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现如今,各行各业的竞争都非常激烈,这就要求尽可能地提升工作效率。如果你平时的工作总感觉浑浑噩噩,有时候明明忙了一天还是没有任何效果和头绪,那么你一定是没有创建自己的工作流。本篇文章BoardMix博思在线白板将分享创建工作流的6个步骤,帮助你提升99%的工作效率!

1. 什么是工作流

工作流(工作流程)是完成特定过程所必需的一系列相关步骤或逻辑,通常被称为业务流程。工作流将工作活动分为多个类别,以便管理它们,并为企业内的工作流程设定标准。

当把工作流可视化之后,它有助于强调需要完成的任务、负责执行任务的人员以及不同步骤可能需要多长时间。如我们比较熟悉的甘特图,就可以用来记录你的工作流程,并在许多方面帮助确定流程中不必要的步骤。绘制工作流程图还有助于确定需要改进的领域,你可以在这些领域添加更多步骤以提高工作效率,或者帮助跟踪项目的进度或状态,并为项目创建时间表。

创建时间表

工作流中一般都包括了三个基本组件,分别是:

  • 行动者:就是执行任务所需的人员和机器等资源;

  • 活动:即参与者将在整个工作流中执行的操作集;

  • 结果:即执行的步骤产生了什么(结果)。

2. 如何创建工作流

下面就以“如何召开年度工作会议”为例,梳理出一份可视化的工作流程图。

1 步确定要规划的流程

如果一个过程很复杂并且经常重复,那就需要先确定所要规划的工作流程是什么,也就是给要做的流程图确定一个标题。我们要梳理的是“召开年度工作会议”的工作流程,确定了主题。

2 步:明确工作流程的目标

接下来就要与流程所有者讨论,以决定哪些应该记录,哪些不应该记录在工作流图中。还要定义需要生成的结果,就是明确流程图的目标。本次工作流的最终目标是圆满“完成年度工作会议的召开”。

3 步: 列出工作流中涉及的步骤

收集参与工作流的每个人,并详细绘制流程步骤。有些步骤可能会占用比较多的时间,这些步骤可以通过找外包或省去的方式来消除,或者是寻找一个更加合适的快捷的方法来完成。

例如,要想圆满地召开一场年度工作会议,我们需要的流程有确定参会人员、制作年度工作报告、制作汇报PPT、确定会议时间等。

工作流程图

工作流程图

4 步:估计每个步骤完成所需的时间

如果这是一个新的工作流程,粗略估计就足够了,这样大致算出你最后实现结果的时间。

估计每个步骤完成所需的时间

5 步:可视化已确定的工作流步骤

使用工作流图,可视化已确定的工作流步骤。在这里,你还可以突出显示负责执行它们的参与者。BoardMix博思在线白板中有许多丰富的图形、连接线、贴纸、表情包素材,可以用来美化、突出工作流步骤,确定步骤的先后顺序。

可视化

6步:不断优化工作流程图

工作流可能会随时间而变化,通过不断修改和优化工作流程图,使其保持最新状态。

以上就是创建工作流程图的6个步骤,推荐优先选择数字工作流程图。案例中使用的是BoardMix博思在线白板来,它支持在线直接制作,不用下载app,也比传统绘制流程图更加方便快捷。无限延伸的画板,不受篇幅的限制。

BoardMix博思在线白板

还有一个最大的好处是,你可以随时根据进度更新你的工作流程图,并邀请你的同事、领导实时在线协作,节省了大量的重复沟通时间,实现工作效率和工作效果双提升!