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一次会议应该有个计划,计划会帮助你确定出基准框架,作为调整的基础。我们可以使用会议7P框架定义这些基准。你是不是也有过这样的经历:开会时主题不够明确,不知道这个会议的目的是什么;参会的人员不够明确,会议时间、地点不够清晰……

所以,如何在开会之前明确会议的通知,又要做哪些准备才能使得会议更高效呢?今天BoardMix博思白板为大家分享一个会议7P框架的思维模式,帮你建立对会议安排的系统性认知,快速搞定高效会议。

1. 会议7P框架的七要素

会议是职场中常见的团队协作活动,也是进行决策、传递信息、达成共识的重要工具。相信屏幕旁的你也经常组织和参与各种大大小小的会议。那么,如何开好会呢?对于筹备会议而言,会议7P框架是一个必不可少的规划和准备会议的工具,其中涉及会议的7个关键要素:

  • Purpose - 会议目的

  • Product - 会议产出

  • People - 会议人员

  • Process - 会议流程

  • Pitfall - 会议风险

  • Preparation - 会议准备

  • Practical concerns - 会务安排

会议7P框架

会议7P框架

会议发起者可以用会议 7P 框架来指导会议规划,更好地聚焦会议目标,提高会议质量。7P会议7P框架是结构化模型,它包括人、事、物的结构,又包含会前、会中、会后的时间顺序设计。下面给大家分享使用会议7P框架组织策划“某款手机新品发布会”的完整流程分享,希望对各位有所帮助。

2. 会议策划

会前准备是做好会议组织工作的基础和前提,应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节,对可能发生的问题超前谋划。 

明确会议目的:在会议开始前要明确会议主题名称,高度概括本次会议的核心,并且要简单好记。比如该会议围绕“某款手机新品发布活动推进讨论”的内容,可以让参与人员了解本次会议开展的具体事项。

明确会议产出:围绕推进“某款手机新品发布”目的,以会议形式讲行讨论、座谈,持续产生新的想法,并就会议期间产生的重要想法进行优先级排序,最终将优先级较高的想法付诸实践以刺激增长。

明确会议人员:我们需要明确涉及会议人员有哪些,邀请参加会议的人员应与会议主题有关,比如市场营销人员、文案策划、活动执行、短视频运营、商务对接人员等等,可以让大家有更充足的时间来充分沟通,掌握更全面的信息,快速达成共识做出决定,以及避免不必要的人力资源浪费。

在会议开展前,我们可以围绕上述内容提前准备,将对应的会议信息在BoardMix博思白板的会议7P框架模板中一一列举出来,这样有利于会议组织者明确内容和细节优化。

会议策划

3. 会议流程

明确会议流程:在会议开始之前要计划好清晰的会议流程,会议组织者要在会前下发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。总而言之,明确会议流程是和与会者预先进行沟通的最好时机,邀请大家一起明确会议流程将会确保他们出席会议,同时提升参与度。

预估风险陷阱:本次会议的风险是什么?比如,会议话题超出范围?会议超时?重要的会议人员缺席?网络或电脑突然故障?我们要如何应对这些风险?应对风险的方法可以是一些简单的基本规则,会议组织者也应该要提前做好风险预估的准备方案。

会议流程

4. 会前准备

会前准备:参加会议人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。比如营销人员要事先想好关于“某款新品手机发布会”的营销玩法,商务人员提前准备好发布会对接的媒体资源等等。

会务安排:每个会议都要考虑会务安排,这包括物料、场地、餐饮、茶歇、指引牌等后勤相关工作。还需要确定参会人员的行程,准备桌签,安排桌次,制作会议指南、摆放茶水、纸笔、确认会场布置、检查会议中用到的电子设备有无故障情况等。

会前准备

会议工作的筹划细致、严密协调是顺利进行会议的保障,也是决定会议成功和效果的重要因素。想要做好会议组织,除了在程序上力求尽善尽美外,还要求会议组织人员提高统筹全局的意识,要学会从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实,谋划好每一细节,确保会议组织周到、高效、有序。

学会使用会议7P框架模板筹备会议,可以快速审核会议情况,会议组织者利用这项开会技巧,即能快速提升会议效率,获得预期效果,要想使用好会议7P框架,我们可以使用BoardMix博思白板,这是一款高效的在线协作工具,无需切换软件,在线就能制作会议7P框架,并且提供了丰富的会议模板,更加友好的绘制体验,支持在线编辑、实时保存、多人协作,功能丰富且专业强大,新手小白也可以直接上手操作,省去了思考排版的时间,方便使用,大大的提高工作效率。