logo

近两年,新冠疫情催化了远程办公业务,而疫情常态化及企业加速数字化转型,也助推中国企业对协同办公软件需求进一步扩大。数据显示,2021年中国协同办公市场规模达264.2亿元,预计2023年的市场规模将达330.1亿元。

在线团队协作就像在各应用场景中架起一座线上桥梁,打通企业数据孤岛,实现部门间多维协作的互联互通。而在线协同白板应用是企业数字化转型的绝佳选择,满足企业数字化办公及多应用场景化的需求。根据目前国内外市场发展需求和时代发展方向来看,未来会有8种办公协作方式:

1. 分布式工作场景协作

2021年9月,美国ETR调查了大约1200名全球不同行业的首席信息官,受疫情影响,目前全球约有72%的员工远程工作,至少 82%的企业高管计划永久采用远程工作。容纳现场、远程和分布式团队,也称为混合工作,将成为新冠疫情后环境中的永久工作场所设置。在合作开展新项目时,48.6%的人表示自从员工开始远程办公以来,生产率有所提高,只有28.7%的受访者表示生产率下降。

远程办公调研

数据来源:美国ETR调查

甚至一项研究也发现,在家工作可以将生产力提高 5%(彭博社,2021 年)。这些改进是通过虚拟协作工具实现的,这些工具使远程工作人员能够有效地进行协作沟通。

尽管在当今的混合工作场所中,参与和互动仍然是一个巨大的挑战,但企业正在使用VR和AR等技术(包括空间音频)来模拟工作场所的互动。

员工体验在远程工作中至关重要。出于这个原因,公司将需要项目协作工具,以提供支持公司目标的组织文化能够蓬勃发展的环境。

2. 元宇宙沉浸式协作

近年来,“元宇宙”、“沉浸式”一词非常火热,尤其是游戏玩家可以证明,游戏越身临其境,体验就越真实。办公协作技术探索新的技术手段,随着团队从线下空间过渡到虚拟式的远程工作方式全球对沉浸式协作技术的需求越来越强烈

远程办公下,视频通话疲劳正在成为一个主要问题,在团队互动中使用增强现实 (AR) 和虚拟现实 (VR)将可以改善这个情况。VR和AR可以提供逼真的远程协作体验,从而改善团队互动

例如,无需亲临现场,VR 就可以提供逼真的环境,让面对面的协作在远程办公中成为可能。举个例子,汽车设计和安全方面的专家即使位于不同的大陆,也可以通过协作解决冲突。当同时放置在沉浸式空间中时,这些远程工作人员能够在设计组件时进行协作。

沉浸式协作

另一方面,AR能够将数字生成的数据叠加在现实世界的元素上。在同一个虚拟空间内共存可以提高效率,这也是AR和VR技术可以改善协作的主要原因之一。

沉浸式技术将继续处于新兴协作软件趋势的前沿,特别是对于严重依赖使用3D数据的复杂项目的行业而言,沉浸式技术将继续推动工作场所协作的重大变革,并带来更积极的员工体验。

3. 企业外部协作增多

当公司参与外部协作时,他们会产生新的知识。这种在公司之外分享知识的做法也降低了研发活动相关的风险。此外,外部合作将增加了公司的创新倾向。

协作平台有助于在B2B和B2C领域建立更密切的关系。由于新冠疫情实施了严格的社会疏离措施,企业及其客户群不得不寻找新的合作方式。与外部开发合作伙伴需要共享敏感文件和其他重要数字资产。因此,协作平台的增长需要在数据共享中增加额外的安全层,确保在企业数字资产方面做到私有化部署,有效规避数据泄露的风险。

从访客访问到共享渠道,外部协作功能不断发展。随着外部协作的增长,对安全外部协作工具的需求也将增加,90.9%的企业将客户体验视为差异化因素。未来,协作工具将不仅只服务于内部团队,还将促进企业之间有效地达成外部合作,新的安全协作功能将彻底改变外部合作方式。

4. 异步协作环境

远程工作下,会议超负荷是很普遍的问题。斯坦福虚拟人机交互实验室研究了每天在视频聊天平台上花费数小时的心理后果,发现视频会议存在设计缺陷,使人类身心疲惫。据2021年日本NTT调查,62.9%的首席人力资源官认为,自新冠疫情开始以来,员工的幸福感水平已经恶化。正是在这种背景下,提出了远程异步协作模型。

“异步协作”是相对于“同步协作”的一个概念:异步协作不依赖成员们同时在线,而是尽可能以开放的形式沟通,让所有团队成员无论身在何处,都能进行对话和决策。

异步协作

在进行异步协作时,消息变得更加集中,员工能够获得更多的生产时间。此外,还可以节省 180 分钟的会议时间,用于其他更有成效的工作。

正在探索这种协作环境的技术供应商包括Zoom的视频语音邮件和 Zoom Phone,允许用户共享音频、视频,或屏幕录像。

当然,在线白板协同软件才是最典型的异步协作工具。如BoardMix博思白板就是建立在白板上的协作工具。BoardMix博思白板作为数字化多人在线实时协作平台,集思维导图、流程图、多种创意表达绘图工具于一体,打通协作成员之间的可视化捕捉灵感、创意表达、实时演示、高效协作整条链路,无论你的团队是在同一地点、分布式还是完全远程,BoardMix都能提供引人入胜、直观、面对面的协作体验,并在在线白板上提供多种实时或异步团队合作选项。

5. 多种方式混合协作

企业面临的挑战之一是平衡员工的体验。2021 年日本NTT在对员工的工作偏好进行调查时,38.9% 的员工表示他们更喜欢在公司办公场所工作,30.2% 的员工更喜欢在家工作,29.9% 的员工希望在两者之间交替选择。

考虑到这些情绪,企业将采用灵活的协作方式。例如,员工可以通过移动设备访问会议以优化工作场所,协作工具也用于同步和异步通信。随着工作场所采用创新的管理理念,技术被视为最重要的推动力。

灵活的协作方式

在许多情况下,面对面的会议是必不可少的。但是未来,混合工作环境将需要协作平台和远程工作技术,以提高协作灵活性,带来更好的员工工作体验。

6. 工作流协作整合

工作流协作平台一种技术解决方案,可以部署到现有的多供应商、多云和多模式环境中,以粘合所有应用程序并减少多应用程序切换带来的疲劳。预计到 2022 年底,70% 的企业依赖工作流协作平台作为沟通、协调和共享信息的主要手段。

所有协作工具的无缝集成将提高员工生产力,员工不再需要使用多种沟通渠道来协同工作。以BoardMix博思白板为例,支持插入常见文件类型并让其可视化呈现,集自由布局、画笔、便签、多媒体呈现、脑图、文档多种创意表达能力于一体,激发团队创造力无限延伸。员工可以随时添加便签标记想法,使用画笔挥洒创意,一个工具便可完成整套创意生产工作流。

协作工作流

7. AI 与协作工具的集成

Zoom发现,在每月 6.5 亿的会议参与者中,47% 的参会者没有互动。像视频会议这样的虚拟事件不是单向广播,为了获得更丰富的员工体验,应该有包容和参与。人工智能驱动的协作技术将从根本上改变虚拟交互,这一趋势将成为混合工作场所的主要基础之一。

提高会议体验借助BoardMix博思白板,可接入互动会议,演示和交流同时进行,与团队一起举办富有成效、引人入胜的在线远程会议和研讨会,大大提升参会人员的会议体验。

8. 增强协作的虚拟体验

混合工作会议存在音频质量差、连接不稳定和背景噪音等技术问题,可能会分散参与者的注意力并使其脱离参与。

除了提供沉浸式体验的技术外,软件开发人员现在还专注于通过空间音频改善虚拟会议体验,这项技术将通过模拟会议室中的声音来减少沟通疲劳。

研究表明,当声音在空间上分开时,人们可以更有效地理解声音。空间音频可以带来更有成效的会议,因为与会者将准确地听到一个人在说什么,这会带来更有效和更有针对性的互动。

以上是2022年比较值得关注的8种未来办公协作趋势,从协作市场趋势显示出混合工作的前景非常广阔,目前整个办公协作行业正在转向整合,这意味着顶级协作工具将继续增长。诸如BoardMix博思白板这样的在线白板工具非常有发展潜力,聚焦多人协作下的场景解决方案,为团队提供信息可视化、实时协作、异步协作的高效率沟通方案,让企业数字化办公更高效、更敏捷。

办公协作工具

最后,我们都经历了几代人以来最严重的工作场所混乱,今后也仍将混乱下去。为了和疫情共存而不影响社会运转和企业生产,人类正做着多样的尝试和努力。2022年,领导者要学习如何在组织各部分面临着混乱的时期实现发展,借助一些高效的协作工具来平衡传统的工作方式,赋能团队协作!