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采购部门作为企业的核心职能部门,是确保企业有序开展运营的关键之一。采购流程图就是运用流程图符号、线条将采购从申请到付款等一系列涉及采购的过程可视化,确保采购中的相关各方之间能按照流程成功完成采购,避免造成不必要的损失。那么如何绘制一份完整的采购流程图,它有哪些重要的步骤呢?接下来就用BoardMix博思在线白板进行全面的硬核介绍。

在正式开始绘制前,来认识一下BoardMix博思在线白板这款在线协作工具。它是集无限画布、自由布局、画笔、便签、形状、思维导图、文档、表格等多种创意表达能力于一体的在线协作白板工具。自带近百种高质量模板,无论是在Windows、Mac还是平板端都能完美支持。并且兼容了PPT、PDF、WORD主流文档,支持接入腾讯会议、飞书、钉钉会议等视频/音频软件,能实现一边在线协作编辑,一边进行视频会议,小小的白板堪称是协同办公工具的能手。那么,接下来一起跟随BoardMix博思在线白板,以企业采购为例子开启绘制教程吧~

step1:识别需求

识别需求很简单,也就是当有人向采购部门提交采购请求时,采购流程就开始了。无论是简单或者是复杂的请求,都需要提交详细的书面申请表。

打开BoardMix博思在线白板工作台首页,在模板中心找到「流程图」模板,点击「使用」即可进入到编辑页面。

模板中心

对于企业采购而言,识别需求就是需要申购部门填写申请单,提交部门经理签字后给到仓库管理查询库存,无库存时就由采购部门去选择供应商进行询价和报价。

进入流程图模板编辑页后,在左侧的功能区选择「图形」中的流程图形状来继续完善识别需求流程中的其他内容。如果基本图形不能满足需要,可以点击「探索更多场景」即弹出丰富的图形库,选择需要的流程图符号直接拖拽至白板中。由于在企业采购中涉及到多部门之间的协调配合,因此可以选择插入「垂直泳道」来进行编辑。当然了,选择「水平泳道」也可以,流程符号各有千秋,按需选择即可。

垂直泳道

step2:选择供应商

接下来,采购部门需要调查供应商,询问具体采购物品的报价,然后根据需要选择供应商。选择供应商是采购流程的重要组成部分,因为在做出最终采购决定之前,都需要对供应商的声誉、成本、服务速度和可靠性进行调查,必要时需要由主管领导提出价格审查的建议。

step3:提交采购申请

确定供应商并就采购的详细信息达成移植后,准备好以下详细资料:

  • 请求物品或服务的一方

  • 所需采购的物品、数量及详细描述

  • 供应商信息

  • 价格

资料完备后,采购部门即可向财务部提交采购申请,由财务部根据采购需求办理请款审查,提交分管审批后即可进入采购环节。

step4:生成采购订单

采购申请获得批准后,财务部门将向供应商发出采购订单。对于企业采购而言,绘制专业的新旧供应商引进流程是必要且有效的。在这个过程中,企业可根据实际购买需要将购买款项预存到第三方账户,以提高采购效率。

step5:仓库入库

仓库入库是采购完成后,由供应商通过物流将产品寄送至企业收货点,企业仓库部门即可将物品按照入库流程入库。再仓库办理验收和入库手续后,由采购部门填写报账核销单证即进入到下一个流程。

step6:发票报账

发票是付款请求,提供了详细的费用明细、付款的截止日期。因此财务部门在收到仓库管理部门的验收材料后,即可向财务提交报销单,批账报销。需要强调的是上述六大步骤都需要记录下来以进行内部和外部审计,确保采购流程不出问题。当然了,这对于专业的采购人员来说不是问题!

那么这六个步骤用BoardMix博思在线白板强大的编辑功能和绘图能力,就得到这样一张清晰明确的采购流程图了。

企业采购流程图模板

企业采购流程图模板

能制作出这么精美的企业采购流程图主要是基于BoardMix博思在线白板的无限创造力,可以在白板中插入图标、表情符号、贴纸、图片等,让枯燥的流程的流程图变得更加有趣味。你也赶快打开BoardMix博思在线白板来试试吧!