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步入职场后,工作开会乃是常事。短短一两个小时的会议,背后却可能是长达一个周乃至一个月的准备。即便如此,还是有小伙伴会抱怨:“工作会议议程安排那么多,累死啦!又搞砸了!”工作会议对于普通职场人员来说永远是一件手忙脚乱的大事。若是员工能够有条不紊地干好这件大事,不仅自己会感到心情舒畅,而且也更容易受到领导的赏识,赢得更多的晋升机会。

本文将会分享如何使用最近被博主疯狂推荐的在线白板工具——Boardmix博思在线白板绘制一份完整的工作会议流程,帮助职场人员高效率、高质量完成工作

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1. 绘制会议流程思维导图

一般情况下我们可以将开会流程分为三个大部分分别是

  • 前期准备
  • 会中服务
  • 会后工作

接下来,对三个大框架一一进行思考,分析每个大框架中具体包含的内容,对这些内容进行细致梳理。

例如在会议的前期准备中,需要具体考虑的内容还包括会议主题、时间安排、明确人员分工、准备会议议程文件、制发会议议程通知,确认来宾行程。随后工作人员需要对这些内容进行进一步的细分考虑,如确定来宾行程中应当再去细致询问来宾出行工具、到达时间以及陪同人员等具体信息。

在会中服务部分又可以细分为人员签到、茶水服务、照相录音、会议纪要等具体信息

会后工作则包括编写简报、印发会议纪要,财务结算、文件归档等任务。

这一部分的思维导图绘制至关重要,甚可以直接关系到本次工作会议的成功与否在这里向大家推荐BoardMix博思在线白板作为绘制工作会议流程思维导图的辅助性工具。它可以用来绘制思维导图、流程图、概念图、鱼骨图、组织结构图、时间线等多种图表;支持团队协作,可多人实时在线编辑同一份思维导图文件;导出图片或文件免费、高清、无水印,且无文件数量限制,无节点限制。

工作会议流程思维导图

工作会议流程思维导图

2. 细化每一项会议安排

会议流程思维导图可以看作是工作会议的粗略流程图,有一些具体流程可以再次绘制相关图表,对其进行视觉化呈现。

例如会议签到部分,为了方便统计会人员具体信息,工作人员可以自行设计相关签到表,打印出来放在会议室门口,与会人员自觉签到若是举办线上会议,则可以把绘制好的签到表放到BoardMix在线白板中进行共享协作,非常方便工作人员的统计。使用BoardMix来绘制会议签到表非常方便且高效,强大的在线编辑功能可以轻松绘制表格,支持置入各种可视化表达工具,包括图片、文档、多维表格、公式、便签、超链接等等,拥有强大的软件集成功能。

会议签到表

会议签到表

其次“会议通知”其实就是在线上发布会议通知,会议通知的制作也是有模板的,大家可以在BoardMix在线白板中制作属于自己的会议通知模板,以后有需要的时候拿出该模板,根据本次会议的具体内容进行修改完善即可。如下图在BoardMix在线白板中绘制的会议通知模板图:

会议通知模板

会议通知模板

此外,工作人员在会议后的一件重要事情便是做好会议纪要。会议纪要在会议召开期间便要求记录人员时刻保持注意力,而在会后则要求记录人员对会议内容进行总结梳理、提炼记录,最终形成完整文稿。这个时候若是有一份会议纪要模板摆在记录人员的面前,毫无疑问会大大减轻记录人员的工作量。

而BoardMix在线白板中会议纪要模板。在模板中设置了会议信息、会议总结、会议后期跟进等板块可以直接将信息记录在模板中。

会议纪要模板

会议纪要模板

以上,便是关于会议流程梳理的全部内容。协助工作会议议程召开这是每个初入职场的人员必经的一项任务,所以好好学习这份最全的工作流程,一定会为你赢得领导青睐,早日升职加薪,走上职业巅峰。

在线白板

当然工作升职加薪的辅助性工具亦不可缺少,BoardMix在线白板是一款受到海量博主强烈推荐的工作学习软件。海量的图表分析模板库能满足所有工作和学习绘图需求,并且支持多人实时在线协作编辑,所有成员可以在线编辑同一个文件,实时协作、共同创作,立即开启办公新纪元。这款功能如此强大的软件,每一位职场人和学生都值得拥有!现在个人用户免费,点击BoardMix即可立即使用。