。BoardMix博思在线协作白板支持接入腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、zoom、瞩目、企业微信等音频/视频通话软件,可以定期召开可视化的线上团队会议,支持一边操作白板,一边进行实时语音/视频沟通,及时获取团队成员的反馈。

视频通话软件

团队就可以利用多人会议功能就投诉建议帕累托图进行分析和讨论,在BoardMix博思在线协作白板的共享白板上,可以看到每个人移动的光标和头像,实现真正的实时协作。在远程办公下,还能使员工更加放松心情,提出更多建设性的意见,让整个会议的讨论更加顺畅,更加快速地解决问题。团队成员可以一边视频沟通,一边在白板上共同协作。以上就是绘制和运用帕累托图的方法了,你学会了吗?快来体验一下吧~~